PAGE公積金檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公積金檔案管理，確保公積金檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門涉及公積金業(yè)務(wù)的檔案管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家關(guān)于公積金管理和檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：公積金檔案應(yīng)真實(shí)反映公司公積金業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.安全保密原則：采取有效措施確保公積金檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司公積金業(yè)務(wù)決策和員工查詢提供便利。二、檔案管理職責(zé)分工（一）公司公積金管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公積金檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。2.對公司各部門提交的公積金檔案進(jìn)行收集、整理、分類、編號、裝訂等工作。3.建立公積金檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對公積金檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對公積金檔案進(jìn)行保管、鑒定、銷毀等工作。（二）公司財務(wù)部門職責(zé)1.協(xié)助公積金管理部門做好公積金繳存資金的核算工作，確保資金繳存的準(zhǔn)確性和及時性。2.提供與公積金業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)憑證和報表等資料，作為公積金檔案的組成部分。3.配合公積金管理部門對公積金檔案進(jìn)行財務(wù)審計和監(jiān)督。（三）公司人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供員工基本信息、工資變動等與公積金繳存相關(guān)的資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.協(xié)助公積金管理部門做好員工公積金繳存、提取、貸款等業(yè)務(wù)的辦理工作，并及時反饋相關(guān)信息。3.參與公積金檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)意見和建議。（四）公司各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公積金業(yè)務(wù)相關(guān)資料的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求提交給公積金管理部門。2.配合公積金管理部門做好公積金檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案的合理使用。3.對本部門公積金檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公積金管理部門報告。三、公積金檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)公積金檔案分為以下幾類：1.繳存檔案：包括員工公積金繳存登記表、工資基數(shù)核定表、繳存憑證等。2.提取檔案：包括員工公積金提取申請表、相關(guān)證明材料、審批文件等。3.貸款檔案：包括員工公積金貸款申請表、購房合同、還款記錄等。4.賬戶管理檔案：包括公積金賬戶開戶、銷戶、變更等相關(guān)資料。5.其他檔案：包括公積金政策文件、業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料、審計報告等。（二）編號規(guī)則公積金檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，用兩位字母表示檔案類別，如“JC”表示繳存檔案，“TQ”表示提取檔案，“DK”表示貸款檔案,“ZH”表示賬戶管理檔案，“QT”表示其他檔案。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示流水號，如“0001”。例如，2023年形成的第一份繳存檔案編號為“2023JC0001”。四、公積金檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公積金業(yè)務(wù)資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.收集的公積金檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。3.對于涉及員工個人隱私的公積金檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行收集和保管。（二）整理流程1.公積金管理部門收到各部門提交的檔案資料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。首先對資料進(jìn)行分類，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號。2.對每份檔案資料進(jìn)行核對，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。對于不符合要求的資料，應(yīng)及時與提交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.將整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。對于紙張較多的檔案資料，可采用活頁夾或檔案盒進(jìn)行裝訂。4.在檔案資料上加蓋檔案章，注明檔案編號、類別、日期等信息。五、公積金檔案的保管（一）保管期限公積金檔案的保管期限根據(jù)檔案類別和重要程度確定，具體如下：1.繳存檔案：保管期限為10年。2.提取檔案：保管期限為10年。3.貸款檔案：保管期限為貸款結(jié)清后5年。4.賬戶管理檔案：永久保管。5.其他檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為5年至永久保管。（二）保管方式1.公積金檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，按照檔案類別和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對公積金檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。3.對檔案庫房的安全設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運(yùn)行。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案帶出庫房。六、公積金檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公積金檔案的，應(yīng)填寫《公積金檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公積金管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.公積金管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容和檔案管理規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)查閱申請。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，并要求查閱人員簽署保密協(xié)議。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公積金檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱公積金檔案的，應(yīng)填寫《公積金檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公積金管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.公積金管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容和檔案管理規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)借閱申請。批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下到檔案庫房辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行核對，確保檔案的完整和無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.公積金管理部門應(yīng)建立《公積金檔案查閱借閱登記簿》，詳細(xì)記錄查閱和借閱檔案的人員姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、編號、查閱或借閱目的等信息。2.查閱和借閱記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限與檔案保管期限一致。七、公積金檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立公積金檔案鑒定小組，由公積金管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括財務(wù)部門、人力資源部門等相關(guān)人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期的公積金檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確，無法反映公積金業(yè)務(wù)真實(shí)情況，且無法補(bǔ)充或更正的。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成檔案損壞，無法修復(fù)且無利用價值的。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《公積金檔案銷毀申請表》。2.《公積金檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)