PAGE深圳市檔案管理制度改革一、總則（一）改革背景隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和社會(huì)治理的不斷創(chuàng)新，深圳市檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。為適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化水平，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾，特制定本檔案管理制度改革方案。（二）改革目標(biāo)通過(guò)改革，建立健全適應(yīng)深圳市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求的檔案管理制度體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、智能化，提高檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率，為城市治理體系和治理能力現(xiàn)代化提供有力支撐。（三）適用范圍本方案適用于深圳市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等各類組織的檔案管理工作。二、檔案管理體制（一）管理機(jī)構(gòu)成立深圳市檔案管理局，作為全市檔案管理工作的主管部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、指導(dǎo)監(jiān)督全市檔案管理工作。各單位設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理局職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家、省有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全市檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。指導(dǎo)、監(jiān)督全市各級(jí)各類組織的檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。負(fù)責(zé)接收、征集、整理、保管全市重要檔案資料，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為社會(huì)提供檔案服務(wù)。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。依法查處檔案違法行為，維護(hù)檔案安全和完整。2.各單位檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及本單位的檔案管理制度。負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作，確保檔案的真實(shí)、完整、安全。定期向檔案管理局報(bào)送檔案工作情況，接受檔案管理局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。組織開(kāi)展本單位檔案信息化建設(shè)，配合檔案管理局推進(jìn)全市檔案信息資源共享。三、檔案收集與整理（一）收集范圍各單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，全面收集反映本單位職能活動(dòng)、業(yè)務(wù)工作和歷史發(fā)展的各種門類和載體的檔案資料，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、真實(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性和可靠性。3.對(duì)重要的會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行同步收集、全程跟蹤。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類整理，采用“件”裝訂、編目等方法。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立完整的項(xiàng)目檔案體系。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案全宗。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間、載體等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息。6.電子檔案按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理規(guī)定進(jìn)行整理，實(shí)行元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。各單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，確保檔案的有效利用和安全保存。（三）檔案鑒定定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成鑒定小組，按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（四）檔案數(shù)字化加快推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建立健全電子檔案?jìng)浞?、存?chǔ)、利用等管理制度。五、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，最大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)檔案信息的需求。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，須經(jīng)本單位檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱、利用檔案，須按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案：利用者可到檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案原件或數(shù)字化副本。2.借閱檔案：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、清晰，與原件一致。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)利用檔案的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案利用情況可追溯。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立全市統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和智能化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)涵蓋檔案收集、整理、保管利用等全過(guò)程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)流程的信息化、自動(dòng)化。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：整合全市各級(jí)各類組織的檔案數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。3.檔案數(shù)字化加工：按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案資源庫(kù)。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等工作，確保檔案信息安全。（三）運(yùn)行管理檔案信息管理平臺(tái)建成后，應(yīng)制定完善的運(yùn)行管理制度，明確系統(tǒng)管理員、檔案錄入員、審核員等崗位職責(zé)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的培訓(xùn)和宣傳，提高檔案管理人員的信息化水平和利用者的檔案信息意識(shí)。七、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體檔案管理局負(fù)責(zé)對(duì)全市各級(jí)各類組織的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的規(guī)范程度。3.檔案信息化建設(shè)進(jìn)展情況。4.檔案安全保障措施落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理局每年定期組織對(duì)全市各級(jí)各類組織的檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域、重點(diǎn)單位的檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。3.日常巡查：檔案管理部門對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（四）問(wèn)題整改對(duì)