PAGE本地檔案管理柜保養(yǎng)制度一、總則（一）目的為了確保本地檔案管理柜的正常使用，延長(zhǎng)其使用壽命，保證檔案資料的安全存儲(chǔ)，特制定本保養(yǎng)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有使用本地檔案管理柜的部門(mén)和人員。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定檔案管理柜保養(yǎng)計(jì)劃，并監(jiān)督執(zhí)行。定期檢查檔案管理柜的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并協(xié)調(diào)解決。2.使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理柜的日常清潔、維護(hù)和簡(jiǎn)單故障排查。按照規(guī)定正確使用檔案管理柜，不得隨意拆卸或損壞。3.維修部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理柜的專(zhuān)業(yè)維修和保養(yǎng)工作，及時(shí)處理較為復(fù)雜的故障。提供技術(shù)支持和培訓(xùn)，指導(dǎo)使用部門(mén)正確保養(yǎng)檔案管理柜。二、檔案管理柜的選型與配置（一）選型原則1.根據(jù)檔案存儲(chǔ)的實(shí)際需求，選擇合適規(guī)格、材質(zhì)和功能的檔案管理柜。2.優(yōu)先選用符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范的產(chǎn)品，確保質(zhì)量可靠。3.考慮檔案管理柜的安全性、耐用性、易維護(hù)性等因素。（二）配置要求1.根據(jù)檔案類(lèi)別、數(shù)量和使用頻率，合理配置檔案管理柜的數(shù)量和布局。2.確保檔案管理柜能夠滿(mǎn)足防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全要求。3.配備必要的標(biāo)識(shí)牌，明確檔案管理柜的存放區(qū)域和檔案類(lèi)別。三、檔案管理柜的日常保養(yǎng)（一）清潔1.定期對(duì)檔案管理柜進(jìn)行清潔，保持外觀整潔。使用干凈柔軟的濕布擦拭柜體表面，避免使用尖銳或粗糙的物品劃傷柜體。2.清理檔案管理柜內(nèi)部的灰塵和雜物，可使用吸塵器或毛刷進(jìn)行清理。3.對(duì)于檔案管理柜的拉手、鎖具等部件，要經(jīng)常擦拭，保持靈活順暢。（二）檢查1.每日檢查檔案管理柜的柜門(mén)、抽屜是否能夠正常開(kāi)關(guān)，如有卡頓或異常，及時(shí)調(diào)整或維修。2.定期檢查檔案管理柜的鎖具是否完好，如有損壞及時(shí)更換。確保鎖具能夠有效鎖住，防止檔案資料丟失。3.檢查檔案管理柜的柜體是否有變形、裂縫等情況，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.查看檔案管理柜的標(biāo)識(shí)是否清晰，如有模糊或損壞，及時(shí)更換。（三）維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理柜的軌道進(jìn)行潤(rùn)滑，可使用專(zhuān)用的潤(rùn)滑劑，確保抽屜和柜門(mén)拉動(dòng)順暢。2.檢查檔案管理柜的連接件是否松動(dòng)，如有松動(dòng)及時(shí)擰緊。3.對(duì)于木質(zhì)檔案管理柜，要注意防潮，可適當(dāng)放置干燥劑。同時(shí)，避免陽(yáng)光直射，防止柜體變形和褪色。4.金屬檔案管理柜如有生銹跡象，應(yīng)及時(shí)除銹并進(jìn)行防銹處理。四、檔案管理柜的定期保養(yǎng)（一）季度保養(yǎng)1.在每個(gè)季度末，對(duì)檔案管理柜進(jìn)行全面檢查和保養(yǎng)。2.除日常保養(yǎng)的清潔、檢查和維護(hù)工作外，還要對(duì)檔案管理柜的內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行檢查，確保各部件連接牢固。3.檢查檔案管理柜的密封性能，如有必要，進(jìn)行密封處理，防止灰塵和濕氣進(jìn)入。（二）年度保養(yǎng)1.每年年底，由維修部門(mén)對(duì)檔案管理柜進(jìn)行深度保養(yǎng)。2.對(duì)檔案管理柜進(jìn)行全面清潔，包括柜體表面、內(nèi)部、軌道、鎖具等各個(gè)部位。3.檢查檔案管理柜的整體性能，如承重能力、穩(wěn)定性等。如有問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行維修或加固。4.對(duì)檔案管理柜的外觀進(jìn)行檢查，如有掉漆、劃痕等情況，進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)漆。5.根據(jù)檔案管理柜的使用情況和磨損程度，對(duì)部分易損部件進(jìn)行更換。五、檔案管理柜的故障維修（一）故障報(bào)告1.使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)檔案管理柜出現(xiàn)故障后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)故障報(bào)告，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間和地點(diǎn)等信息。2.將故障報(bào)告提交給檔案管理部門(mén)，由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一安排維修。（二）維修流程1.檔案管理部門(mén)接到故障報(bào)告后，根據(jù)故障情況安排維修人員進(jìn)行維修。2.維修人員在接到維修任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)故障進(jìn)行診斷和維修。3.對(duì)于簡(jiǎn)單故障，維修人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)立即修復(fù)；對(duì)于較為復(fù)雜的故障，維修人員應(yīng)將檔案管理柜帶回維修車(chē)間進(jìn)行維修，并及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋維修進(jìn)度。4.維修完成后，維修人員應(yīng)填寫(xiě)維修記錄，詳細(xì)記錄故障原因、維修措施和維修時(shí)間等信息。5.檔案管理部門(mén)對(duì)維修后的檔案管理柜進(jìn)行驗(yàn)收，確保故障已徹底排除，檔案管理柜能夠正常使用。（三）維修費(fèi)用1.檔案管理柜的日常維修費(fèi)用由公司/組織承擔(dān)。2.對(duì)于因人為原因造成的檔案管理柜損壞，維修費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)維修費(fèi)用，分析故障原因，采取措施減少不必要的維修費(fèi)用支出。六、檔案管理柜的安全管理（一）防火1.檔案管理柜應(yīng)放置在遠(yuǎn)離火源的地方，避免陽(yáng)光直射和高溫環(huán)境。2.檔案管理柜所在區(qū)域應(yīng)配備滅火設(shè)備，如滅火器、滅火器具等，并確保其處于有效狀態(tài)。3.定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高員工的防火意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）防潮1.保持檔案管理柜存放環(huán)境的干燥，可通過(guò)安裝除濕設(shè)備、通風(fēng)換氣等方式降低濕度。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取防潮措施，如使用防潮袋、干燥劑等。3.定期檢查檔案管理柜內(nèi)的檔案資料，如發(fā)現(xiàn)有受潮跡象，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。（三）防蟲(chóng)1.在檔案管理柜內(nèi)放置防蟲(chóng)藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲(chóng)劑等，防止蟲(chóng)害對(duì)檔案資料的破壞。2.定期清理檔案管理柜周?chē)碾s物，保持環(huán)境整潔，減少蟲(chóng)害滋生的機(jī)會(huì)。3.檢查檔案資料是否有蟲(chóng)害跡象，如有發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行防治。（四）防盜1.檔案管理柜應(yīng)安裝鎖具，并確保鎖具的安全性。2.檔案管理柜存放區(qū)域應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理柜的日常巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。七、檔案管理柜的報(bào)廢與更新（一）報(bào)廢條件1.檔案管理柜使用年限超過(guò)規(guī)定期限，且無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高。2.檔案管理柜因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)。3.檔案管理柜的規(guī)格、功能等已不能滿(mǎn)足檔案管理的實(shí)際需求。（二）報(bào)廢流程1.使用部門(mén)提出檔案管理柜報(bào)廢申請(qǐng)，填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、檔案管理柜的基本情況等信息。2.檔案管理部門(mén)對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)報(bào)廢原因和檔案管理柜的實(shí)際情況。3.審核通過(guò)后，將報(bào)廢申請(qǐng)?zhí)峤唤o公司/組織的資產(chǎn)管理部門(mén)，由資產(chǎn)管理部門(mén)進(jìn)行審批。4.資產(chǎn)管理部門(mén)審批通過(guò)后，安排相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢的檔案管理柜進(jìn)行處理，可采取變賣(mài)、拆解等方式。5.檔案管理部門(mén)對(duì)報(bào)廢檔案管理柜進(jìn)行登記備案，記錄報(bào)廢時(shí)間、處理方式等信息。（三）更新原則1.根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實(shí)際情況，適時(shí)更新檔案管理柜。2.在更新檔案管理柜時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮采用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.結(jié)合公司/組織的預(yù)算情況，合理安排檔案管理柜的更新資金。（四）更新流程1.檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案管理的需求和現(xiàn)有檔案管理柜的狀況，制定檔案管理柜更新計(jì)劃。2.將更新計(jì)劃提交給公司/組織的管理層審批，審批通過(guò)后，按照采購(gòu)流程進(jìn)行檔案管理柜的采購(gòu)。3.采