PAGE綜合行政執(zhí)法檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強綜合行政執(zhí)法檔案庫房的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在綜合行政執(zhí)法工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于綜合行政執(zhí)法部門檔案庫房的管理工作，包括各類執(zhí)法文書檔案、案件卷宗、證據(jù)材料、文件資料等的存儲與保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案庫房由專門的檔案管理部門負責統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則：合理規(guī)劃檔案存儲布局，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實施。2.對檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作進行指導和監(jiān)督。3.負責檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、溫濕度控制等。4.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案賬實相符。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理工作。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質量。3.做好檔案的存儲保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤服務。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。（三）其他部門職責1.各業(yè)務部門負責本部門執(zhí)法檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關工作。2.提供必要的檔案管理工作條件和支持，確保檔案管理工作順利開展。三、檔案庫房建設與設施設備（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好、交通便利的地點，遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放場所。2.庫房應分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應保持適當?shù)木嚯x，避免相互干擾。3.檔案存儲區(qū)應根據(jù)檔案類別、保管期限等進行合理劃分，設置不同的檔案架（柜），并標明存放檔案的類別和范圍。（二）庫房設施設備1.配備必要的安全防護設施，如防盜門窗、監(jiān)控設備、報警裝置等，確保庫房安全。2.安裝溫濕度調節(jié)設備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.配備防火、防潮、防蟲、防鼠等設施，如滅火器、除濕機、防蟲藥品、防鼠板等。4.提供必要的照明設備，確保庫房內光線充足，便于檔案的查閱和整理。5.配備檔案存儲架（柜）、裝訂設備、電腦、打印機、復印機等辦公設備，滿足檔案管理工作需要。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各業(yè)務部門應按照檔案管理要求，及時將本部門在執(zhí)法過程中形成的各類文件材料收集齊全，整理后移交檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括執(zhí)法文書、案件卷宗、證據(jù)材料、審批文件、會議記錄、工作總結等與綜合行政執(zhí)法工作相關的各類資料。3.檔案收集應遵循完整性、準確性、系統(tǒng)性原則，確保檔案內容真實、完整、有效。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進行分類整理，按照檔案類別、年度、保管期限等進行編號和編目。2.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固，便于查閱和保管。3.編制檔案目錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。五、檔案存儲與保管（一）檔案上架1.按照檔案分類編號順序，將檔案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找。2.檔案應存放在專門的檔案架（柜）內，不得隨意堆放。3.不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，并有明顯的標識。（二）保管期限劃分1.綜合行政執(zhí)法檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值、法律意義和長期查考利用價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為15年以下。（三）日常保管檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的保管狀況、存儲環(huán)境、溫濕度等。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.對檔案存儲環(huán)境進行日常監(jiān)測，記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常應及時調整。（四）檔案安全管理1.嚴格執(zhí)行檔案庫房安全管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。2.加強庫房的安全保衛(wèi)工作，確保庫房門窗關閉，鑰匙專人保管。3.定期對庫房安全設施設備進行檢查維護，確保其正常運行。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期投放防蟲藥品、放置防鼠板等。5.嚴禁在庫房內吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本部門工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的查閱區(qū)內進行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應提前向檔案管理部門提交《檔案借閱申請表》，說明借閱目的、內容、期限等，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，報經檔案管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、復印、傳播檔案內容，并確保檔案安全。5.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和法律意義，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核，報經本部門主要領導批準后，方可進行檔案銷毀。2.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派員監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息完全銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門負責人。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱人次、利用效果等。3.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應定期上報檔案管理部門負責人，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。（二）檔案移交1.檔案管理部門應按照國家有關規(guī)定，定期將到期的檔案向同級國家綜合檔案館移交。