PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案保管制度一、總則1.目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各科室在工作中形成的各種門類和載體的檔案，包括但不限于文書檔案、醫(yī)療檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、分類科學(xué)、便于利用的原則，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)1.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立專門的檔案管理科室或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍，確保檔案管理工作的有效開(kāi)展。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案的安全與保密。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。積極開(kāi)展檔案編研工作，為衛(wèi)生院的決策和管理提供參考依據(jù)。對(duì)各科室的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高全院檔案管理水平。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級(jí)部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。衛(wèi)生院制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的病歷、處方、檢查報(bào)告、醫(yī)療記錄等。財(cái)務(wù)收支報(bào)表、憑證、賬目等。人事任免、考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。設(shè)備采購(gòu)、維修、報(bào)廢等資料。其他與衛(wèi)生院工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料的及時(shí)、完整。收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，嚴(yán)禁涂改、偽造。對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失或損壞。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范。4.整理方法文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。醫(yī)療檔案按照病歷號(hào)順序排列，整理成冊(cè)，建立病歷索引。財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度，將憑證、賬簿、報(bào)表等分別整理歸檔。人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立設(shè)備檔案臺(tái)賬。四、檔案的歸檔與保管1.歸檔時(shí)間文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。醫(yī)療檔案應(yīng)在患者出院后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后[X]個(gè)月內(nèi)歸檔。人事檔案應(yīng)在相關(guān)材料形成后及時(shí)歸檔。設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.歸檔要求歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，符合整理要求。編制檔案目錄，填寫檔案盒封面、脊背等相關(guān)信息，確保檔案標(biāo)識(shí)清晰。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。3.保管期限文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種。醫(yī)療檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。人事檔案的保管期限為長(zhǎng)期。設(shè)備檔案的保管期限自設(shè)備報(bào)廢后[X]年。4.保管條件設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。5.檔案的存放按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。五、檔案的借閱與利用1.借閱范圍因工作需要，本院職工可借閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位查閱檔案需經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱手續(xù)本院職工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科室辦理借閱手續(xù)。外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。3.借閱期限本院職工借閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位查閱檔案的期限由衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況確定。4.利用規(guī)定借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、拆散檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理科室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的借閱和利用情況進(jìn)行登記，定期檢查檔案的歸還情況，確保檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理科室牽頭，組織相關(guān)科室人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。2.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報(bào)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和相關(guān)監(jiān)督人員共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.統(tǒng)計(jì)工作檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。按照上級(jí)部門的要求，及時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.移交工作衛(wèi)生院因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷等原因，需要進(jìn)行檔案移交時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交時(shí)，應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)