PAGE局檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案資料的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本局檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：檔案資料應(yīng)全面、完整地記錄本局各項(xiàng)工作的歷史過程，保持檔案資料的系統(tǒng)性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案資料安全保密的法律法規(guī)，確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露。二、檔案資料的分類與編號（一）分類本局檔案資料分為以下幾類：1.行政管理類：包括本局制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、大事記、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)工作類：包括本局開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作形成的文件、資料、合同、協(xié)議、項(xiàng)目報(bào)告、技術(shù)資料等。3.人事檔案類：包括本局工作人員的個(gè)人檔案、任免文件、考核材料、工資福利等資料。4.財(cái)務(wù)檔案類：包括本局的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料。5.聲像檔案類：包括本局在工作中形成的照片、錄音、錄像等資料。6.實(shí)物檔案類：包括本局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）編號檔案資料編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。2.類別代碼：行政管理類用“A”表示，業(yè)務(wù)工作類用“B”表示，人事檔案類用“C”表示，財(cái)務(wù)檔案類用“D”表示，聲像檔案類用“E”表示，實(shí)物檔案類用“F”表示。3.流水號：按照檔案資料形成的先后順序依次編號，如“001”“002”等。例如，2023年行政管理類的第1份檔案資料編號為“2023A001”。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實(shí)物等。3.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料移交局辦公室，移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案資料移交清單》。（二）整理1.局辦公室負(fù)責(zé)對收集到的檔案資料進(jìn)行整理，包括分類、編號、編目、裝訂等。2.整理檔案資料時(shí)應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，如年度、類別、時(shí)間等，并編制頁碼。電子檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。聲像檔案資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。實(shí)物檔案資料應(yīng)進(jìn)行登記，并妥善保管。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫《檔案資料歸檔登記表》。2.檔案資料歸檔應(yīng)按照分類編號的要求進(jìn)行，確保檔案資料的存放有序。3.歸檔后的檔案資料應(yīng)裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案資料的類別、編號、年度等信息。（二）保管1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性。5.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案資料安全保密的法律法規(guī)，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料借閱制度，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或泄露檔案資料的內(nèi)容。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱1.本局工作人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。2.查閱檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。3.查閱檔案資料應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，如需帶出檔案庫房，應(yīng)經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）利用1.本局工作人員因工作需要利用檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料利用申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理利用手續(xù)。2.利用檔案資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的用途使用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋局辦公室印章，并注明復(fù)制日期。3.檔案資料查閱和利用情況應(yīng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱或利用時(shí)間、查閱或利用人姓名、所在部門、查閱或利用內(nèi)容、批準(zhǔn)人等。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.局辦公室應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限。2.檔案資料保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.鑒定檔案資料時(shí)，應(yīng)組成鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員。4.鑒定小組應(yīng)按照檔案資料的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資料進(jìn)行逐一鑒定，并填寫《檔案資料鑒定表》。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請表》，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案資料應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案資料無法恢復(fù)。4.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案資料銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。七、檔案資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督1.局辦公室負(fù)責(zé)對本局檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料管理工作符合本制度的要求。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)對本部門檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督，確保本部門檔案資料及時(shí)、完整收集，整理規(guī)范，歸檔及時(shí)。（二）檢查1.局辦公室應(yīng)定期對本局檔案資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等情況。2.檢查時(shí)應(yīng)填寫《檔案資料管理檢查記錄表》，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意