PAGE法庭檔案室制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強法庭檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于本法庭檔案室的檔案管理工作，包括各類案件檔案、行政文件、業(yè)務(wù)資料等的收集、整理、保管、查閱和利用。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法庭檔案室對全庭各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映法庭工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為法庭工作和社會公眾提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.案件檔案：包括各類刑事、民事、行政案件的立案材料、庭審記錄、證據(jù)材料、裁判文書等。2.行政文件：法庭的各類行政公文、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。業(yè)務(wù)資料：司法統(tǒng)計報表、調(diào)研文章、案例分析、培訓資料等。其他相關(guān)資料：與法庭工作有關(guān)的各類聲像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.及時性：各部門在工作完成后應(yīng)及時將相關(guān)檔案材料移交檔案室，確保檔案的及時收集。2.完整性：移交的檔案材料應(yīng)齊全完整，符合檔案整理的要求。3.準確性：檔案材料的內(nèi)容應(yīng)真實準確，簽字蓋章等手續(xù)完備。（三）收集程序1.部門整理：各部門負責對本部門產(chǎn)生的檔案材料進行初步整理，按照檔案類別和時間順序進行分類、排序，確保材料的整齊有序。2.移交登記：各部門填寫《檔案移交登記表》,詳細注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.檔案室接收：檔案室對移交的檔案進行認真核對，檢查檔案的完整性和準確性，符合要求的予以接收，并在《檔案移交登記表》上注明接收日期。三、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標準1.年度分類法：根據(jù)文件形成的年度進行分類，將檔案分為不同年度的類別。2.保管期限分類法：按照檔案的保管期限，分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）三類。3.機構(gòu)（問題）分類法：結(jié)合法庭的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)問題，對檔案進行進一步細分。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件牢固整齊。2.編頁號：在每份文件材料的有字頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號，以便于統(tǒng)計和查找。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目，準確反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容和排列順序。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止卷號等。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫房內(nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案保管環(huán)境的適宜和安全。（二）檔案上架1.按照分類標準，將檔案盒有序排列上架，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標明各類檔案在密集架上的存放位置，方便快速定位檔案。（三）保管期限管理1.定期對檔案的保管期限進行鑒定，根據(jù)檔案的實際價值和相關(guān)規(guī)定，確定檔案的保管期限是否需要調(diào)整。2.對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，確保檔案保管的合理性和有效性。（四）安全管理1.制定安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.采取安全防護措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)、防盜報警裝置等，防止檔案被盜、被篡改或遭受其他安全事故。3.定期進行檔案安全檢查，包括對檔案實體的檢查和對保管環(huán)境的檢測，確保檔案的安全保管。五、檔案查閱（一）查閱范圍1.本法庭工作人員因工作需要：可查閱與本人工作相關(guān)的檔案材料，包括案件檔案、行政文件、業(yè)務(wù)資料等。2.外單位因工作需要：經(jīng)法庭批準，可查閱相關(guān)檔案，但必須遵守查閱規(guī)定，辦理查閱手續(xù)。3.當事人及代理人：在符合法律規(guī)定和法庭要求的情況下，可查閱與其案件相關(guān)的檔案材料。（二）查閱手續(xù)1.本法庭工作人員查閱檔案：填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案：需提交單位介紹信、查閱人有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)法庭分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱過程中，檔案室應(yīng)安排專人陪同。3.當事人及代理人查閱檔案：應(yīng)提交有效身份證件、授權(quán)委托書（當事人委托代理人查閱的），填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)法庭案件承辦人同意后，到檔案室查閱。查閱時，應(yīng)在檔案室指定的地點進行，不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。（三）查閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案：嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)進行管理，限制查閱范圍和查閱方式，確保檔案信息的安全保密。2.正在審理或執(zhí)行的案件檔案：根據(jù)案件審理和執(zhí)行的需要，按照法庭的相關(guān)規(guī)定進行查閱，防止檔案信息的不當泄露對案件造成影響。（四）查閱登記1.檔案室對每一次檔案查閱進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。2.查閱人歸還檔案時，檔案室應(yīng)檢查檔案的完整性，確認無誤后在查閱登記本上注明歸還日期。六、檔案利用（一）利用方式1.提供檔案原件查閱：根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件供其查閱，確保查閱人能夠獲取準確的檔案信息。2.檔案復制：對于確需復制檔案的情況，檔案室應(yīng)按照規(guī)定的程序進行辦理。復制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復制件與原件內(nèi)容一致。復制件應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明復制日期、份數(shù)等信息。3.檔案摘錄：查閱人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在指定的地點進行。摘錄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，不得擅自修改或歪曲檔案原意。摘錄完成后，查閱人應(yīng)簽字確認，并注明摘錄日期。（二）利用審批1.本法庭工作人員利用檔案：按照查閱手續(xù)進行審批，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后即可利用。2.外單位利用檔案：需經(jīng)法庭分管領(lǐng)導批準，并按照查閱手續(xù)辦理相關(guān)事宜。3.當事人及代理人利用檔案：經(jīng)法庭案件承辦人同意后，按照查閱手續(xù)進行利用。（三）利用反饋1.鼓勵利用檔案的人員對檔案利用情況進行反饋，提出改進檔案管理和服務(wù)的意見和建議。2.檔案室對利用反饋信息進行收集整理，分析研究檔案利用過程中存在的問題，及時采取措施加以改進，提高檔案利用的質(zhì)量和效率。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由法庭分管領(lǐng)導擔任組長，檔案室負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人為成員。鑒定工作小組負責對檔案的鑒定工作進行組織領(lǐng)導和審核把關(guān)。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的形成時間：對檔案的時效性進行評估，確定是否仍具有保存價值。2.依據(jù)檔案的內(nèi)容：判斷檔案對法庭工作、歷史研究、社會利用等方面的重要性，確定其保存價值。3.考慮檔案的完整性：對于殘缺不全、無法反映主要內(nèi)容的檔案，可根據(jù)實際情況進行鑒定。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案室對到期檔案進行初步整理，按照保管期限和類別進行分類，確定需要鑒定的檔案范圍。2.詳細審查：鑒定工作小組對初步篩選出的檔案進行詳細審查，逐卷逐件分析檔案的內(nèi)容、價值和保存狀況，提出鑒定意見。3.形成鑒定報告：根據(jù)鑒定意見，編制《檔案鑒定報告》，明確鑒定結(jié)論，即哪些檔案需要繼續(xù)保存，哪些檔案可以銷毀。4.審批備案：《檔案鑒定報告》報法庭分管領(lǐng)導審批后，送檔案室備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批簽字：《檔案銷毀清冊》經(jīng)法庭分管領(lǐng)導簽字確認后，方可進行銷毀。3.實施銷毀：銷毀檔案應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀記錄：對檔案銷毀的時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息進行詳細記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認。銷毀記錄應(yīng)長期保存。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案查閱、復制、摘錄等利用方式的次數(shù)、人數(shù)、利用檔案的類別等信息。3.檔案保管狀況統(tǒng)計：對檔案的保管期限、存放位置、完好情況等進行統(tǒng)計分析。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬：檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案統(tǒng)計臺賬，對各項統(tǒng)計內(nèi)容進行詳細記錄。2.定期統(tǒng)計與分析：每月、每季度、每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成統(tǒng)計報表和分析報告，為檔案管理決策提供依據(jù)。