PAGE檔案庫(kù)房管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位檔案庫(kù)房的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案庫(kù)房管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括庫(kù)房安全、衛(wèi)生、溫濕度控制等。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整和安全。3.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱和利用工作，為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案庫(kù)房的日常管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。4.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。5.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案類別和保管期限分別存放。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。3.裝訂：對(duì)紙張較小或破損的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從維護(hù)公司利益和歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，綜合判斷其價(jià)值。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。五、檔案庫(kù)房管理（一）庫(kù)房選址與建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房的建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案庫(kù)房建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。（二）庫(kù)房布局與設(shè)施1.庫(kù)房應(yīng)分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于管理和利用。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。（三）庫(kù)房環(huán)境管理1.庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.定期對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取有效措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，確保庫(kù)房環(huán)境符合要求。3.保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（四）檔案存放管理1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，不得直接堆放在地面上。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。六、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)和防范能力。（二）防火防盜1.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。2.安裝防盜報(bào)警裝置，加強(qiáng)庫(kù)房的安全防范，防止檔案被盜。（三）防蟲防鼠1.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時(shí)采取措施進(jìn)行防治。2.采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夾等，防止老鼠對(duì)檔案的破壞。（四）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自翻閱、抽取、涂改、損毀檔案。3.查閱檔案的時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要程度合理安排，一般不得超過規(guī)定時(shí)間。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位借閱公司檔案，應(yīng)按照公司的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。3.外部人員查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的檔案管理制度，不得擅自擴(kuò)大查閱和借閱范圍。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.公司各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)辦理移交手