PAGE信息化項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息化項目檔案管理，確保信息化項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司信息化建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有信息化項目的檔案管理，包括但不限于軟件開發(fā)項目、系統(tǒng)集成項目、信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目等。（三）定義1.信息化項目檔案：指在信息化項目建設(shè)過程中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料，包括項目規(guī)劃、需求分析、設(shè)計文檔、測試報告、用戶手冊、技術(shù)文檔、合同協(xié)議、會議紀要、項目總結(jié)等。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的負責(zé)檔案管理工作的部門，負責(zé)信息化項目檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.項目負責(zé)人：指負責(zé)信息化項目實施的人員，負責(zé)組織項目文檔的形成、收集和整理工作，并對項目文檔的質(zhì)量和完整性負責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：信息化項目檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全過程管理原則：檔案管理工作貫穿于信息化項目的全過程，從項目立項開始，同步進行檔案的收集、整理和歸檔工作。3.真實性和完整性原則：項目文檔應(yīng)真實反映項目建設(shè)的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得擅自修改、偽造或銷毀檔案。4.保密性原則：對于涉及公司機密的信息化項目檔案，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善信息化項目檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)信息化項目檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立信息化項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案的檢索和利用效率。4.定期對信息化項目檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對信息化項目檔案進行鑒定和銷毀工作。7.組織開展信息化項目檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案管理意識和技能。（二）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)組織本項目文檔的形成、收集和整理工作，確保項目文檔的質(zhì)量和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時將項目文檔提交歸檔，并協(xié)助檔案管理部門進行檔案的整理和編目工作。3.對項目文檔的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負責(zé)，不得擅自修改、偽造或銷毀項目文檔。4.在項目驗收前，負責(zé)組織對項目文檔進行自查，確保項目文檔符合驗收要求。5.配合檔案管理部門做好項目檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門信息化項目文檔的收集和整理工作，并定期將文檔提交給項目負責(zé)人。2.在項目實施過程中，各部門應(yīng)積極配合項目負責(zé)人和檔案管理部門的工作，確保項目文檔的及時形成和歸檔。3.各部門應(yīng)嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制或銷毀信息化項目檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目立項階段：項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、項目預(yù)算書等。2.需求分析階段：需求調(diào)研文檔、需求規(guī)格說明書、需求變更記錄等。3.設(shè)計階段：系統(tǒng)總體設(shè)計文檔、詳細設(shè)計文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔、界面設(shè)計文檔等。4.開發(fā)階段：代碼清單、測試計劃、測試用例、測試報告、開發(fā)日志等。5.系統(tǒng)集成階段：系統(tǒng)集成方案、集成測試報告、接口文檔等。6.試運行階段：試運行報告、用戶反饋意見等。7.驗收階段：驗收申請報告、驗收方案、驗收報告、項目總結(jié)等。8.其他相關(guān)文檔：項目合同協(xié)議、會議紀要、來往信函、培訓(xùn)資料、用戶手冊、操作指南等文件材料。（二）收集要求1.項目文檔應(yīng)隨項目進度同步形成，確保文檔的及時性和準(zhǔn)確性。2.項目文檔應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和模板，保證文檔的規(guī)范性和一致性。3.項目文檔應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，確保文檔的有效性。4.項目負責(zé)人應(yīng)定期對項目文檔進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）整理方法1.按照項目階段和文檔類型對項目文檔進行分類，建立分類目錄。2.對每份文檔進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編制文檔目錄，目錄應(yīng)包括文檔編號、文檔名稱、文檔日期、文檔來源等信息。4.對文檔進行裝訂和編目，編目應(yīng)包括文檔編號、文檔名稱、文檔日期、文檔來源、保管期限等信息。四、檔案保管與存儲（一）保管期限信息化項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為10年至50年。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至5年。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)進行加密存儲，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問和篡改。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不泄露。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，不得擅自擴大利用范圍。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱信息化項目檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因工作需要借閱信息化項目檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制信息化項目檔案的部分內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容和用途，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用要求1.檔案利用人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。2.檔案利用人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。3.檔案利用人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案的查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息進行詳細記錄。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行綜合判定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、項目負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人等組成，負責(zé)信息化項目檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對信息化項目檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)進行詳細登記，包括檔案編號、檔案名稱、檔案日期、檔案來源、保管期限等信息。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)出具檔案鑒定報告，報告應(yīng)包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷毀的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行銷毀。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，并由專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程。3.電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進行銷毀，并對銷毀情況進行記錄。4.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀人等信息，并由檔案管理部門負責(zé)人簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的信息化項目檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲、檢索和利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息的快速共享和有效利用。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司信息化項目檔案管理的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化和規(guī)范化。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立信息化項目檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.檔案數(shù)字化建設(shè)：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷利用。4.安全防護體系建設(shè)：建立檔案信息安全防護體系，采取數(shù)據(jù)加密、身份認證、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.檔案管