PAGE交通局檔案收集制度一、總則（一）目的為加強交通局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在交通事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本檔案收集制度。（二）適用范圍本制度適用于交通局機關(guān)各科室、局屬各單位在工作活動中形成的各種文件材料的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。交通局檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則。收集的檔案應(yīng)真實反映交通局各項工作活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.及時全面原則。各部門應(yīng)及時、全面地收集本部門工作中形成的各類檔案，避免遺漏。4.規(guī)范整理原則。收集的檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理，便于保管和利用。二、檔案收集范圍（一）行政管理類1.上級機關(guān)頒發(fā)的與交通局工作有關(guān)的文件、指示、決定、通知等。2.交通局制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、大事記等。3.交通局的機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等文件材料。4.交通局的各類行政會議文件、記錄、報告等。5.交通局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。（二）業(yè)務(wù)管理類1.交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收等文件材料。2.交通運輸行業(yè)管理文件，包括運輸市場監(jiān)管、運輸企業(yè)資質(zhì)審批、運輸安全管理等方面的文件。3.交通規(guī)費征收、管理文件，包括規(guī)費政策、征收標(biāo)準(zhǔn)、征收情況統(tǒng)計等文件。4.交通科技項目的申報、研究、成果鑒定、推廣應(yīng)用等文件材料。5.交通行業(yè)安全生產(chǎn)文件，包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等文件。（三）人事檔案類1.干部職工的履歷表、登記表、任免審批表、工資變動審批表等。2.干部職工的考核、獎懲、培訓(xùn)、學(xué)歷、學(xué)位、職稱等材料。3.干部職工的黨團組織關(guān)系材料、入黨入團申請書、自傳等。（四）財務(wù)檔案類1.交通局的財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、財務(wù)分析等文件材料。2.各項經(jīng)費的收支憑證、賬簿、審計報告等財務(wù)檔案。3.固定資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)購置、登記、清查、處置等文件。（五）聲像檔案類1.交通局工作活動中的照片、錄音、錄像等資料。2.交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目的照片、錄像資料，包括工程開工、建設(shè)過程、竣工等階段的資料。3.重要會議、重大活動的照片、錄音、錄像資料。（六）電子檔案類1.交通局在辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等電子設(shè)備中形成的電子文件。2.以電子形式存儲的各類數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫文件、電子表格等。3.掃描錄入的紙質(zhì)檔案形成的電子副本。三、檔案收集職責(zé)分工（一）辦公室1.負(fù)責(zé)收集交通局行政管理類文件材料，包括上級文件、局發(fā)文件、會議文件、人事文件等。2.指導(dǎo)、督促各科室和局屬單位做好檔案收集工作，定期對檔案收集情況進(jìn)行檢查。3.負(fù)責(zé)檔案的整理、歸檔和保管工作，對收集的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理。（二）各科室1.負(fù)責(zé)收集本科室工作中形成的各類文件材料，按照檔案收集范圍和要求進(jìn)行整理，定期移交辦公室。2.配合辦公室做好檔案收集工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）局屬各單位1.負(fù)責(zé)收集本單位工作中形成的各類文件材料，按照檔案收集范圍和要求進(jìn)行整理，定期移交交通局辦公室。2.接受交通局辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案收集工作的規(guī)范進(jìn)行。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)收集交通局的財務(wù)檔案，包括財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、經(jīng)費收支憑證、賬簿等文件材料。2.按照財務(wù)檔案管理的規(guī)定，對財務(wù)檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管，定期移交辦公室。（五）信息部門1.負(fù)責(zé)收集交通局在電子設(shè)備中形成的電子檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等產(chǎn)生的電子文件。2.協(xié)助辦公室做好電子檔案的整理、存儲和備份工作，確保電子檔案的安全和完整。（六）宣傳部門1.負(fù)責(zé)收集交通局工作活動中的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。2.對聲像檔案進(jìn)行整理、編目，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，定期移交辦公室。四、檔案收集程序（一）文件材料形成部門收集1.各科室和局屬單位在工作活動中形成的文件材料，由文件材料形成部門指定專人負(fù)責(zé)收集。2.收集人員應(yīng)及時將形成的文件材料進(jìn)行整理，分類存放，確保文件材料的齊全、完整。（二）定期移交1.各科室和局屬單位應(yīng)按照規(guī)定的時間，定期將收集整理好的文件材料移交交通局辦公室。一般情況下，每季度末移交一次，重大活動或項目結(jié)束后應(yīng)及時移交。2.移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（三）辦公室審核接收1.交通局辦公室收到移交的檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對審核合格的檔案，辦公室應(yīng)辦理接收手續(xù)，將檔案進(jìn)行分類整理，納入檔案管理系統(tǒng)。對審核不合格的檔案，應(yīng)退回移交部門，要求其補充或修正后重新移交。五、檔案收集要求（一）紙質(zhì)檔案收集要求1.紙張應(yīng)符合質(zhì)量要求，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。2.文件材料應(yīng)完整無缺頁、破損，如有破損應(yīng)進(jìn)行修補或復(fù)制。3.一式多份的文件材料，應(yīng)收集齊全，如有缺漏應(yīng)注明原因。4.應(yīng)按照文件材料的形成時間順序進(jìn)行排列，編號應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。（二）電子檔案收集要求1.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如.doc、.xls、.pdf等，確保在不同設(shè)備和軟件上能夠正常讀取。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行分類命名，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和管理。3.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和更新。4.對電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行收集和整理，包括文件的標(biāo)題、作者、日期、來源等信息。（三）聲像檔案收集要求1.照片應(yīng)沖洗或掃描成清晰的圖像文件，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。2.錄音、錄像資料應(yīng)整理成清晰、完整的音頻、視頻文件，注明錄制時間、地點、內(nèi)容等信息。3.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.交通局辦公室應(yīng)定期對各科室和局屬單位的檔案收集情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集范圍的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、檔案移交及時性等。2.檢查人員應(yīng)填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）專項檢查1.在交通局開展重大活動、重點項目建設(shè)等工作期間，辦公室應(yīng)組織專項檔案收集檢查，確保相關(guān)檔案的及時、完整收集。2.專項檢查應(yīng)重點檢查與重大活動、重點項目相關(guān)的文件材料收集情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促整改，確保檔案資料的齊全、準(zhǔn)確。（三）責(zé)任追究1.對違反檔案收集制