PAGE檔案室票據(jù)收納管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室票據(jù)收納管理，規(guī)范票據(jù)的整理、存儲(chǔ)、保管及使用流程，確保票據(jù)的安全與完整，提高公司財(cái)務(wù)管理的準(zhǔn)確性和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類票據(jù)收納管理工作，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、合同等具有財(cái)務(wù)性質(zhì)的憑證。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保票據(jù)的收納管理符合規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄票據(jù)信息，保證賬實(shí)相符，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集各類票據(jù)，確保無(wú)遺漏，完整保存票據(jù)的各個(gè)聯(lián)次及相關(guān)附件。4.安全性原則：采取有效措施保障票據(jù)的安全，防止票據(jù)丟失、損壞、被盜或泄露。5.及時(shí)性原則：及時(shí)進(jìn)行票據(jù)的收納、整理、存儲(chǔ)和歸檔，避免延誤導(dǎo)致財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。二、票據(jù)收納職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善票據(jù)收納管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和培訓(xùn)各部門相關(guān)人員正確使用和保管票據(jù)。3.審核各類票據(jù)的合法性、真實(shí)性和完整性，辦理票據(jù)的入賬、核銷等財(cái)務(wù)手續(xù)。4.定期對(duì)票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保賬實(shí)相符。5.負(fù)責(zé)與外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提供票據(jù)相關(guān)資料。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門各類票據(jù)的開具、收取和保管工作。2.按照財(cái)務(wù)部門要求，及時(shí)將票據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門，并配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行票據(jù)的核對(duì)和入賬工作。3.對(duì)本部門使用的票據(jù)進(jìn)行自查，確保票據(jù)的使用符合規(guī)定，無(wú)違規(guī)開具或丟失等情況。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行票據(jù)的盤點(diǎn)和清查工作。（三）檔案室管理部門1.提供專門的檔案室空間用于存放票據(jù)，并確保檔案室的安全設(shè)施完善，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.負(fù)責(zé)票據(jù)的整理、歸檔和存儲(chǔ)工作，按照規(guī)定的分類和編號(hào)方法對(duì)票據(jù)進(jìn)行有序存放。3.建立票據(jù)出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格記錄票據(jù)的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、種類等信息。4.定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保票據(jù)存儲(chǔ)環(huán)境良好。三、票據(jù)的種類及管理要求（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。2.管理要求業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容如實(shí)開具發(fā)票，確保發(fā)票內(nèi)容與交易事項(xiàng)一致，包括發(fā)票抬頭、稅號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。收到發(fā)票后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)審核發(fā)票的合法性、真實(shí)性和完整性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票專用章、發(fā)票內(nèi)容等。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)要求對(duì)方更換或補(bǔ)充相關(guān)資料。發(fā)票開具后，應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行裝訂，并在發(fā)票聯(lián)上加蓋“發(fā)票已入賬”章，防止重復(fù)使用。已入賬的發(fā)票應(yīng)妥善保管，按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的期限進(jìn)行保存，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門檢查。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是指單位或個(gè)人在收付款項(xiàng)時(shí)開具的憑證。2.管理要求收據(jù)分為內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)。內(nèi)部收據(jù)用于公司內(nèi)部各部門之間的往來(lái)款項(xiàng)結(jié)算；外部收據(jù)用于與外部單位或個(gè)人的非經(jīng)營(yíng)性收付款項(xiàng)結(jié)算。業(yè)務(wù)部門開具收據(jù)時(shí)，應(yīng)注明收款日期、收款事由、收款金額、付款單位或個(gè)人等信息，并加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。收到收據(jù)后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照收據(jù)號(hào)碼順序進(jìn)行整理和登記，定期與相關(guān)業(yè)務(wù)部門核對(duì)收款情況。收據(jù)的保存期限與發(fā)票相同，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）支票1.定義：支票是出票人簽發(fā)的，委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行或者其他金融機(jī)構(gòu)在見票時(shí)無(wú)條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。2.管理要求支票由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一購(gòu)買、保管和發(fā)放。購(gòu)買支票時(shí)，應(yīng)登記支票號(hào)碼、購(gòu)買日期、金額等信息。業(yè)務(wù)部門領(lǐng)用支票時(shí)，應(yīng)填寫支票領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明用途、金額、預(yù)計(jì)支付日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后領(lǐng)取。支票使用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定填寫支票內(nèi)容，確保支票金額、收款人、日期等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。不得簽發(fā)空頭支票、遠(yuǎn)期支票或與預(yù)留印鑒不符的支票。支票支付后，應(yīng)及時(shí)將支票存根、發(fā)票等相關(guān)憑證交回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行入賬處理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與銀行核對(duì)支票收支情況，確保資金安全。作廢的支票應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并與支票存根一起妥善保管，定期進(jìn)行銷毀。（四）匯票1.定義：匯票是出票人簽發(fā)的，委托付款人在見票時(shí)或者在指定日期無(wú)條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。匯票分為銀行匯票和商業(yè)匯票。2.管理要求銀行匯票的管理參照支票的管理要求執(zhí)行。商業(yè)匯票的承兌、貼現(xiàn)、背書等業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和銀行規(guī)定辦理。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立商業(yè)匯票備查簿，詳細(xì)記錄商業(yè)匯票的出票日期、到期日期、金額、收款人、付款人等信息。商業(yè)匯票到期時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理托收或付款手續(xù)，確保資金及時(shí)到賬。如發(fā)生逾期未付款情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（五）合同1.定義：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2.管理要求合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)簽訂和保管。簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行合同條款的審核，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、明確，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本交財(cái)務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式、付款期限等條款，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。涉及財(cái)務(wù)收支的合同，在合同執(zhí)行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門提供相關(guān)結(jié)算憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。合同期滿或履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件整理歸檔，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存。四、票據(jù)的收納流程（一）票據(jù)開具1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要開具票據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫票據(jù)信息。開具發(fā)票的，應(yīng)通過(guò)稅務(wù)開票系統(tǒng)進(jìn)行開具，并確保開票信息與實(shí)際交易一致。開具收據(jù)的，應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的收據(jù)，并加蓋相應(yīng)印章。2.票據(jù)開具后，開票人員應(yīng)在票據(jù)存根聯(lián)上簽字確認(rèn)，并及時(shí)將票據(jù)交付給對(duì)方。同時(shí)，應(yīng)將開票信息記錄在相關(guān)的業(yè)務(wù)臺(tái)賬中，以便后續(xù)查詢和核對(duì)。（二）票據(jù)收取1.業(yè)務(wù)部門收到外部單位或個(gè)人開具的票據(jù)后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)票據(jù)的各項(xiàng)信息，包括票據(jù)種類、號(hào)碼、開具日期、金額、付款單位、收款單位等。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)信息有誤或不符合規(guī)定，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系，要求對(duì)方更換或補(bǔ)充相關(guān)資料。2.收取的票據(jù)應(yīng)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞時(shí)，應(yīng)填寫票據(jù)交接清單，注明票據(jù)種類、號(hào)碼、金額、交接日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門收到票據(jù)后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核和登記。（三）票據(jù)整理1.財(cái)務(wù)部門收到票據(jù)后，應(yīng)按照票據(jù)種類、號(hào)碼、日期等順序進(jìn)行整理。對(duì)于同類票據(jù)，應(yīng)按照金額大小進(jìn)行排列。2.整理票據(jù)時(shí)，應(yīng)檢查票據(jù)的完整性，確保票據(jù)聯(lián)次齊全、內(nèi)容清晰。對(duì)于缺聯(lián)、破損、涂改等不符合規(guī)定的票據(jù)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員聯(lián)系，查明原因并進(jìn)行處理。3.將整理好的票據(jù)按照月份或季度進(jìn)行裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)使用專用的票據(jù)裝訂機(jī)或線繩，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂后的票據(jù)應(yīng)在封面上注明票據(jù)種類、月份或季度、起止號(hào)碼、金額合計(jì)等信息。（四）票據(jù)存儲(chǔ)1.裝訂好的票據(jù)應(yīng)及時(shí)移交檔案室管理部門進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案室管理部門應(yīng)按照規(guī)定的分類和編號(hào)方法對(duì)票據(jù)進(jìn)行存放，確保票據(jù)存放有序、便于查找。2.票據(jù)應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（五）票據(jù)歸檔1.檔案室管理部門應(yīng)建立票據(jù)檔案目錄，詳細(xì)記錄票據(jù)的種類、年份（此處省略部分內(nèi)容，因篇幅限制）五、票據(jù)的保管與清查（一）保管期限各類票據(jù)的保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票、收據(jù)等原始憑證的保管期限為30年；支票、匯票等結(jié)算憑證的保管期限為15年；合同等其他票據(jù)的保管期限根據(jù)其重要性和涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)確定，但不得少于10年。（二）保管要求1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜門窗、防蟲藥品等，確保票據(jù)的安全存儲(chǔ)。2.票據(jù)應(yīng)分類存放，不同種類、不同年度的票據(jù)應(yīng)分別存放，并建立清晰的標(biāo)識(shí)和索引，便于查找和管理。3.檔案室應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止票據(jù)受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)有損壞或變質(zhì)跡象，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.嚴(yán)格限制非檔案室管理人員進(jìn)入檔案室，確需查閱票據(jù)的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將票據(jù)帶出檔案室。（三）清查盤點(diǎn)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)票據(jù)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)工作可以每月、每季度或每年進(jìn)行一次，具體時(shí)間由財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況確定。2.清查盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)票據(jù)的種類、數(shù)量、號(hào)碼、金額等信息，與票據(jù)臺(tái)賬和會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和處理。3.對(duì)于清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如票據(jù)丟失、損壞、被盜等，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救，如掛失、補(bǔ)辦等。同時(shí)，應(yīng)分析問(wèn)題產(chǎn)生原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善票據(jù)管理制度。六、票據(jù)的使用與核銷（一）使用規(guī)定1.票據(jù)的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開或虛開票據(jù)。2.業(yè)務(wù)部門在使用票據(jù)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)票據(jù)有誤或需要作廢的，應(yīng)及時(shí)停止使用，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行作廢處理。作廢的票據(jù)應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并與存根聯(lián)一起妥善保管，不得隨意丟棄。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生情況，及時(shí)對(duì)票據(jù)進(jìn)行入賬處理。入賬時(shí)，應(yīng)確保票據(jù)金額、科目等信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并與相關(guān)的記賬憑證、原始憑證等相互核對(duì)。（二）核銷流程1.當(dāng)票據(jù)的使用目的達(dá)到或完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理票據(jù)的核銷手續(xù)。核銷時(shí)，應(yīng)填寫票據(jù)核銷申請(qǐng)表，注明票據(jù)號(hào)碼、金額、使用情況、核銷日期等信息，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證，如發(fā)票、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.財(cái)務(wù)部門收到票據(jù)核銷申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的使用情況是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符、相關(guān)憑證是否齊全、金額計(jì)算是否正確等。審核無(wú)誤后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并辦理票據(jù)的核銷入賬手續(xù)。3.對(duì)于已核銷的票據(jù)，應(yīng)在票據(jù)上加蓋“已核銷”章，并與相關(guān)的憑證一起裝訂成冊(cè)，歸檔保存。七、票據(jù)的銷毀（一）銷毀條件票據(jù)保管期滿，且符合國(guó)家法律法規(guī)和會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的銷毀條件時(shí)，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案室管理部門應(yīng)定期對(duì)到期的票據(jù)進(jìn)行清理，編制票據(jù)銷毀清單，注明票據(jù)種類、號(hào)碼、年份、數(shù)量、金額等信息。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)票據(jù)銷毀清單進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同對(duì)票據(jù)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶鬯?/p>