PAGE物業(yè)科檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，提高物業(yè)管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)科各部門(mén)在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義物業(yè)科檔案是指物業(yè)科在物業(yè)管理服務(wù)、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、客戶(hù)服務(wù)、行政管理等工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)科檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集物業(yè)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、客戶(hù)隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱、利用效率，為物業(yè)管理工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)科檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)科各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放安全，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作。5.對(duì)物業(yè)科各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。6.按照有關(guān)規(guī)定，做好檔案的移交、接收工作，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（二）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、初步分類(lèi)和保管工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交綜合檔案室歸檔。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.學(xué)習(xí)和掌握檔案管理知識(shí)，遵守檔案管理制度，不斷提高本部門(mén)檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)管理服務(wù)物業(yè)服務(wù)合同、協(xié)議及其補(bǔ)充協(xié)議。物業(yè)項(xiàng)目接管驗(yàn)收資料，包括物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備清單及驗(yàn)收記錄等。日常巡查記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、安全檢查記錄等?？蛻?hù)投訴處理記錄、回訪(fǎng)記錄。社區(qū)文化活動(dòng)資料，如活動(dòng)方案、照片、視頻等。2.設(shè)施設(shè)備管理設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬，包括設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、維修保養(yǎng)記錄等。設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄，如電梯運(yùn)行記錄、消防設(shè)施巡檢記錄等。設(shè)施設(shè)備維修計(jì)劃、維修報(bào)告、更換零部件記錄。設(shè)施設(shè)備更新改造資料，包括改造方案、審批文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.客戶(hù)服務(wù)業(yè)主/住戶(hù)檔案，包括業(yè)主基本信息、房屋信息、繳費(fèi)記錄等。裝修管理資料，如裝修申請(qǐng)表、裝修協(xié)議、裝修巡查記錄等。物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收繳記錄，包括收費(fèi)臺(tái)賬、催繳記錄等。社區(qū)關(guān)系維護(hù)資料，如與業(yè)主委員會(huì)溝通記錄、社區(qū)共建活動(dòng)資料等。4.行政管理物業(yè)科內(nèi)部文件，包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等。工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。人員招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等人事檔案資料。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案資料。辦公用品采購(gòu)、領(lǐng)用記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為物業(yè)管理服務(wù)、設(shè)施設(shè)備管理、客戶(hù)服務(wù)、行政管理等四大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“年份+部門(mén)代碼+流水號(hào)”，如“2023WY001”表示2023年物業(yè)科物業(yè)管理服務(wù)類(lèi)的第1份檔案。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物和不必要的附件，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.物業(yè)管理服務(wù)類(lèi)檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.設(shè)施設(shè)備管理類(lèi)檔案應(yīng)根據(jù)設(shè)備維修保養(yǎng)周期和更新改造情況及時(shí)歸檔。3.客戶(hù)服務(wù)類(lèi)檔案應(yīng)在每月末進(jìn)行整理歸檔。4.行政管理類(lèi)檔案應(yīng)在文件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員按照整理要求，將本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行初步分類(lèi)和編號(hào)，填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案一并移交綜合檔案室。3.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。審核驗(yàn)收合格后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫(kù)保管。（三）保管期限1.永久保管：涉及物業(yè)科重大決策、重要資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、長(zhǎng)期合同協(xié)議等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和憑證作用的檔案。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：包括物業(yè)項(xiàng)目接管驗(yàn)收資料、設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、重要維修改造資料、物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收繳記錄等。保管期限為10年的檔案：包括日常巡查記錄、客戶(hù)投訴處理記錄、一般維修記錄、社區(qū)文化活動(dòng)資料等。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專(zhuān)用檔案柜存放，按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專(zhuān)用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照檔案分類(lèi)體系進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案：采用光盤(pán)、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并注明檔案內(nèi)容、日期、來(lái)源等信息，與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關(guān)聯(lián)，統(tǒng)一管理。（五）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、防盜門(mén)、窗簾、吸塵器等。3.檔案存放應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案存放安全。4.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行巡查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.物業(yè)科內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱物業(yè)科檔案，需持有單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)物業(yè)科負(fù)責(zé)人簽字同意后，由綜合檔案室指定專(zhuān)人陪同查閱。查閱內(nèi)容僅限于經(jīng)批準(zhǔn)的范圍，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.涉及公司機(jī)密、客戶(hù)隱私等敏感信息的檔案，查閱權(quán)限嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)審批后，查閱人員持申請(qǐng)表到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。3.綜合檔案室檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)事先向檔案管理人員說(shuō)明，經(jīng)同意后方可進(jìn)行。摘抄、復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，加蓋檔案查閱專(zhuān)用章。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）利用反饋1.檔案利用部門(mén)或人員在利用檔案后，應(yīng)及時(shí)將利用效果反饋給綜合檔案室。利用效果反饋內(nèi)容包括檔案對(duì)工作的幫助、存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議等。2.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律和存在的問(wèn)題，不斷優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案利用價(jià)值。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由物業(yè)科負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室負(fù)責(zé)人及各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)從檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及與物業(yè)管理工作的相關(guān)性等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。3.對(duì)于涉及法律糾紛、產(chǎn)權(quán)歸屬、重要?dú)v史事件等具有潛在憑證作用的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)物業(yè)科負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，內(nèi)容包括檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表編號(hào)、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)銷(xiāo)人員簽字等。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表包括檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表、檔案銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)表等。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為物業(yè)科檔案管理工作考核和決策的重要依據(jù)，定期進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供參