PAGE檔案圖書資料存放管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案圖書資料的管理，確保檔案圖書資料的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案圖書資料的收集、整理、歸檔、存放、借閱、保管、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案圖書資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。2.真實性和完整性原則：確保檔案圖書資料的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公司各項活動。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案圖書資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案圖書資料的利用需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案圖書資料的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動、薪資福利、培訓(xùn)考核等資料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)資料、產(chǎn)品圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程等。6.其他檔案：如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等。（二）圖書分類1.管理類：涵蓋管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、市場營銷等方面的書籍。2.專業(yè)技術(shù)類：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)書籍，如工程技術(shù)、信息技術(shù)等。3.文化類：文學(xué)、歷史、哲學(xué)等各類文化書籍。4.工具書類：字典、詞典、手冊等參考工具書。（三）編號規(guī)則1.檔案編號：采用年份+類別代碼+流水號的方式。例如，2023年行政檔案的編號為2023XZ001，其中“2023”為年份，“XZ”為行政檔案類別代碼，“001”為流水號。2.圖書編號：按照圖書分類類別進(jìn)行編號，每類圖書從001開始依次編號。例如，管理類圖書編號為GL001，專業(yè)技術(shù)類圖書編號為JZ001等。三、檔案圖書資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案圖書資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.對于重要的文件、合同等資料，應(yīng)在形成后及時收集，避免遺漏。3.收集的資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（二）整理要求1.檔案整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無效的資料。2.圖書整理：對圖書進(jìn)行分類上架，同時按照編號順序進(jìn)行排列，便于查找。3.資料裝訂：對于需要裝訂的檔案資料，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的裝訂材料，確保裝訂牢固、整齊。四、檔案圖書資料的歸檔與存放（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案圖書資料，應(yīng)定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的資料進(jìn)行審核，核對資料的完整性、準(zhǔn)確性和分類是否正確。3.審核通過后，按照編號順序進(jìn)行歸檔，并填寫檔案圖書資料歸檔登記表。（二）存放地點1.檔案存放：設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.圖書存放：建設(shè)圖書閱覽室或書庫，按照圖書分類進(jìn)行分區(qū)存放，方便員工借閱。（三）存放方式1.檔案存放：采用密集架存放檔案，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.圖書存放：按照圖書類別和編號順序上架存放，對于熱門圖書或常用工具書可設(shè)置專門的展示區(qū)域。五、檔案圖書資料的借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要可借閱檔案圖書資料，但需填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案資料，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案圖書資料的，需提交正式申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意，并簽訂保密協(xié)議后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱期限1.一般檔案資料的借閱期限為[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案資料的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長不得超過[X]個工作日。3.圖書借閱期限為[X]天，到期應(yīng)及時歸還。（三）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱資料名稱及編號、歸還時間等信息。2.借閱人歸還資料時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在借閱登記臺賬上簽字注銷。（四）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案圖書資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)保持資料的整潔，不得在資料上隨意批注、圈畫。3.如需在借閱的資料上進(jìn)行復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案圖書資料的保管與維護(hù)（一）保管責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案圖書資料的日常保管工作，定期對資料進(jìn)行檢查、清點，確保資料的安全。2.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案圖書資料的存放位置和內(nèi)容，能夠及時準(zhǔn)確地提供借閱服務(wù)。（二）維護(hù)措施1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.定期對檔案圖書資料進(jìn)行除塵、消毒，防止蟲害、霉變等情況發(fā)生。3.對損壞或老化的檔案圖書資料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更新，確保資料的完整性。（三）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。3.加強(qiáng)對檔案圖書資料的保密管理，防止信息泄露。對于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。七、檔案圖書資料的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定：根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定。對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時予以銷毀。2.圖書鑒定：對于陳舊、破損、內(nèi)容過時且無保留價值的圖書，可進(jìn)行鑒定銷毀。（二）鑒定程序1.成立檔案圖書資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表及公司領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案圖書資料進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定其是否具有保存價值。3.對于確定需要銷毀的檔案圖書資料，鑒定小組應(yīng)填寫檔案圖書資料銷毀審批表，注明銷毀原因、資料名稱及編號等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀方式1.檔案銷毀：采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員等信息。2.圖書銷毀：可采取捐贈、廢品回收等方式進(jìn)行處理，但需確保圖書內(nèi)容不會造成不良影響。對于涉及公司機(jī)密的圖書，應(yīng)按照檔案銷毀要求進(jìn)行處理。（四）銷毀監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀監(jiān)督工作，確