PAGE檔案室安全措施制度一、總則（一）目的為了確保公司檔案室的安全，保護(hù)公司重要文件、資料和檔案的完整性、保密性和可用性，特制定本安全措施制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室及所有涉及檔案管理工作的部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取一切必要措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等安全事故發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)安全防范意識(shí)，建立健全安全預(yù)防機(jī)制，提前發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、檔案室環(huán)境安全（一）選址與布局1.檔案室應(yīng)選擇在遠(yuǎn)離易燃、易爆、易潮等危險(xiǎn)區(qū)域的位置，確保環(huán)境安全穩(wěn)定。2.檔案室內(nèi)部應(yīng)合理劃分檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間保持適當(dāng)?shù)木嚯x，避免相互干擾。（二）建筑與設(shè)施1.檔案室的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.安裝防火門、防火卷簾等防火設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.配備防盜報(bào)警裝置，如監(jiān)控?cái)z像頭、紅外探測(cè)器等，確保檔案室24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。4.安裝防潮除濕設(shè)備，保持室內(nèi)濕度適宜，防止檔案受潮發(fā)霉。5.配備防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，防止害蟲和老鼠對(duì)檔案造成破壞。（三）環(huán)境衛(wèi)生1.保持檔案室清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、細(xì)菌等對(duì)檔案造成污染。2.嚴(yán)禁在檔案室吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。三、檔案存儲(chǔ)安全（一）檔案分類與編號(hào)1.按照檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案等。2.為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。（二）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和保存期限，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案可采用檔案柜存儲(chǔ)，電子檔案可采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。不同類型的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。3.存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.避免檔案直接接觸地面、墻壁和陽(yáng)光，可采用貨架、托盤等方式墊高存放。四、檔案查閱安全（一）查閱權(quán)限1.明確各類人員的檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)不得查閱檔案。2.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員憑有效證件到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案室工作人員應(yīng)核對(duì)查閱申請(qǐng)表和查閱人員身份。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應(yīng)核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。（三）查閱記錄1.檔案室應(yīng)建立查閱記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。2.查閱記錄應(yīng)保存一定期限，以備查詢和審計(jì)。五、檔案?jìng)鬏敯踩ㄒ唬﹤鬏敺绞?.檔案?jìng)鬏攽?yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇安全可靠的傳輸方式，如網(wǎng)絡(luò)傳輸、郵寄、專人送達(dá)等。2.對(duì)于重要檔案的傳輸，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保傳輸過程中的數(shù)據(jù)安全。（二）傳輸過程管理1.在檔案?jìng)鬏斍?，?yīng)進(jìn)行必要的檢查和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案，應(yīng)采取防火墻、入侵檢測(cè)等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對(duì)于郵寄傳輸?shù)臋n案，應(yīng)選擇信譽(yù)良好的快遞公司，并要求其采取必要的安全措施，如封裝、保險(xiǎn)等。4.在檔案?jìng)鬏斶^程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤和監(jiān)督，確保檔案按時(shí)、安全送達(dá)目的地。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.數(shù)字化流程包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。3.在數(shù)字化過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，如對(duì)掃描設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止掃描數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）數(shù)據(jù)安全1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存放在不同的地點(diǎn)。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理數(shù)據(jù)。七、人員安全管理（一）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、應(yīng)急處理等方面。（二）人員背景審查1.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查，確保其具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。2.對(duì)于涉及重要檔案管理的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。（三）人員操作規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，不得擅自更改檔案管理流程和方法。2.在操作過程中，如發(fā)現(xiàn)安全隱患或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。八、安全檢查與隱患排查（一）定期檢查1.建立檔案室安全定期檢查制度，每周至少進(jìn)行一次全面檢查，每月進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案室環(huán)境、檔案存儲(chǔ)、查閱設(shè)備、傳輸系統(tǒng)、數(shù)字化設(shè)備等方面。（二）隱患排查與整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和分析，制定整改措施，并明確整改責(zé)任人。2.整改措施應(yīng)包括整改期限、整改方法、整改資金等內(nèi)容，確保隱患得到及時(shí)有效的整改。3.對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤和復(fù)查，確保整改工作落實(shí)到位。九、應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案室安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，如火災(zāi)撲救、盜竊報(bào)警、數(shù)據(jù)恢復(fù)等。2.及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告事故情況，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查