PAGE高校團(tuán)員檔案袋管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校團(tuán)員檔案袋管理，確保團(tuán)員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮團(tuán)員檔案在團(tuán)員教育、管理、服務(wù)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體團(tuán)員的檔案袋管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：團(tuán)員檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映團(tuán)員的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保團(tuán)員檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)團(tuán)員檔案信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案袋內(nèi)容（一）入團(tuán)志愿書(shū)記錄團(tuán)員入團(tuán)時(shí)的基本信息、入團(tuán)動(dòng)機(jī)、團(tuán)組織審批意見(jiàn)等。（二）團(tuán)員登記表包含團(tuán)員個(gè)人基本信息，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、入團(tuán)時(shí)間、所在班級(jí)等，以及團(tuán)員的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等情況。（三）團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料如優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、團(tuán)內(nèi)表彰等榮譽(yù)證書(shū)及相關(guān)表彰決定等。（四）團(tuán)內(nèi)處分材料包括團(tuán)員受到警告、嚴(yán)重警告、撤銷(xiāo)團(tuán)內(nèi)職務(wù)、留團(tuán)察看、開(kāi)除團(tuán)籍等處分的相關(guān)決定及證明材料。（五）思想?yún)R報(bào)團(tuán)員定期向團(tuán)組織提交的思想、學(xué)習(xí)、工作等方面的匯報(bào)材料。（六）其他材料如團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接證明、參加團(tuán)的活動(dòng)記錄等與團(tuán)員成長(zhǎng)發(fā)展相關(guān)的材料。三、檔案袋建立與收集（一）建立流程1.新生入學(xué)后，各班級(jí)團(tuán)支部負(fù)責(zé)組織團(tuán)員填寫(xiě)入團(tuán)志愿書(shū)和團(tuán)員登記表，并收集相關(guān)材料，初步建立團(tuán)員檔案袋。2.入團(tuán)志愿書(shū)和團(tuán)員登記表需由團(tuán)員本人認(rèn)真填寫(xiě)，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并由團(tuán)支部書(shū)記審核簽字。（二）收集要求1.各班級(jí)團(tuán)支部應(yīng)定期收集團(tuán)員的團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)、處分等材料，并及時(shí)整理歸檔。2.團(tuán)員應(yīng)主動(dòng)向團(tuán)支部提交思想?yún)R報(bào)等材料，團(tuán)支部應(yīng)做好登記和保管工作。3.對(duì)于團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等其他材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)收集，確保檔案袋內(nèi)容的完整性。四、檔案袋整理與歸檔（一）整理標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案袋內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，同一類(lèi)別的材料應(yīng)集中放置。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.材料應(yīng)保持整齊、清潔，如有破損或褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。（二）歸檔方式1.以班級(jí)為單位，將團(tuán)員檔案袋進(jìn)行集中歸檔。每個(gè)班級(jí)的檔案袋應(yīng)按照學(xué)號(hào)或姓名順序排列，便于查找。2.在檔案袋封面注明班級(jí)、團(tuán)支部名稱(chēng)、團(tuán)員姓名、學(xué)號(hào)等基本信息，以便快速識(shí)別。3.建立電子檔案目錄，詳細(xì)記錄每個(gè)團(tuán)員檔案袋的內(nèi)容和存放位置，方便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。五、檔案袋保管與借閱（一）保管要求1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防潮防蟲(chóng)設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱團(tuán)員檔案袋的，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱時(shí)間、借閱人等信息，并經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱檔案袋應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或逾期不還。3.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案袋，不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注或抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在復(fù)印件上注明用途和復(fù)印日期。六、檔案袋轉(zhuǎn)移與交接（一）畢業(yè)離校1.畢業(yè)生團(tuán)員在畢業(yè)離校前，應(yīng)將個(gè)人檔案袋交至所在班級(jí)團(tuán)支部。2.團(tuán)支部對(duì)畢業(yè)生團(tuán)員檔案袋進(jìn)行審核，確保檔案材料齊全、無(wú)誤后，統(tǒng)一交至學(xué)校團(tuán)委。3.學(xué)校團(tuán)委按照畢業(yè)生就業(yè)情況，將團(tuán)員檔案袋轉(zhuǎn)至相應(yīng)的接收單位或人才交流中心。（二）轉(zhuǎn)學(xué)1.團(tuán)員因轉(zhuǎn)學(xué)需要轉(zhuǎn)移檔案袋的，應(yīng)向原所在學(xué)校團(tuán)組織提出申請(qǐng)，并填寫(xiě)團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接申請(qǐng)表。2.原學(xué)校團(tuán)組織審核同意后，將團(tuán)員檔案袋密封，并開(kāi)具團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接介紹信。3.團(tuán)員持團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接介紹信到新學(xué)校團(tuán)組織辦理檔案袋接收手續(xù)。（三）交接手續(xù)1.檔案袋轉(zhuǎn)移過(guò)程中，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案袋內(nèi)的材料，確保材料齊全、準(zhǔn)確，并在交接清單上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于檔案袋轉(zhuǎn)移過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，并做好記錄。七、檔案袋信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立高校團(tuán)員檔案袋電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)工作需要具有相應(yīng)的操作權(quán)限。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)將團(tuán)員檔案袋中的紙質(zhì)材料信息錄入電子檔案系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和完整性。（三）信息化安全保障1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、檔案袋審核與清理（一）定期審核1.學(xué)校團(tuán)委每年定期對(duì)團(tuán)員檔案袋進(jìn)行審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)團(tuán)支部和團(tuán)員進(jìn)行整改。（二）清理規(guī)定1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的團(tuán)員檔案材料，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行清理銷(xiāo)毀。2.清理銷(xiāo)毀檔案材料應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)實(shí)施，并做好記錄。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校團(tuán)委負(fù)責(zé)對(duì)全校團(tuán)員檔案袋管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期通報(bào)檔案管理情況。2.各班級(jí)團(tuán)支部應(yīng)設(shè)立檔案管理監(jiān)督員，負(fù)責(zé)對(duì)本班級(jí)團(tuán)員檔案袋管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督。（二）考核辦法1.將團(tuán)員檔案袋管理工作納入團(tuán)支部工作考核內(nèi)容，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的團(tuán)支部和個(gè)人