PAGE湖北鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強湖北鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合湖北鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖北各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府及其所屬部門、事業(yè)單位、村（社區(qū)）等機構(gòu)形成的各類檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府統(tǒng)一領(lǐng)導，各部門、各單位分級負責的管理體制。2.集中管理原則。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.規(guī)范標準原則。嚴格按照國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、標準規(guī)范進行檔案管理工作。4.服務利用原則。充分開發(fā)利用檔案資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供有效服務。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）管理機構(gòu)鄉(xiāng)鎮(zhèn)應設立綜合檔案室，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的專門機構(gòu)，負責集中統(tǒng)一管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案。綜合檔案室應配備必要的辦公設備和檔案保管設施。（二）人員配備鄉(xiāng)鎮(zhèn)應配備專職或兼職檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓，并定期參加繼續(xù)教育。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門在履行職能活動中形成的具有保存價值的文件、材料、圖表、聲像等各種載體的檔案。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬事業(yè)單位、村（社區(qū)）在工作中形成的重要檔案。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)在重大活動、重點項目建設等工作中形成的檔案。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)與上級機關(guān)、其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)及社會組織之間往來的文件、材料等檔案。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確專人負責檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門、本單位形成的檔案移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。2.檔案收集應確保齊全、完整，對重要文件、材料應進行備份。3.對收集的檔案應進行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實、準確，載體完整、有效。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和地方有關(guān)檔案整理的標準規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行，采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法，以件為單位進行裝訂、分類、編號、編目等整理工作。2.科技檔案整理按照相關(guān)行業(yè)標準進行，建立項目檔案，對項目文件進行分類、編號、編目等整理工作。3.會計檔案整理按照《會計檔案管理辦法》進行，定期將會計憑證、賬簿、報表等檔案進行整理、裝訂、歸檔。4.聲像檔案整理應按照載體形式進行分類，對照片、錄音、錄像等檔案進行編號、編目，注明拍攝（錄制）時間、地點、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。5.實物檔案整理應將實物進行登記，注明名稱、來源、時間等信息，并妥善保管。四、檔案的保管（一）保管設施1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應具備專用的檔案庫房，檔案庫房應符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等要求。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊。3.安裝監(jiān)控設備、消防設備等安全設施，確保檔案庫房安全。（二）保管要求1.對整理好的檔案應及時進行上架保管，按照分類方案進行存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。4.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬部門、事業(yè)單位、村（社區(qū)）因工作需要查閱相關(guān)檔案。3.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益需要查閱涉及本人或本組織的檔案。（二）利用方式1.查閱檔案應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱人的需求，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并進行登記。4.對涉及機密、敏感的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用。（三）利用反饋1.利用檔案后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并反饋利用效果。2.檔案管理人員應對利用情況進行記錄和統(tǒng)計，分析檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立湖北鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案整理要求，對數(shù)字化檔案進行分類、編號、著錄等工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)應用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、審批等功能，方便檔案利用。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。（四）數(shù)據(jù)安全1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導擔任組長各部門負責人為成員，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定檔案鑒定標準，對檔案的保存價值進行評估。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進行，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府負責對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，同時接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督指導。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案信息化建設情況。4.檔案鑒定與銷毀工作情況。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。2.實地檢查與查閱檔案資料相結(jié)合。（四）問