PAGE公路工程檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強公路工程檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公路工程建設(shè)、管理、維護(hù)等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有公路工程項目檔案的管理，包括項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等各類與公路工程相關(guān)的資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的公路工程檔案室，對各類公路工程檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實反映公路工程建設(shè)的全過程，保證其真實性和準(zhǔn)確性，不得偽造、篡改。3.分類科學(xué)原則按照公路工程檔案的形成規(guī)律和特點，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則加強檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公路工程檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中收集、整理、保管公司所有公路工程項目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.為公司各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）項目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公路工程項目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，及時將項目檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設(shè)計文件（初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等）、項目批復(fù)文件等。2.施工過程文件施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告、施工日志、工程照片及影像資料等。3.竣工驗收文件竣工驗收報告、工程質(zhì)量鑒定報告、竣工決算報告、工程總結(jié)等。4.其他與公路工程相關(guān)的文件資料，如合同協(xié)議、來往信函、會議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的時間順序和類別，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于重要的文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類按照公路工程檔案的形成階段和內(nèi)容性質(zhì)，分為項目前期、施工過程、竣工驗收等類別，再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分二級、三級類目。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案資料進(jìn)行整理和修復(fù)，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲于多種載體上，并分別存放于不同地點，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對和盤點。（三）保管期限公路工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、設(shè)計文件、竣工驗收報告、工程質(zhì)量鑒定報告、竣工決算報告等重要文件資料。2.長期保存期限為20年施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告等與工程質(zhì)量密切相關(guān)的文件資料。3.短期保存期限為5年施工日志、工程照片及影像資料等一般性文件資料。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、項目部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對檔案進(jìn)行逐份鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案銷毀審批表進(jìn)行審核，簽署意見后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如檔案有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的公路工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）信息安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安