PAGE旅行社旅游檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)旅行社旅游檔案管理，確保旅游檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高旅行社的服務(wù)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本旅行社實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本旅行社在經(jīng)營活動中形成的各類旅游檔案，包括但不限于團(tuán)隊(duì)檔案、散客檔案、供應(yīng)商檔案、客戶檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：旅游檔案由旅行社指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映旅行社的經(jīng)營活動和業(yè)務(wù)往來，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及旅行社商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，隸屬于旅行社行政管理部門，負(fù)責(zé)旅游檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。（二）職責(zé)1.制定和完善旅游檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)旅游檔案的日常收集、整理和歸檔工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。3.建立檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、借閱、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保存。5.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.為旅行社各部門提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，協(xié)助各部門利用檔案開展工作。7.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.團(tuán)隊(duì)檔案：包括團(tuán)隊(duì)行程安排、合同協(xié)議、游客名單、導(dǎo)游委派單、服務(wù)質(zhì)量反饋表等。2.散客檔案：包括散客預(yù)訂信息、行程安排、合同協(xié)議、游客信息等。3.供應(yīng)商檔案：包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、合作協(xié)議、報價單、服務(wù)質(zhì)量評估等。4.客戶檔案：包括客戶基本信息、旅游消費(fèi)記錄、投訴處理記錄等。5.其他檔案：包括旅行社內(nèi)部文件、會議記錄、培訓(xùn)資料、市場調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案的及時性。2.移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整，簽字手續(xù)完備，符合檔案管理要求。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，如團(tuán)隊(duì)檔案、散客檔案、供應(yīng)商檔案、客戶檔案等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于快速查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬釘或塑料夾。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案類別和編號順序存放于檔案庫房。2.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤。（二）保管期限1.團(tuán)隊(duì)檔案、散客檔案、客戶檔案等與旅游業(yè)務(wù)直接相關(guān)的檔案，保管期限為[X]年。2.供應(yīng)商檔案、旅行社內(nèi)部文件、會議記錄等檔案，保管期限為[X]年。3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對重要的檔案應(yīng)采取備份措施，如電子備份或異地存放，防止檔案丟失或損壞。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房的安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍旅行社各部門在開展業(yè)務(wù)活動、處理投訴糾紛、進(jìn)行市場調(diào)研等工作中，可根據(jù)需要查閱和利用相關(guān)檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門對《檔案借閱申請表》進(jìn)行審核，同意借閱的，在申請表上簽字蓋章，并登記借閱信息。3.借閱人憑《檔案借閱申請表》到檔案庫房領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱注意事項(xiàng)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出旅行社辦公區(qū)域。3.利用檔案時，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案利用完畢后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，不得擅自留存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織旅行社相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。3.對涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛、歷史資料等具有長期保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限或永久保存。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，并經(jīng)旅行社負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立旅行社旅游檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將整理好的檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和有效性。（三）信息安全與保密1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.對涉及旅行社商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、傳輸?shù)却胧?，確保信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.旅行社行政管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行自查自糾，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）考核評價1.制定檔案管理工作考核評價標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評價?？己藘?nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等工作的完成情況，以及檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況等?？己朔绞娇刹捎?/p>