PAGE財務(wù)檔案室規(guī)章制度上墻一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的財務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財務(wù)檔案：指公司在各項財務(wù)活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，以及與財務(wù)工作相關(guān)的各類文件、合同、報表、審批資料等。2.財務(wù)檔案室：指公司設(shè)立的專門用于存放和保管財務(wù)檔案的場所。二、檔案管理職責（一）財務(wù)部門職責1.負責財務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交工作。2.按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，定期對財務(wù)檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.建立健全財務(wù)檔案管理制度，明確檔案管理人員職責，組織開展檔案管理培訓，提高財務(wù)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。4.負責財務(wù)檔案的查閱、借閱登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，確保檔案資料的安全。5.對已超過保管期限的財務(wù)檔案，提出銷毀意見，按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）檔案管理部門職責1.負責指導、監(jiān)督財務(wù)檔案管理工作，定期對財務(wù)檔案管理情況進行檢查，確保檔案管理工作符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.提供必要的檔案保管設(shè)施和條件，確保財務(wù)檔案室的安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能。3.協(xié)助財務(wù)部門做好財務(wù)檔案的移交、接收工作，并按照檔案管理規(guī)定進行妥善保管。（三）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門財務(wù)文件資料的收集、整理，并及時移交財務(wù)部門。2.在財務(wù)檔案管理工作中，應積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財務(wù)報告：月度、季度、年度財務(wù)報表及附注，財務(wù)分析報告等。4.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅務(wù)發(fā)票領(lǐng)用存登記簿等。5.銀行資料：開戶許可證、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、貸款合同等。6.合同協(xié)議：與財務(wù)相關(guān)的各類合同，如銷售合同、采購合同、借款合同、租賃合同等。7.財務(wù)審批文件：費用報銷審批單、資金支付審批單、預算審批文件等。8.其他財務(wù)資料：財務(wù)制度、財務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)、財務(wù)檔案移交清冊等。（二）收集要求1.財務(wù)人員應及時收集本崗位工作中形成的各類財務(wù)資料，確保資料的完整性和準確性。2.對于外來的財務(wù)文件，如發(fā)票、銀行對賬單等，應在收到后及時進行核對、整理，并妥善保管。3.各部門應在規(guī)定時間內(nèi)將涉及財務(wù)的文件資料移交財務(wù)部門，不得積壓或擅自銷毀。（三）整理方法1.會計憑證應按照編號順序，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并折疊整齊，確保憑證內(nèi)容完整、字跡清晰。2.會計賬簿應按照科目順序進行排列，每本賬簿應編制目錄，注明科目名稱、頁碼等信息。3.財務(wù)報告應按照年度、季度、月度順序進行整理，裝訂成冊，并編制封面，注明報告名稱、年度、季度、月度等信息。4.稅務(wù)資料、銀行資料、合同協(xié)議等應按照類別進行分類整理，每類資料應編制目錄，注明資料名稱、日期、編號等信息。5.財務(wù)審批文件應按照審批時間順序進行整理，裝訂成冊，并編制封面，注明文件名稱、審批期間等信息。四、檔案裝訂與保管（一）裝訂要求1.會計憑證應使用統(tǒng)一規(guī)格的憑證封面和封底，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.會計賬簿應使用硬皮封面，采用線裝方式進行裝訂，裝訂時應注意賬簿頁面的平整，不得有折角、缺頁等情況。3.財務(wù)報告、稅務(wù)資料、銀行資料、合同協(xié)議、財務(wù)審批文件等應根據(jù)資料厚度和數(shù)量，采用適當?shù)难b訂方式，如膠裝、打孔裝訂等，確保裝訂牢固、便于查閱。（二）保管期限1.會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算資料的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或30年。2.稅務(wù)資料、銀行資料、合同協(xié)議、財務(wù)審批文件等其他財務(wù)資料的保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般不少于5年。（三）保管方式1.財務(wù)檔案應存放在專門的財務(wù)檔案室，檔案室應配備必要的檔案柜、貨架等保管設(shè)備，并保持室內(nèi)清潔、干燥、通風良好。2.財務(wù)檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，每個檔案柜、貨架應標明存放檔案的類別、年度、起止日期等信息，便于查找和管理。3.對于電子財務(wù)檔案，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，同時建立電子檔案索引目錄，便于查閱和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案時，應填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務(wù)部門負責人審批。2.財務(wù)部門應指定專人負責接待查閱人員，并按照審批后的查閱申請表提供相應的檔案資料。查閱人員應在財務(wù)檔案室指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。3.查閱財務(wù)檔案時，查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改標記、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應及時向財務(wù)部門報告。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案資料歸還財務(wù)部門，并在《財務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)檔案時，應填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務(wù)部門負責人審批。2.財務(wù)部門負責人應根據(jù)借閱申請的內(nèi)容和實際情況進行審批，對于涉及重要財務(wù)信息或機密文件的借閱申請，應嚴格審查，必要時可報公司領(lǐng)導批準。3.借閱人員應持審批后的《財務(wù)檔案借閱申請表》到財務(wù)檔案室辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向財務(wù)部門提出申請，并經(jīng)財務(wù)部門負責人批準。4.借閱人員應妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大借閱范圍，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應及時向財務(wù)部門報告，并承擔相應的賠償責任。5.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如未能按時歸還，應提前向財務(wù)部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，財務(wù)部門有權(quán)采取相應措施，如停止借閱權(quán)限、追究責任等。六、檔案移交與銷毀（一）移交規(guī)定1.財務(wù)部門應按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理要求，定期將已保管期滿的財務(wù)檔案移交檔案管理部門。移交時，應編制《財務(wù)檔案移交清冊》，詳細注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并由交接雙方簽字確認。2.檔案管理部門在接收財務(wù)檔案時，應認真核對《財務(wù)檔案移交清冊》內(nèi)容，對移交的檔案資料進行清點、檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與財務(wù)部門溝通解決。3.財務(wù)檔案移交后，財務(wù)部門應將相關(guān)檔案管理工作的責任一并移交檔案管理部門，檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定對移交的財務(wù)檔案進行妥善保管。（二）銷毀規(guī)定1.對于已超過保管期限且無保存價值的財務(wù)檔案，財務(wù)部門應提出銷毀意見，并編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《財務(wù)檔案銷毀清冊》應經(jīng)財務(wù)部門負責人審核、公司領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀財務(wù)檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應認真核對《財務(wù)檔案銷毀清冊》內(nèi)容，確保銷毀的檔案資料與清冊一致。銷毀過程中，應采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在《財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司領(lǐng)導。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)檔案的電子化存儲、檢索、查閱和借閱等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，保障財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的安全、完整和保密。（二）信息化管理措施1.財務(wù)部門應按照公司信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步推進財務(wù)檔案的電子化管理工作，將紙質(zhì)財務(wù)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案索引目錄，便于查閱和管理。2.電子檔案應按照財務(wù)檔案的分類標準進行分類存儲，存儲格式應符合國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理要求，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.建立財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理制度，明確不同人員的操作權(quán)限，確保財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的安全。系統(tǒng)操作人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得擅自修改、刪除或泄露財務(wù)檔案數(shù)據(jù)。4.定期對財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。同時，做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司審計部門負責對財務(wù)檔案管理工作進行定期審計和監(jiān)督檢查，確保財務(wù)檔案管理工作符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.財務(wù)部門應定期對本部門財務(wù)檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.財務(wù)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、裝訂、保管、查閱、借閱、移交、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.財務(wù)檔案的完整性和準確性，檢查檔案資料是否齊全、完整，是否存在涂改、偽造、丟失等情況。3.財務(wù)檔案的保管條件和安全措施，檢查檔案室的設(shè)施設(shè)備是否完好，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能。4.財務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，檢查系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)備份情況。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門或財務(wù)部門應及時下達整改通知書，要求責