PAGE學(xué)生個(gè)人電子檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了規(guī)范學(xué)生個(gè)人電子檔案的管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生個(gè)人電子檔案的管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和教育部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。3.保密性原則：對(duì)學(xué)生個(gè)人電子檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.完整性原則：全面收集學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活等各方面的相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容完整。5.便利性原則：建立便捷的檔案管理系統(tǒng)，方便檔案的查詢、使用和更新。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息包括學(xué)生的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話等。（二）學(xué)籍信息1.入學(xué)信息：錄取通知書(shū)、入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片等。2.學(xué)習(xí)成績(jī)：各學(xué)期的課程成績(jī)、考試成績(jī)、補(bǔ)考成績(jī)等。3.學(xué)籍變動(dòng)：休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等相關(guān)手續(xù)及記錄。（三）獎(jiǎng)懲情況1.校內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)：三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎(jiǎng)學(xué)金、各類競(jìng)賽獲獎(jiǎng)等。2.校內(nèi)處分：警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、留校察看、開(kāi)除學(xué)籍等處分決定及相關(guān)材料。3.校外獎(jiǎng)勵(lì)與處分：獲得的校外榮譽(yù)、受到的校外處罰等信息。（四）綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)1.思想道德：思想政治表現(xiàn)、道德品質(zhì)評(píng)價(jià)等。2.學(xué)業(yè)水平：學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新精神等方面的評(píng)價(jià)。3.身心健康：體育鍛煉、心理健康狀況等記錄。4.社會(huì)實(shí)踐：參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、志愿服務(wù)等情況。（五）畢業(yè)信息1.畢業(yè)鑒定：畢業(yè)時(shí)的綜合鑒定意見(jiàn)。2.學(xué)位授予：學(xué)位證書(shū)編號(hào)及授予情況。3.畢業(yè)證書(shū)：畢業(yè)證書(shū)編號(hào)及相關(guān)信息。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新生入學(xué)時(shí)，由學(xué)校招生部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的基本信息，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立學(xué)生個(gè)人電子檔案的初始記錄。2.各教學(xué)單位負(fù)責(zé)組織教師及時(shí)錄入學(xué)生的課程成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)等信息。（二）檔案收集1.學(xué)生在校期間，如獲得獎(jiǎng)勵(lì)、處分等相關(guān)材料，由頒發(fā)部門或作出決定的部門及時(shí)將材料原件或復(fù)印件提交至學(xué)校檔案管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)審核后錄入電子檔案系統(tǒng)。2.學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐、志愿服務(wù)等活動(dòng)的相關(guān)證明材料，由活動(dòng)組織部門收集整理后交至學(xué)校檔案管理部門。3.學(xué)生個(gè)人如需補(bǔ)充或更新檔案信息，應(yīng)向所在班級(jí)輔導(dǎo)員提出申請(qǐng)，經(jīng)審核后由輔導(dǎo)員協(xié)助其完成信息錄入。四、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生個(gè)人電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌管理全校學(xué)生個(gè)人電子檔案，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。5.監(jiān)督檢查各教學(xué)單位和相關(guān)部門的檔案收集、整理、錄入工作。（二）教學(xué)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位學(xué)生個(gè)人電子檔案信息的收集、整理和審核工作。2.督促教師及時(shí)準(zhǔn)確地錄入學(xué)生的課程成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)等信息。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。（三）輔導(dǎo)員職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)學(xué)生正確填寫個(gè)人基本信息，協(xié)助學(xué)生完成檔案信息的錄入和更新。2.及時(shí)收集學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐等相關(guān)材料，并提交至學(xué)校檔案管理部門。3.關(guān)注學(xué)生檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與學(xué)校檔案管理部門溝通解決。五、檔案存儲(chǔ)與安全（一）存儲(chǔ)方式1.采用安全可靠的服務(wù)器存儲(chǔ)學(xué)生個(gè)人電子檔案信息，確保數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性和可訪問(wèn)性。2.定期對(duì)服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）安全措施1.建立嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理制度，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的訪問(wèn)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全意識(shí)培訓(xùn)，提高其安全防范能力。六、檔案查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查詢自己的電子檔案信息，可通過(guò)學(xué)校檔案管理系統(tǒng)或指定的查詢渠道進(jìn)行查詢。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查詢學(xué)生檔案信息的，需填寫查詢申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)提供查詢服務(wù)。3.校外單位或個(gè)人因特殊原因需要查詢學(xué)生檔案信息的，必須出具正式的查詢函，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。（二）使用規(guī)定1.檔案信息的使用必須嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。2.如需復(fù)印或打印學(xué)生檔案信息，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.對(duì)查詢和使用檔案信息過(guò)程中獲取的信息，應(yīng)妥善保管和使用，不得擅自傳播或篡改。七、檔案更新與維護(hù)（一）更新內(nèi)容1.學(xué)生基本信息發(fā)生變更時(shí)，如姓名、性別、身份證號(hào)碼、家庭住址等，應(yīng)及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門提交變更申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)審核后進(jìn)行信息更新。2.學(xué)生的課程成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等信息如有變動(dòng)，相關(guān)部門或教師應(yīng)及時(shí)將最新信息錄入檔案管理系統(tǒng)。（二）維護(hù)要求1.檔案管理部門定期對(duì)學(xué)生個(gè)人電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)異常情況。3.根據(jù)學(xué)校發(fā)展和管理需要，適時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容和管理流程，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.學(xué)生畢業(yè)離校后，其電子檔案在規(guī)定的保管期限屆滿后，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審核，確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因特殊原因需要提前銷毀檔案的，必須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）銷毀程序1.檔案管理部門制定檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息。2.組織相關(guān)人員對(duì)銷毀清單進(jìn)行審核，確保清單內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.采用安全可靠的方式對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，如數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)等，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，由專人負(fù)責(zé)保管，保存期限與檔案保管期限相同。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校建立學(xué)生個(gè)人電子檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受師生和社會(huì)對(duì)檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、存儲(chǔ)、查詢、使用、更新、維護(hù)和銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。3.各部門和人員在檔案管理工作中的職責(zé)履行情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的