PAGE保安部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強保安部檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保安部所有檔案的管理，包括但不限于人員檔案、工作記錄、培訓資料、應急預案、設(shè)備檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：保安部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案泄露、丟失和損壞。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為保安部工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理員職責1.負責保安部檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢和使用。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整性和準確性。5.做好檔案的安全保密工作，防止檔案泄露、丟失和損壞。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀和移交。（二）各崗位人員職責1.各崗位人員負責本崗位工作相關(guān)檔案的收集、整理和移交工作。2.嚴格按照檔案管理制度和工作流程，及時將檔案移交檔案管理員。3.對檔案的真實性、完整性負責，確保檔案內(nèi)容準確無誤。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.人員檔案：包括員工入職登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、培訓記錄、考核記錄、獎懲記錄等。2.工作記錄：包括巡邏記錄、值班記錄、門禁記錄、監(jiān)控記錄、突發(fā)事件處理記錄等。3.培訓資料：包括培訓計劃、培訓教材、培訓課件、培訓考核試卷等。4.應急預案：包括各類突發(fā)事件應急預案、應急演練記錄等。5.設(shè)備檔案：包括設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備維護記錄、設(shè)備維修記錄等。6.其他檔案：與保安部工作相關(guān)的其他文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各崗位人員應及時將工作中形成的檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改。3.收集的檔案資料應符合檔案管理的要求，字跡清晰、紙張完好、格式規(guī)范。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和用途，將檔案分為人員檔案、工作記錄、培訓資料、應急預案、設(shè)備檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、檔案來源等信息，方便檔案的查找和使用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.在檔案整理完成后，應及時進行歸檔，確保檔案的及時保存。2.歸檔的檔案應按照分類和編號順序排列，便于查找和使用。3.檔案管理員應定期對歸檔的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應存儲在專門的服務器或存儲設(shè)備中，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案存放地點應設(shè)置明顯的標識，便于檔案的查找和使用。（三）保管期限1.人員檔案：長期保存。2.工作記錄：根據(jù)工作需要確定保管期限，一般不少于一年。3.培訓資料：根據(jù)培訓內(nèi)容和重要性確定保管期限，一般不少于一年。4.應急預案：長期保存。5.設(shè)備檔案：設(shè)備報廢后，檔案保存期限不少于一年。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.保安部內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.公司其他部門因工作需要查閱保安部相關(guān)檔案。3.外部單位因工作需要查閱保安部相關(guān)檔案，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.保安部內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負責人批準后，到檔案管理員處借閱。2.公司其他部門人員借閱保安部相關(guān)檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)保安部負責人批準后，到檔案管理員處借閱。3.外部單位人員借閱保安部相關(guān)檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，提交單位介紹信和查閱人身份證明，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，到檔案管理員處查閱。查閱人不得擅自復制、拍照、記錄檔案內(nèi)容。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理延期手續(xù)。2.重要檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。（四）歸還要求1.借閱人應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如不能按時歸還，應辦理延期手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，應確保檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應承擔相應的責任。3.檔案管理員應認真核對歸還的檔案，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通解決。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理員應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管價值。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保管價值。3.鑒定工作應遵循客觀、公正、科學的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定檔案的保管價值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案的保管價值進行評估。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)保安部負責人批準后，進行銷毀。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全和徹底。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并將申請表歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立保安部檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.提高檔案管理的效率和準確性，方便檔案的查詢和使用。3.加強檔案的安全保密管理，防止檔案信息泄露。（二）信息化管理措施1.檔案管理員應及時將紙質(zhì)檔案錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保檔案信息的完整性和準確性。2.對檔案信息管理系統(tǒng)進行定期維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。3.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息進行分級管理，確保檔案信息的安全保密。4.定期對檔案信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.保安部負責人負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合制度要求。2.檔案管理員應定期對檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理情況。4.檔案安全保密情況。（三）