PAGE人事檔案設備管理制度一、總則（一）目的為加強公司人事檔案設備的管理，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及人事檔案設備的使用、維護、管理等相關活動。（三）相關職責1.人力資源部門負責人事檔案設備的統(tǒng)籌規(guī)劃與需求評估。制定人事檔案設備的采購、配備計劃。監(jiān)督人事檔案設備的日常使用和管理情況。2.檔案管理部門負責具體執(zhí)行人事檔案設備的管理工作。建立人事檔案設備臺賬，記錄設備的基本信息、使用情況等。定期對人事檔案設備進行檢查、維護和保養(yǎng)。3.使用部門按照規(guī)定正確使用人事檔案設備，不得擅自更改或拆卸設備。配合檔案管理部門做好設備的日常管理和維護工作。發(fā)現(xiàn)設備故障或異常情況及時報告。二、設備采購與配備（一）采購原則1.符合公司人事檔案管理的實際需求，具備先進性、實用性和可靠性。2.遵循國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保設備質量和安全。3.在滿足功能要求的前提下，充分考慮性價比，節(jié)約采購成本。（二）采購流程1.人力資源部門根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和人事檔案管理工作需要，提出人事檔案設備采購需求，填寫《人事檔案設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司采購部門。3.采購部門按照公司采購管理制度，通過招標、詢價、談判等方式選擇合格的供應商進行采購。4.采購合同簽訂后，采購部門負責跟蹤設備到貨情況，并及時通知檔案管理部門進行驗收。（三）配備標準1.根據(jù)人事檔案的數(shù)量、存儲方式和管理要求，合理配備檔案存儲設備，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序、便于查找。2.配備必要的檔案保護設備，如防蟲、防潮、防火、防盜等設施，保障人事檔案的安全。3.為滿足檔案信息化管理需求，配備計算機、服務器、掃描儀打印機、存儲設備等信息化設備，并確保設備性能滿足檔案管理軟件的運行要求。三、設備使用與操作（一）使用規(guī)定1.檔案管理部門應根據(jù)設備的功能和使用要求，制定相應的操作規(guī)程，并向使用人員進行培訓和交底。2.使用人員必須嚴格按照操作規(guī)程使用設備，不得擅自更改操作流程或違規(guī)操作。3.設備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或故障，應立即停止使用，并及時報告檔案管理部門進行維修。4.禁止非檔案管理人員擅自使用人事檔案設備，確因工作需要使用的，需經檔案管理部門負責人批準，并在其監(jiān)督下使用。（二）信息化設備操作要求1.計算機等信息化設備應安裝必要的殺毒軟件和防火墻，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保數(shù)據(jù)安全。2.操作人員應妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意透露給他人。在使用完畢后，應及時退出系統(tǒng)。3.掃描、復印人事檔案等操作應嚴格按照規(guī)定進行，確保檔案內容清晰、完整，不得損壞檔案原件。4.存儲在信息化設備中的人事檔案數(shù)據(jù)應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。四、設備維護與保養(yǎng)（一）維護保養(yǎng)計劃1.檔案管理部門應根據(jù)設備的使用頻率、性能狀況等，制定詳細的人事檔案設備維護保養(yǎng)計劃，明確維護保養(yǎng)的內容、周期和責任人。2.維護保養(yǎng)計劃應涵蓋設備的硬件維護、軟件升級、功能檢查等方面，確保設備始終處于良好的運行狀態(tài)。（二）日常維護1.使用人員在每次使用設備后，應及時清理設備表面灰塵，保持設備整潔。2.定期對設備進行檢查，如檢查檔案柜的門鎖、軌道是否正常，信息化設備的硬件連接是否穩(wěn)固等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.按照設備使用說明書的要求，定期對設備進行保養(yǎng)，如給檔案柜的合頁、軌道添加潤滑油，對信息化設備進行散熱檢查等。（三）故障維修1.設備出現(xiàn)故障時，使用人員應填寫《人事檔案設備故障維修申請表》，詳細描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時間。2.申請表經部門負責人簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。3.維修人員在維修設備時，應做好維修記錄，包括故障原因、維修過程、更換的零部件等。維修完成后，由檔案管理部門組織驗收，確保設備恢復正常運行。五、設備安全管理（一）安全防護措施1.檔案存儲場所應安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，如消防器材、監(jiān)控設備、除濕機、防蟲藥、擋鼠板等，并定期進行檢查和維護。2.信息化設備應設置安全訪問權限，對涉及人事檔案數(shù)據(jù)的操作進行嚴格的權限控制，防止數(shù)據(jù)泄露。3.加強對設備使用人員的安全意識教育，提高其安全防范能力，避免因操作不當導致安全事故。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.嚴格遵守國家有關數(shù)據(jù)安全的法律法規(guī)，對人事檔案數(shù)據(jù)進行分類分級管理，采取相應的數(shù)據(jù)加密、備份等措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.限制對人事檔案數(shù)據(jù)的訪問范圍，只有經過授權的人員才能訪問和處理相關數(shù)據(jù)。3.定期對人事檔案數(shù)據(jù)進行安全審計，檢查數(shù)據(jù)的訪問記錄、操作日志等，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的數(shù)據(jù)安全風險。（三）應急處理預案1.制定人事檔案設備安全事故應急處理預案，明確事故發(fā)生時的應急處置流程和各部門、人員的職責。2.定期組織應急演練，提高應對安全事故的能力。一旦發(fā)生安全事故，應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，最大限度地減少損失，并及時向上級報告。六、設備盤點與清查（一）盤點周期1.檔案管理部門應定期對人事檔案設備進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。2.在設備采購、報廢、轉移等情況發(fā)生后，應及時進行局部盤點。（二）盤點內容1.核對設備臺賬與實際設備的數(shù)量、規(guī)格型號、存放位置等是否一致。2.檢查設備的使用狀況，是否存在損壞、閑置等情況。3.核實設備的維護保養(yǎng)記錄是否完整。（三）清查結果處理1.盤點清查結束后，檔案管理部門應編制《人事檔案設備盤點清查報告》，對盤點清查結果進行總結和分析。2.對于盤盈、盤虧的設備，應查明原因，按照規(guī)定進行相應的賬務處理和設備調整。3.針對設備存在的問題和不足，提出改進措施和建議，不斷完善設備管理工作。七、設備報廢與處置（一）報廢條件1.設備已超過使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.因技術進步等原因，現(xiàn)有設備已無法滿足人事檔案管理工作需要，且無升級改造價值。3.設備因意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復使用。（二）報廢申請與審批1.檔案管理部門根據(jù)設備報廢條件，填寫《人事檔案設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、資產原值、已使用年限等情況，并附上設備現(xiàn)狀照片等相關資料。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司資產管理部門。3.資產管理部門會同財務部門、技術部門等相關人員進行審核評估，提出審批意見。經公司領導批準后，方可進行設備報廢處置。（三）處置方式1.對于可拆解利用的設備零部件，經評估后進行回收利用，降低處置成本。2.對于不可拆解利用的設備，按照國家有關規(guī)定，委托有資質