PAGE莆田人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司人事檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，如實反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等情況。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.及時更新原則：隨著員工工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內(nèi)容，保證檔案的時效性。二、人事檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：提供員工有效身份證件的復(fù)印件。3.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件：包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書。4.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如職稱證書、職業(yè)資格證書等。（二）工作經(jīng)歷1.入職登記表：記錄員工入職公司的基本信息、崗位、入職時間等。2.工作變動記錄：包括崗位調(diào)動、晉升、降職等情況的記錄，注明變動時間、原因及相關(guān)審批文件。3.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等情況的記錄，包括培訓(xùn)名稱、時間、培訓(xùn)機構(gòu)等。（三）業(yè)績考核1.年度績效考核表：每年員工的績效考核結(jié)果記錄，包括考核等級、考核評語、績效獎金等。2.項目業(yè)績記錄：參與公司項目的業(yè)績情況，如項目成果、貢獻等。（四）獎懲情況1.獎勵記錄：包括公司內(nèi)部獎勵、外部獎勵等情況，注明獎勵名稱、時間、頒發(fā)單位。2.懲罰記錄：如違紀(jì)處分、警告等情況，記錄處分原因、時間及相關(guān)審批文件。（五）勞動合同1.勞動合同文本：員工與公司簽訂的勞動合同原件或復(fù)印件。2.續(xù)簽、解除、終止勞動合同記錄：注明相關(guān)時間及原因。(六)其他資料1.員工體檢報告：定期的員工體檢結(jié)果記錄。2.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。3.其他與員工相關(guān)的重要資料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)收集其基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、身份證復(fù)印件等資料，并填寫入職登記表。2.員工工作變動時，相關(guān)部門應(yīng)及時將變動情況及相關(guān)審批文件提交人力資源部門，以便更新檔案。3.績效考核結(jié)束后，考核部門應(yīng)將考核結(jié)果及時反饋給人力資源部門，錄入員工檔案。4.員工受到獎懲時，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將獎懲文件提交人力資源部門存檔。（二）整理1.人力資源部門對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別進行編號。2.對每份檔案資料進行核對，確保資料的真實性和完整性。3.將整理好的檔案資料裝入檔案袋或檔案盒，并在封面注明員工姓名、檔案編號、檔案內(nèi)容等信息。四、人事檔案的保管（一）保管部門公司人事檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立專門的檔案保管室，確保檔案存放安全。（二）保管環(huán)境檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保持室內(nèi)清潔、干燥、通風(fēng)良好。（三）檔案存放方式1.按照檔案編號順序排列檔案，便于查找和管理。2.建立電子檔案目錄，對檔案內(nèi)容進行電子化管理，方便查詢和統(tǒng)計。（四）檔案定期檢查1.人力資源部門定期對人事檔案進行檢查，一般每年至少檢查一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、存放情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（五）檔案安全保密措施1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案保管室。3.檔案查閱、借閱必須按照規(guī)定的程序進行登記，確保檔案的安全。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批結(jié)果，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因工作需要借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工離職：員工與公司解除或終止勞動合同后，其人事檔案應(yīng)及時轉(zhuǎn)出。2.工作調(diào)動：員工因工作需要調(diào)動到其他單位，其人事檔案應(yīng)按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞。3.其他原因：如檔案材料補充、檔案整理等需要轉(zhuǎn)遞檔案的情況。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)轉(zhuǎn)遞原因確定檔案轉(zhuǎn)遞對象，并填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將需要轉(zhuǎn)遞的檔案材料進行整理、核對，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.將檔案材料密封后，通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。（三）轉(zhuǎn)遞記錄人力資源部門對人事檔案的轉(zhuǎn)遞情況進行詳細(xì)記錄，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞對象、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位等信息，并存檔備查。七、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的人事檔案信息系統(tǒng)，將員工的基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績考核、獎懲情況等檔案內(nèi)容錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。（二）信息系統(tǒng)功能1.查詢功能：授權(quán)人員可通過系統(tǒng)查詢員工的人事檔案信息。2.統(tǒng)計功能：系統(tǒng)可對檔案信息進行統(tǒng)計分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷分布、績效考核情況等。3.預(yù)警功能：對檔案到期更新、員工合同到期等情況進行預(yù)警提醒。（三）信息安全管理1.加強人事檔案信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行妥善保管和處理。八、人事檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立人事檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人、紀(jì)檢部門人員等組成，負(fù)責(zé)對人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，如是否嚴(yán)格遵守保密制度、是否及時更新檔案內(nèi)容等。3.檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）考核1.人力資源部門對檔案管理人員的工