PAGE信用卡發(fā)卡檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信用卡發(fā)卡檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效防范信用卡業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司信用卡業(yè)務(wù)的發(fā)卡檔案管理工作，包括信用卡申請(qǐng)資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)監(jiān)管要求。2.完整性原則：確保信用卡發(fā)卡檔案資料全面、完整，涵蓋申請(qǐng)人的各類(lèi)信息及相關(guān)業(yè)務(wù)記錄。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映信用卡業(yè)務(wù)辦理過(guò)程和申請(qǐng)人情況。4.保密性原則：嚴(yán)格保密檔案信息，防止信息泄露，保護(hù)客戶隱私。5.安全性原則：采取有效措施保障檔案的存儲(chǔ)安全，防止檔案損壞、丟失或被篡改。二、檔案內(nèi)容（一）申請(qǐng)人基本資料1.身份證明文件：如身份證、軍官證、護(hù)照等復(fù)印件，確保復(fù)印件清晰可辨，與原件核對(duì)一致，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。2.工作證明文件：包括工作證、勞動(dòng)合同、收入證明等，收入證明應(yīng)明確申請(qǐng)人的收入情況、職位等信息，加蓋單位公章或人事部門(mén)章。3.居住證明文件：如房產(chǎn)證、租房合同、水電費(fèi)賬單等，以證明申請(qǐng)人的居住地址。（二）信用卡申請(qǐng)表格申請(qǐng)人填寫(xiě)的信用卡申請(qǐng)表，應(yīng)完整、準(zhǔn)確地記錄申請(qǐng)人的個(gè)人信息、申請(qǐng)卡種、聯(lián)系方式等內(nèi)容，申請(qǐng)人需簽字確認(rèn)。（三）信用評(píng)估資料1.信用報(bào)告：從合法的征信機(jī)構(gòu)獲取的申請(qǐng)人信用報(bào)告，詳細(xì)記錄申請(qǐng)人的信用歷史、信用評(píng)分等信息。2.其他信用評(píng)估輔助資料：如申請(qǐng)人提供的資產(chǎn)證明、銀行流水等，用于綜合評(píng)估申請(qǐng)人的信用狀況。（四）發(fā)卡審批資料1.審批流程記錄：包括各級(jí)審批人員的意見(jiàn)、審批時(shí)間、審批結(jié)果等，體現(xiàn)信用卡發(fā)卡的審批過(guò)程。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告：對(duì)申請(qǐng)人風(fēng)險(xiǎn)狀況的評(píng)估報(bào)告，分析申請(qǐng)人可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素及相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。（五）卡片發(fā)放記錄1.卡片發(fā)放日期：記錄信用卡實(shí)際發(fā)放的日期。2.卡片郵寄信息：包括郵寄單號(hào)、郵寄地址、收件人等，確保卡片能夠準(zhǔn)確送達(dá)申請(qǐng)人手中。（六）客戶后續(xù)服務(wù)記錄1.客戶賬戶變動(dòng)記錄：如信用卡額度調(diào)整、還款記錄、逾期記錄等。2.客戶咨詢與投訴記錄：詳細(xì)記錄客戶的咨詢問(wèn)題、投訴內(nèi)容及處理結(jié)果，以便跟蹤客戶服務(wù)質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.在信用卡申請(qǐng)受理過(guò)程中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集申請(qǐng)人提交的各類(lèi)資料，確保資料齊全、完整。2.對(duì)于申請(qǐng)人提供的復(fù)印件，應(yīng)要求申請(qǐng)人在復(fù)印件上注明“與原件核對(duì)一致”字樣，并簽字確認(rèn)。3.收集的資料應(yīng)真實(shí)、有效，嚴(yán)禁偽造、篡改申請(qǐng)資料。（二）整理規(guī)范1.按照檔案內(nèi)容分類(lèi)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理。同一類(lèi)資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.對(duì)于紙張大小不一致的資料，應(yīng)進(jìn)行裁剪或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.在每份資料上加蓋“已審核”章，并注明審核日期和審核人員姓名，以明確責(zé)任。（三）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份信用卡發(fā)卡檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性原則，可采用年份+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制。例如，2023001表示2023年受理的第1份信用卡申請(qǐng)檔案。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.整理好的檔案資料應(yīng)由專人負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。歸檔人員應(yīng)根據(jù)檔案編號(hào)順序，將檔案資料放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中。2.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年份、起止編號(hào)等信息，以便快速查找。3.同時(shí)，建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、歸檔日期等信息，并將目錄清單放置在檔案盒或檔案柜內(nèi)明顯位置。（二）電子檔案歸檔1.除紙質(zhì)檔案外，應(yīng)同步建立電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，包括掃描件和電子文檔等。2.電子檔案應(yīng)按照一定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，文件夾名稱應(yīng)與紙質(zhì)檔案類(lèi)別相對(duì)應(yīng)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行命名時(shí)，應(yīng)采用與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致的命名規(guī)則，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)性和可追溯性。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案保管庫(kù)，確保保管庫(kù)安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案保管庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。（二）保管期限1.信用卡發(fā)卡檔案的保管期限為自信用卡賬戶結(jié)清之日起至少[X]年。2.對(duì)于涉及重大風(fēng)險(xiǎn)事件或法律糾紛的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，直至風(fēng)險(xiǎn)事件處理完畢或法律糾紛解決。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.對(duì)檔案保管庫(kù)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管庫(kù)，檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱信用卡發(fā)卡檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意。2.涉及風(fēng)險(xiǎn)管理、審計(jì)、法律合規(guī)等特殊部門(mén)的人員查閱檔案，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部機(jī)構(gòu)（如監(jiān)管部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等）因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人提交《檔案查閱申請(qǐng)表》后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，在檔案保管庫(kù)中查找相應(yīng)檔案，并將檔案調(diào)至專門(mén)的查閱區(qū)域。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案資料完整無(wú)損后，將檔案重新歸檔。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)每一次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.在保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核確認(rèn)，對(duì)無(wú)需繼續(xù)保存的信用卡發(fā)卡檔案可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于因業(yè)務(wù)調(diào)整、系統(tǒng)升級(jí)等原因?qū)е聶n案不再具有保存價(jià)值的，也可提前進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.由檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀檔案的類(lèi)別、年份、起止編號(hào)、銷(xiāo)毀原因等信息，并附上擬銷(xiāo)毀檔案清單。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，可以選擇粉碎、焚燒等方式，但需確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合相關(guān)法律法規(guī)要求。4.在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)銷(xiāo)毀情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人員姓名等。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)