PAGE鄉(xiāng)政府檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)政府檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)政府各部門及全體工作人員在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)政府檔案室對(duì)全鄉(xiāng)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案資料必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施檔案室各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)全鄉(xiāng)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)各部門的檔案業(yè)務(wù)工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步立卷工作。2.按照檔案室的要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室開(kāi)展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案資料。4.配合檔案室做好檔案清查盤點(diǎn)等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.鄉(xiāng)政府在履行職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料、圖表、聲像等資料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本鄉(xiāng)召開(kāi)的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的文件、材料、照片、錄像等。4.各部門在工作中產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)文件、報(bào)表、合同、協(xié)議等。5.反映本鄉(xiāng)歷史沿革、重要事件、人物事跡等方面的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和可讀性。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成收集整理并移交檔案室。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料收集整理后移交檔案室。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照年度形式保管期限進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按照載體形式內(nèi)容時(shí)間進(jìn)行分類。5.實(shí)物檔案：按照類別年度來(lái)源進(jìn)行分類。（二）整理方法1.文書檔案：對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，形成規(guī)范的案卷。2.科技檔案：對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制檔案目錄和索引。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制檔案清單。4.聲像檔案：對(duì)照片、錄像等資料進(jìn)行整理，標(biāo)注日期、內(nèi)容、拍攝者等信息，刻錄光盤保存。5.實(shí)物檔案：對(duì)收集的實(shí)物進(jìn)行登記、編號(hào)，注明來(lái)源、時(shí)間等信息，妥善保管。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合國(guó)家檔案整理規(guī)范要求，分類科學(xué)、排列有序、編目準(zhǔn)確。2.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。3.編制的檔案目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于檢索利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用光盤、硬盤等多種載體，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案、實(shí)物檔案應(yīng)分別存放于專門的檔案盒、陳列柜等設(shè)備中，妥善保管。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)鄉(xiāng)政府領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本鄉(xiāng)實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.從檔案的內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清單，報(bào)鄉(xiāng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱檔案的人次、卷次等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：如檔案完好率、破損情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向鄉(xiāng)政府領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，反映檔案管理工作的實(shí)際情況。八、檔案利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系，按照規(guī)定程序查閱相關(guān)檔案。3.涉及民生等特殊情況，經(jīng)批準(zhǔn)后為公民個(gè)人提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用程序1.本鄉(xiāng)工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)鄉(xiāng)政府分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員陪同查閱。3.公民個(gè)人查閱檔案，需提供有效身份證明，按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、批注檔案內(nèi)容。3.如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為全鄉(xiāng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本鄉(xiāng)檔案管理的信息化軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化。3.安全保障：建立檔案信息化安全防護(hù)體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管