PAGE檔案管理要具備3個制度檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應全面收集、整理，確保涵蓋公司/組織工作的各個方面。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.對檔案進行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.負責檔案的查閱、借閱、歸還等服務工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。5.對檔案信息進行統(tǒng)計分析，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉讓檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照等。2.公司/組織各項會議形成的會議紀要、決議、報告等。3.公司/組織各類業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表等。4.公司/組織人事管理工作中形成的員工檔案、招聘資料、培訓記錄等。5.公司/組織財務管理工作中形成的財務報表、憑證、賬簿等。6.公司/組織行政管理工作中形成的文件、通知、簡報等。7.公司/組織技術研發(fā)工作中形成的技術文檔、專利資料等。8.公司/組織對外宣傳工作中形成的宣傳資料、新聞稿件等。9.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集應遵循真實性、完整性原則，不得遺漏重要文件。3.對收集到的檔案應進行初步整理，剔除重復、無效的文件。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。4.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持環(huán)境整潔。5.對檔案庫房應采取必要的安全防范措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期、短期三種。2.對已過保管期限且無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫檔案銷毀清單，經(jīng)相關領導批準后，由專人負責監(jiān)銷。3.檔案銷毀清單應永久保存，以備查考。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案時，應按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應辦理延期手續(xù)。3.借閱檔案時，應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個人查閱公司/組織檔案，應持有單位介紹信或相關證明材料，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可查閱。2.外部單位或個人借閱公司/組織檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)公司/組織主管領導和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱時，應按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應辦理延期手續(xù)。3.外部單位或個人查閱、借閱檔案時，應遵守公司/組織的檔案管理制度，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容，不得泄露檔案機密。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.根據(jù)統(tǒng)計結果，編制檔案統(tǒng)計報表，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。（二）利用工作1.檔案管理部門應積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織各項工作提供服務。2.定期對檔案進行整理、編目，編制檔案檢索工具，如目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等，便于檔案