PAGE房地產(chǎn)合同檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房地產(chǎn)合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理效率，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司在房地產(chǎn)開發(fā)、銷售、租賃、物業(yè)管理等業(yè)務(wù)活動中所簽訂的各類合同檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查閱、利用和檢索。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)合同檔案的集中統(tǒng)一保管，建立合同檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)管理。4.按照規(guī)定的期限和程序，對合同檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。5.負(fù)責(zé)提供合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（二）合同業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時將合同檔案移交至檔案管理部門，并確保移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，應(yīng)及時通知檔案管理部門，并提供相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門和合同業(yè)務(wù)部門做好合同檔案的管理工作，提供相關(guān)的支持和配合。2.在工作中涉及合同檔案查閱、利用時，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目合同：包括土地出讓合同、建設(shè)工程施工合同、勘察設(shè)計合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。2.銷售合同：商品房買賣合同、預(yù)售合同等。3.租賃合同：房屋租賃合同、商鋪?zhàn)赓U合同等。4.物業(yè)管理合同：物業(yè)服務(wù)合同、前期物業(yè)服務(wù)合同等。5.其他與房地產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的合同：如合作開發(fā)合同、委托代理合同等。（二）收集要求1.合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)附件收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.合同文本應(yīng)包括合同正本、副本及補(bǔ)充協(xié)議等，附件應(yīng)包括合同審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、會議紀(jì)要、往來函件等與合同簽訂、履行有關(guān)的資料。3.合同文本及附件應(yīng)使用原件，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.合同檔案應(yīng)按照合同類別、項(xiàng)目名稱、簽訂時間等順序進(jìn)行分類整理。2.每份合同應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊，合同文本在前，附件在后，并在每冊首頁編制合同檔案目錄。3.合同檔案目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂時間、合同主體、合同金額、歸檔日期等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.合同文本及附件應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、唯一，便于查找和管理。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.合同業(yè)務(wù)部門整理好合同檔案后，填寫《合同檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨合同檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的合同檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.核對無誤后，檔案管理部門在《合同檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，并將合同檔案存入專門的檔案庫房進(jìn)行保管。（二）保管期限1.房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目合同檔案的保管期限為自項(xiàng)目竣工備案之日起[X]年。2.銷售合同、租賃合同、物業(yè)管理合同檔案的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。3.其他與房地產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的合同檔案的保管期限，根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度由公司檔案管理部門確定。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.合同檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。3.定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.對電子合同檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的及所需查閱的合同檔案內(nèi)容。2.《合同檔案查閱申請表》經(jīng)查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，如符合查閱規(guī)定，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。（二）借閱程序1.因工作需要借閱合同檔案的，借閱人應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等內(nèi)容。2.《合同檔案借閱申請表》經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門向借閱人提供合同檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱合同檔案名稱、編號、借閱期限、歸還日期等。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還合同檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還合同檔案時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱、借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、機(jī)密信息的合同檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.合同檔案的查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱、借閱范圍。3.法律、法規(guī)規(guī)定不得查閱、借閱的合同檔案，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門、合同業(yè)務(wù)部門及相關(guān)法律專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對到期合同檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限，且確無保存價值的合同檔案。2.合同履行完畢，且相關(guān)事項(xiàng)已處理完畢，無后續(xù)利用價值的合同檔案。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е潞贤瑱n案損壞、滅失，無法修復(fù)且無參考價值的合同檔案。（三）銷毀程序1.合同檔案鑒定小組對擬銷毀的合同檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出鑒定意見，并填寫《合同檔案銷毀申請表》。2.《合同檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀合同檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《合同檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。5.《合同檔案銷毀清冊》應(yīng)包括合同檔案名稱、編號、銷毀日期等內(nèi)容，作為檔案管理部門的永久保存資料。七、合同檔案的信息化管理（一）建立數(shù)據(jù)庫檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將合同檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)檢索和管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對合同檔案目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.如合同檔案的基本信息發(fā)生變更，應(yīng)及時在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行更新。（三）信息化利用1.利用信息化手段，為合同檔案的查閱、借閱提供便利，提高檔案利用效率。2.探索開展合同檔案信息化分析工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門合同檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對合同檔案管理工作進(jìn)行審計，確保合同檔案管理工作規(guī)范、有效。（二）考核評價1.將合同檔案管