PAGE部門(mén)扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門(mén)扶貧檔案管理，確保扶貧工作資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本部門(mén)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門(mén)在開(kāi)展扶貧工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的管理。包括但不限于扶貧項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，以及與貧困對(duì)象相關(guān)的各類(lèi)信息記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各環(huán)節(jié)的資料，確保檔案資料的齊全完整。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量和管理效率。4.保密性原則：對(duì)涉及貧困對(duì)象隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本部門(mén)扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各扶貧工作小組做好檔案資料的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理本部門(mén)扶貧檔案，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)扶貧檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交到期的扶貧檔案。（二）扶貧工作小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)本小組扶貧工作檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集，并按照要求進(jìn)行分類(lèi)整理。3.在扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，同步做好相關(guān)文件、記錄的形成和保存工作，保證檔案資料與項(xiàng)目進(jìn)展同步。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的檢查、鑒定等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案損壞、丟失。4.為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)歸還檔案。5.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧工作規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件。2.貧困對(duì)象基本信息資料，包括家庭情況、收入狀況、致貧原因等。3.扶貧項(xiàng)目申報(bào)材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、資金申請(qǐng)報(bào)告等。4.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件，如項(xiàng)目實(shí)施方案、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程進(jìn)度記錄、物資采購(gòu)清單等。5.項(xiàng)目驗(yàn)收資料，包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收記錄等。6.扶貧資金管理資料，如資金預(yù)算、撥款憑證、使用情況報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。7.扶貧工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等。8.貧困對(duì)象幫扶記錄，如幫扶計(jì)劃、幫扶措施落實(shí)情況、幫扶成效評(píng)估等。9.扶貧工作宣傳資料、圖片、影像等。10.其他與扶貧工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各扶貧工作小組應(yīng)在工作完成后及時(shí)將相關(guān)資料收集齊全，確保資料的完整性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、有效，具有原始性和可追溯性。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行有效的備份，確保電子文件的可讀性和可長(zhǎng)期保存。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照扶貧工作的類(lèi)別和階段，將檔案分為綜合管理類(lèi)、貧困對(duì)象管理類(lèi)、項(xiàng)目管理類(lèi)、資金管理類(lèi)、幫扶工作類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別和順序，便于管理和查詢。3.裝訂：對(duì)紙張大小不一致、破損或易散失的文件進(jìn)行整理裝訂，確保文件的整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.扶貧工作中形成的常規(guī)性文件、資料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.扶貧項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目相關(guān)資料應(yīng)在驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.重要的臨時(shí)性扶貧工作文件，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各扶貧工作小組將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案進(jìn)行編目、上架，存入檔案庫(kù)房。（三）保管期限1.永久保管：涉及扶貧工作重大決策、重要項(xiàng)目成果、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：保管期限為[X]年，主要包括一般性的扶貧工作文件、資料等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.本部門(mén)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱扶貧檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等因工作檢查、審計(jì)等需要查閱扶貧檔案。3.其他經(jīng)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特定目的查閱扶貧檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《扶貧檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱扶貧檔案的，僅限于本部門(mén)內(nèi)部工作人員。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)《扶貧檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。4.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合扶貧工作實(shí)際，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去查考利用價(jià)值、重復(fù)的、內(nèi)容虛假或不完整的檔案，可鑒定為無(wú)保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《扶貧檔案銷(xiāo)毀清單》。（四）銷(xiāo)毀程序1.《扶貧檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《扶貧檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化錄入1.對(duì)已歸檔的扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案整理的分類(lèi)和編號(hào)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為扶貧工作決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全1.建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。