PAGE財政所單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強財政所單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在財政工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財政所單位全體工作人員在各項財政業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。財政所單位的檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。2.真實性原則。歸檔的文件材料應真實反映財政業(yè)務活動的實際情況。3.完整性原則。全面收集、整理財政工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則。檔案的整理、分類、編號、裝訂等應符合國家和行業(yè)相關標準規(guī)范。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管財政所單位的各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.積極開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識。（二）各業(yè)務部門職責1.負責本部門在業(yè)務活動中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱利用工作，提供必要的業(yè)務信息和資料。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與保密。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱登記等。3.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內容。5.積極參與檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與財政工作相關的文件、指示、規(guī)定等。2.財政所單位形成的各類財政預算、決算、財務報表、會計憑證、賬簿等財務檔案。3.財政資金管理、項目申報與實施、政府采購等業(yè)務活動中形成的文件材料。4.各類會議記錄、紀要、決議等文件。5.人事檔案，包括干部任免、考核、培訓、獎懲等材料。6.其他具有保存價值的文件材料，如工作計劃、總結、調研報告等。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理。2.財務檔案按照會計年度，分別對會計憑證、賬簿、報表等進行整理裝訂。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理。4.其他專門檔案按照相關行業(yè)標準進行整理。（五）分類編號1.文書檔案分類后，按照類別依次編制檔號，檔號由全宗號、年度、保管期限、機構（問題）代碼、件號組成。2.財務檔案在分類整理后，按照類別和順序編制檔案編號。3.人事檔案按照規(guī)定的編號規(guī)則進行編號。（六）編目裝訂1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄應準確反映檔案的內容和排列順序。2.對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，破損文件應進行修補或復制。3.電子檔案應進行格式轉換和元數(shù)據(jù)著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應堅固、安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施。2.庫房內應設置檔案架、柜等存儲設備，檔案架、柜應排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.檔案應分類存放，不同類別、保管期限的檔案應分開存放。2.對珍貴檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。3.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量和質量。4.做好庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。2.配備必要的安全設施和設備，如消防器材、監(jiān)控設備等。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應關好門窗，切斷電源。4.定期對檔案安全情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)財政所單位負責人批準后，方可查閱。查閱重要檔案需經(jīng)上級主管部門同意。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱時應嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)批準不得擅自摘抄、復制或傳播。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到綜合檔案室辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘抄、復制檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記本上注明歸還時間。（三）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、出具檔案證明等。2.借閱檔案應嚴格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具檔案證明應根據(jù)利用單位的要求，對檔案內容進行核實后出具，并加蓋財政所單位公章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合財政所單位的實際情況，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿的檔案，從文件內容、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等方面進行全面評估，確定是否失去保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案內容。2.對確定失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀審批表》經(jīng)財政所單位負責人批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方式。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立財政所單位檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務水平，為財政工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化掃描應按照相關標準規(guī)范進行，確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和元數(shù)據(jù)著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備用戶管理、權限管理、檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。2.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系統(tǒng)升級和數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的正