PAGE檔案館進館范圍制度細則總則制定目的本制度細則旨在明確規(guī)定本公司/組織各類檔案的進館范圍，確保檔案資源的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，為公司/組織的各項工作提供可靠的信息支持和歷史憑證，同時保障檔案的安全保管與有效利用。適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案，包括但不限于紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等?；驹瓌t1.真實性原則：進館檔案必須是真實反映公司/組織工作活動實際情況的原始記錄，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺，涵蓋工作的全過程。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對進館檔案進行科學分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性。4.價值性原則：進館檔案應具有一定的保存價值，能夠為公司/組織的決策、管理、研究等提供參考依據(jù)。進館檔案的分類與范圍行政管理類檔案1.公司/組織設立、變更、注銷等相關文件：包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、變更登記申請書及批復、注銷登記證明等。2.會議文件：各類工作會議、董事會會議、股東會會議等形成的通知、議程、報告、決議、紀要等文件材料。3.內(nèi)部管理制度：公司/組織制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定、細則等，如考勤制度、財務制度、人事制度、保密制度等。4.工作計劃與總結：年度、季度、月度工作計劃、總結，專項工作規(guī)劃、總結等。5.行政事務文件：上級機關來文、下級機關請示與報告、內(nèi)部工作請示與批復、函件、介紹信、證明信等。6.印章管理文件：印章啟用、變更、停用的相關文件及印章使用登記記錄。7.資質證書與榮譽文件：公司/組織獲得的各類資質證書、榮譽證書、獎狀等相關文件材料。人事管理類檔案1.員工基本信息：員工入職登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、專業(yè)技術資格證書復印件、勞動合同等。2.員工培訓與發(fā)展：培訓計劃、培訓記錄、培訓證書、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等相關文件。3.員工考核與獎懲：績效考核方案、考核結果記錄、獎懲決定、表彰獎勵證書、違紀處分文件等。4.人事任免文件：干部任免通知、任職文件、免職文件等。5.薪酬福利文件：工資發(fā)放表、獎金分配方案、福利政策文件、社保繳納記錄等。6.員工離職文件：離職申請、離職審批表、離職交接清單等。財務管理類檔案1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、轉賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬等。3.財務報表：月度、季度、年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財務預算與決算文件：年度財務預算報告、預算執(zhí)行情況分析報告、年度財務決算報告等。5.財務審計文件：內(nèi)部審計報告、外部審計報告、審計整改文件等。6.稅務文件：納稅申報表、稅務發(fā)票存根聯(lián)、稅務審計報告等。業(yè)務經(jīng)營類檔案1.市場調研與分析文件：市場調研報告、行業(yè)分析報告、競爭對手分析報告等。2.銷售與營銷文件：銷售合同、訂單、銷售計劃、促銷活動方案、客戶信息資料等。3.采購與供應鏈文件：采購合同、采購訂單、供應商評估報告、庫存管理記錄等。4.生產(chǎn)與質量管理文件：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、質量檢驗報告、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)設備維護記錄等。5.項目管理文件：項目立項申請書、項目可行性研究報告、項目實施方案、項目進度報告、項目驗收報告等。6.客戶服務文件：客戶投訴記錄、客戶反饋意見、售后服務報告等?？萍佳邪l(fā)類檔案1.科研項目立項文件：項目申請書、立項批復、項目合同等。2.科研項目研究過程文件：實驗方案、實驗記錄、研究報告、技術總結、學術論文發(fā)表情況等。3.科研成果文件：專利證書、軟件著作權登記證書、科技成果鑒定證書、科技獎勵證書等。4.技術標準與規(guī)范文件：公司/組織制定的技術標準、行業(yè)標準、操作規(guī)程等。聲像檔案1.照片檔案：反映公司/組織重要活動、工作場景、領導視察、會議等的照片，包括數(shù)碼照片和沖洗照片。2.錄像檔案：公司/組織重大活動、會議、培訓、產(chǎn)品宣傳等的錄像資料，如光盤、磁帶等。3.錄音檔案：重要會議、講座、訪談等的錄音資料。電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件：電子公文、電子報表、電子文檔等。2.業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件：如銷售系統(tǒng)數(shù)據(jù)、財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。3.電子郵件：涉及公司/組織重要工作、業(yè)務往來的電子郵件。進館檔案的質量要求內(nèi)容完整檔案應包含文件的正文、附件、批示、簽批意見等完整內(nèi)容，確保能夠全面反映相關工作活動的全貌。格式規(guī)范1.紙質檔案：文件格式應符合國家公文格式標準，紙張大小、字體、排版等應規(guī)范統(tǒng)一。2.電子檔案：應采用通用的文件格式，如.doc、.xls、.pdf等，并確保文件的可讀性和可編輯性。同時，電子檔案應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，便于查找和管理。簽字蓋章齊全檔案中的文件應具備相關人員的簽字、蓋章，確保文件真實有效。字跡清晰紙質檔案的字跡應清晰可辨，不得有褪色、模糊、污損等情況。對于電子檔案，應保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性，避免出現(xiàn)亂碼、丟失等問題。進館檔案的整理與編目整理原則按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，遵循分類科學、排列有序原則進行整理。分類方法根據(jù)本制度第二章進館檔案的分類與范圍，采用年度機構（問題）保管期限的分類方法進行整理。排列順序1.行政管理類檔案：按照文件的重要程度、時間順序進行排列。2.人事管理類檔案：按照員工類別、時間順序進行排列。3.財務管理類檔案：按照會計年度、類別進行排列。4.業(yè)務經(jīng)營類檔案：按照業(yè)務活動的類別、時間順序進行排列。5.科技研發(fā)類檔案：按照科研項目的類別、時間順序進行排列。6.聲像檔案：按照照片、錄像、錄音的類別，結合時間順序進行排列。7.電子檔案：按照電子文件的類別、時間順序進行排列，并建立相應的目錄索引。編目要求1.編制卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目，確保卷內(nèi)文件的準確查找。2.編制案卷目錄：案卷目錄應包括案卷號、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、備注等項目，全面反映檔案的基本情況。3.編制全宗卷：全宗卷是對本公司/組織檔案管理活動的記錄，應包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的文件材料，如檔案管理制度、檔案移交清單、檔案銷毀清冊、檔案利用登記等。進館檔案的移交與接收移交部門職責1.各部門應指定專人負責檔案的整理和移交工作，確保檔案符合進館要求。2.在檔案移交前，對檔案進行全面核對，確保檔案的準確性和完整性。3.填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。接收部門職責1.檔案管理部門應安排專人負責接收檔案，對移交的檔案進行認真審核，檢查檔案的質量是否符合要求。2.對符合進館要求的檔案，及時辦理接收手續(xù)，并按照規(guī)定進行整理、編目和上架保管。3.對不符合進館要求的檔案，應及時通知移交部門進行整改，直至符合要求為止。移交時間各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的應進館檔案移交至檔案管理部門。對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時移交。移交方式檔案移交一般采用紙質檔案與電子檔案同時移交的方式。紙質檔案應裝訂成冊，一式兩份；電子檔案應存儲在移動存儲設備或按照規(guī)定的存儲路徑進行移交，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。進館檔案的保管與保護保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、溫濕度控制設備、消防設備、防蟲藥品、消毒設備等，定期對設備進行維護和檢查，確保設備正常運行。保管期限根據(jù)檔案的價值和性質，確定不同檔案的保管期限，一般分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。定期檢查檔案管理部門應定期對進館檔案進行檢查，每年至少進行[次數(shù)]次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。數(shù)字化處理與備份對重要的檔案應進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行定期備份，以防止檔案原件損壞或丟失。數(shù)字化檔案應與紙質檔案保持一致，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。進館檔案的利用與保密利用原則遵循方便利用、服務公司/組織發(fā)展的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，積極為公司/組織各部門和員工提供檔案利用服務。利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，方可查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]天，到期應及時歸還。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可以提供檔案的復印件。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。保密措施1.檔案管理部門應建立嚴格的檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采