PAGE機(jī)關(guān)人事檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)人事檔案管理，確保人事檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)全體工作人員的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映工作人員的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集工作人員各個(gè)方面的信息，保證檔案材料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.規(guī)范化原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)人事檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理人事檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整、真實(shí)。2.檔案保管與維護(hù)：妥善保管人事檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。3.檔案查閱與利用：按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)，做好檔案利用登記工作。4.檔案信息化管理：推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：定期對人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為機(jī)關(guān)人事管理提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案內(nèi)容及分類（一）檔案內(nèi)容1.履歷材料：包括個(gè)人基本情況登記表、履歷表、簡歷等。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的自傳。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職考核、專項(xiàng)考察等形成的材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等相關(guān)材料。5.政審材料：政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等形成的材料。6.黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請書、團(tuán)組織關(guān)系材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)表彰文件及證書復(fù)印件。8.處分材料：受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定及相關(guān)材料。9.工資、任免、出國（境）等材料：工資變動審批表、職務(wù)任免文件、出國（境）審批材料等。10.其他可供組織參考的材料：如體檢表、勞動合同等。（二）檔案分類根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)，將人事檔案分為十大類，每類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。分類編號應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.定期收集：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將本部門工作人員的新增檔案材料及時(shí)移交檔案管理部門。2.及時(shí)補(bǔ)充：對于工作人員在工作過程中產(chǎn)生的新的檔案材料，如獎(jiǎng)勵(lì)、處分、職務(wù)變動等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門進(jìn)行收集。3.主動收集：檔案管理人員應(yīng)主動關(guān)注工作人員的工作動態(tài)，及時(shí)收集可能形成檔案材料的信息，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。（二）檔案整理1.材料鑒別：對收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，確保檔案材料的真實(shí)性和有效性。2.材料分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對經(jīng)過鑒別的檔案材料進(jìn)行分類。3.材料排序：每類檔案材料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如時(shí)間順序、重要程度等。4.編目與裝訂：對整理好的檔案材料進(jìn)行編目，填寫檔案目錄，然后進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、規(guī)范。五、檔案保管（一）保管場所1.專用庫房：設(shè)立專門的人事檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在適宜范圍內(nèi)，相對濕度保持在一定比例。（二）檔案存放1.分類存放：按照檔案分類編號，將人事檔案分類存放在檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放類別和范圍。2.標(biāo)識清晰：檔案柜和檔案盒上應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、編號、姓名等信息，便于查找和管理。（三）安全管理1.門禁制度：嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，設(shè)立門禁系統(tǒng)，只有檔案管理人員和經(jīng)授權(quán)的人員才能進(jìn)入庫房。2.安全檢查：定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查消防設(shè)施、防盜設(shè)備、溫濕度等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.應(yīng)急預(yù)案：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，確保檔案安全。六、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.組織內(nèi)部查閱：本機(jī)關(guān)內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱：外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)人事檔案的，須經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行查閱。（二）查閱手續(xù)1.填寫申請表：查閱人事檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審批簽字：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.登記備案：檔案管理人員對查閱申請進(jìn)行登記備案，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（三）查閱要求1.在指定地點(diǎn)查閱：查閱人事檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場所。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料：查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案材料，保持檔案的整潔和完整。3.查閱完畢及時(shí)歸還：查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、無丟失。（四）檔案利用1.根據(jù)利用目的提供檔案材料：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的利用目的，提供相關(guān)的檔案材料復(fù)印件或摘錄件，并加蓋檔案管理部門印章。2.做好利用登記：對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等信息，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.人員調(diào)動：工作人員因工作調(diào)動，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位。2.離職退休：工作人員離職、退休后，人事檔案應(yīng)按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞至相關(guān)部門。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.填寫轉(zhuǎn)遞通知單：檔案管理部門根據(jù)人員變動情況，填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、轉(zhuǎn)遞單位、檔案內(nèi)容等信息。2.密封檔案：將人事檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿。簷n案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或安排專人送取，確保檔案的安全轉(zhuǎn)遞。4.做好轉(zhuǎn)遞登記：檔案管理人員對檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄轉(zhuǎn)遞時(shí)間、轉(zhuǎn)遞單位、接收單位等信息。（三）接收與核對1.接收單位確認(rèn)：檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位后，接收單位應(yīng)及時(shí)確認(rèn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.核對檔案內(nèi)容：接收單位應(yīng)對檔案中的各項(xiàng)材料進(jìn)行核對，如有不符或缺失，應(yīng)及時(shí)與檔案轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系。3.辦理接收手續(xù)：接收單位在確認(rèn)檔案無誤后，應(yīng)辦理檔案接收手續(xù)，并將接收回執(zhí)及時(shí)反饋給檔案轉(zhuǎn)出單位。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的人事檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案數(shù)字化掃描：對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將檔案材料轉(zhuǎn)化為電子圖像，確保圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)錄入：按照檔案管理系統(tǒng)的要求，將掃描后的檔案材料信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）系統(tǒng)安全管理1.用戶權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對電子檔案系統(tǒng)的訪問，確保檔案信息安全。2.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.安全防護(hù)措施：安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵，保障電子檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)人事檔案的總數(shù)、分類數(shù)量等。2.檔案變動情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的新增、轉(zhuǎn)遞、銷毀等變動情況。3.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)及利用目的等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：每月、每季度、每年對檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)：根據(jù)工作需要，對特定的檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。（三）分析與應(yīng)用1.數(shù)據(jù)分析：對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和規(guī)律，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。2.結(jié)果應(yīng)用：將檔案統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)用于機(jī)關(guān)人事管理決策，如人員結(jié)構(gòu)分析、人才培養(yǎng)規(guī)劃等。十、檔案保密與紀(jì)律（一）保密規(guī)定1.檔案管理人員保密義務(wù)：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露人事檔案信息。2.查閱人員保密要求：查閱人事檔案的人員應(yīng)簽訂保密承諾書，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。3.保密措施：加強(qiáng)對檔案庫房、檔案管理系統(tǒng)等的保密管理，防止檔案信息泄露。（二）紀(jì)律要求1