PAGE醫(yī)院保安檔案資料管理制度將一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院保安檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院保安部門(mén)及全體保安人員檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院保安檔案資料由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)集中管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映保安人員的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、考核情況等，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則：檔案資料的管理應(yīng)便于查詢(xún)、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息檔案1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證明材料：身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件等。3.入職材料：入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、入職體檢報(bào)告等。（二）工作經(jīng)歷檔案1.工作履歷：記錄保安人員在醫(yī)院及其他工作單位的工作起止時(shí)間、崗位名稱(chēng)、工作職責(zé)等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加各類(lèi)保安業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)、安全知識(shí)培訓(xùn)等的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)證書(shū)等。3.獎(jiǎng)懲記錄：對(duì)保安人員在工作中獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、處罰原因、處罰時(shí)間等。（三）考核檔案1.月度考核記錄：每月對(duì)保安人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，記錄考核結(jié)果、考核評(píng)語(yǔ)等。2.年度考核記錄：每年對(duì)保安人員進(jìn)行全面考核，包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面的評(píng)價(jià)，確定年度考核等級(jí)。3.專(zhuān)項(xiàng)考核記錄：針對(duì)保安人員在執(zhí)行特殊任務(wù)、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等方面的表現(xiàn)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)考核，記錄考核情況。（四）健康檔案1.定期體檢報(bào)告：保安人員每年進(jìn)行的身體健康檢查報(bào)告，包括各項(xiàng)體檢指標(biāo)、健康狀況評(píng)估等。2.職業(yè)病防治檔案：記錄保安人員在工作中接觸職業(yè)病危害因素的情況，以及相應(yīng)的防護(hù)措施和健康監(jiān)測(cè)記錄。（五）其他檔案1.應(yīng)急處置記錄：保安人員參與醫(yī)院應(yīng)急處置工作的記錄，包括事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、處置措施、處置結(jié)果等。2.投訴處理記錄：對(duì)患者及家屬關(guān)于保安人員的投訴進(jìn)行處理的記錄，包括投訴內(nèi)容、處理過(guò)程、處理結(jié)果等。3.其他與保安工作相關(guān)的重要資料，如工作照片、視頻資料等。三、檔案資料收集與整理（一）收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集保安人員的個(gè)人基本信息檔案、入職材料等。2.保安部門(mén)負(fù)責(zé)收集工作經(jīng)歷檔案、培訓(xùn)經(jīng)歷檔案、考核檔案、健康檔案等與保安工作相關(guān)的資料。3.各相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及保安人員的文件、資料、記錄等移交檔案管理部門(mén)，確保檔案資料的及時(shí)收集。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的整齊有序。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.建立檔案資料目錄，注明檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查詢(xún)和管理。四、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員按照檔案資料的類(lèi)別和時(shí)間順序，將整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，存入專(zhuān)門(mén)檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)按照檔案盒或文件夾的編號(hào)順序排列存放，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)電子檔案資料，應(yīng)按照文件名稱(chēng)、日期、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。（二）保管1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全條件，確保檔案資料的安全。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)電子檔案資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。4.根據(jù)檔案資料的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性和合法性，并做好銷(xiāo)毀記錄。五、檔案資料查詢(xún)與借閱（一）查詢(xún)1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)保安檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)內(nèi)容、查詢(xún)?cè)虻龋?jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查詢(xún)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供查詢(xún)結(jié)果。查詢(xún)結(jié)果應(yīng)僅限于申請(qǐng)查詢(xún)的內(nèi)容，不得泄露其他無(wú)關(guān)信息。3.涉及保安人員個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)本人同意，不得對(duì)外提供查詢(xún)。（二）借閱1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要借閱保安檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.涉及保安人員個(gè)人隱私的檔案資料，原則上不得借閱。如因特殊工作需要必須借閱的，應(yīng)經(jīng)保安人員本人書(shū)面同意，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。六、檔案資料保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)檔案資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查詢(xún)與借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。3.對(duì)涉及醫(yī)院安全保衛(wèi)工作機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，確保機(jī)密信息的安全。（二）安全保護(hù)1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案資料的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決。3.對(duì)電子檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。七、檔案資料信息化管理（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)1.醫(yī)院應(yīng)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)保安檔案資料的電子化管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料的類(lèi)別和格式要求，將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.對(duì)新產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)及時(shí)在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)更新和動(dòng)態(tài)管理。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行一次增量備份。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案資料的完整性和可用性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的信息安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，對(duì)不同用戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪(fǎng)問(wèn)檔案資料。2.安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案