PAGE辦公室建立哪些檔案管理制度辦公室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室及各部門在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全公司檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保檔案管理的集中統(tǒng)一。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司工作的全過程，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)公司檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）辦公室辦公室是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作，提供檔案查閱服務(wù)，指導(dǎo)各部門的檔案管理工作。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受辦公室的監(jiān)督指導(dǎo)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.部門文件：各部門在工作中形成的文件、資料、報(bào)表等。4.其他文件：與公司有關(guān)的各類信函、傳真、電子郵件、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并按時(shí)移交辦公室。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、撕毀、丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。2.立卷：將同一類別的文件材料按照一定順序排列，組成案卷，并填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。3.編號(hào)：對(duì)整理好的案卷進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于一些特殊檔案，如重大項(xiàng)目檔案、緊急文件等，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交辦公室，辦公室進(jìn)行審核驗(yàn)收。2.審核驗(yàn)收合格的檔案，由辦公室進(jìn)行登記、編號(hào)，并按照分類方案進(jìn)行存放。3.辦公室應(yīng)建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間及相關(guān)信息。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到辦公室辦理查閱登記手續(xù)。3.辦公室工作人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、抄錄檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還辦公室，并辦理歸還登記手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露公司機(jī)密。2.檔案的利用應(yīng)符合公司的利益和規(guī)定，不得用于非法目的。3.辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析其價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀清冊(cè)》等相關(guān)資料歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）移交工作1.