PAGE退役軍人檔案接收制度規(guī)定一、總則（一）目的為規(guī)范退役軍人檔案接收工作，確保退役軍人檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮檔案在退役軍人服務(wù)管理中的重要作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于本公司/組織接收退役軍人檔案的各項(xiàng)工作，包括檔案的接收、整理、保管、查閱等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)退役軍人檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，開(kāi)展檔案接收工作，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則保證接收的退役軍人檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映退役軍人的服役經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等信息。3.安全保密原則采取有效措施，確保退役軍人檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)退役軍人的個(gè)人隱私。4.高效便民原則優(yōu)化檔案接收流程，提高工作效率，為退役軍人提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案接收職責(zé)分工（一）公司/組織退役軍人事務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定退役軍人檔案接收工作計(jì)劃和方案，明確接收流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.組織實(shí)施退役軍人檔案接收工作，對(duì)接收的檔案進(jìn)行初審，確保檔案材料齊全、規(guī)范。3.建立退役軍人檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案接收、整理、保管、查閱等情況。4.協(xié)調(diào)解決檔案接收工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告重要事項(xiàng)。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供檔案接收所需的場(chǎng)地、設(shè)備和人員，確保檔案接收工作的順利進(jìn)行。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的退役軍人檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。3.建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全存放，做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理，將退役軍人檔案信息錄入電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和查詢(xún)。（三）相關(guān)工作人員職責(zé)1.檔案接收工作人員負(fù)責(zé)接收退役軍人提交的檔案材料，對(duì)檔案材料進(jìn)行初步審核，核對(duì)檔案內(nèi)容與移交清單是否一致，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案整理工作人員按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)接收的退役軍人檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目等工作，確保檔案整理有序。3.檔案保管工作人員負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，做好檔案查閱登記工作。4.檔案查閱工作人員按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為有關(guān)部門(mén)和人員提供檔案查閱服務(wù)。認(rèn)真核對(duì)查閱人員的身份和查閱手續(xù)，做好檔案查閱記錄，確保檔案查閱過(guò)程的規(guī)范和安全。三、檔案接收流程（一）接收準(zhǔn)備1.提前發(fā)布退役軍人檔案接收通知，明確接收時(shí)間、地點(diǎn)、所需材料等事項(xiàng)，通過(guò)多種渠道廣泛宣傳，確保退役軍人知曉。2.準(zhǔn)備檔案接收所需的場(chǎng)地、設(shè)備和辦公用品，如檔案柜、裝訂機(jī)、掃描儀、登記表、移交清單等。3.組織檔案接收工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案接收的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。（二）檔案移交1.退役軍人按照通知要求，攜帶本人檔案及相關(guān)材料到指定地點(diǎn)辦理移交手續(xù)。2.檔案接收工作人員對(duì)退役軍人提交的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，檔案裝訂是否規(guī)范。3.對(duì)于檔案材料不齊全或不符合要求的，告知退役軍人補(bǔ)充完善后再辦理移交手續(xù)。4.經(jīng)審核無(wú)誤后，接收工作人員與退役軍人簽訂檔案移交清單，明確檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案整理1.檔案管理部門(mén)按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)接收的退役軍人檔案進(jìn)行分類(lèi)、排序、編目等工作。2.分類(lèi)：根據(jù)退役軍人檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為入伍材料、服役材料、退役材料、獎(jiǎng)懲材料、培訓(xùn)材料、其他材料等類(lèi)別。3.排序：按照檔案材料形成的時(shí)間順序或重要程度，對(duì)每一類(lèi)檔案材料進(jìn)行排序。4.編目：為每一份檔案材料編制目錄，注明材料名稱(chēng)、日期、頁(yè)碼等信息，便于查找和管理。5.裝訂：對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。（四）檔案保管1.將整理好的退役軍人檔案存入專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)維護(hù)檔案的安全和完整。3.做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，配備必要的消防設(shè)備、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜設(shè)施等。4.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，確保溫濕度符合檔案保管要求。（五）檔案信息化管理1.將退役軍人檔案信息錄入電子檔案系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和查詢(xún)。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、修改、刪除、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案管理部門(mén)和相關(guān)工作人員使用。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，做好電子檔案的安全防護(hù)工作，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止檔案信息泄露。四、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.退役軍人本人有權(quán)查閱本人檔案。2.因工作需要，有關(guān)部門(mén)和單位可以查閱退役軍人檔案，但必須按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家安全、國(guó)防利益等特殊情況，需要查閱退役軍人檔案的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章或個(gè)人簽字。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，開(kāi)具檔案查閱介紹信。3.查閱人持檔案查閱介紹信到檔案庫(kù)房查閱檔案，檔案保管工作人員按照查閱介紹信的要求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記工作。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案材料歸還檔案保管工作人員。（三）利用范圍1.為退役軍人提供本人檔案信息查詢(xún)服務(wù)，幫助其了解本人服役經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等。2.為有關(guān)部門(mén)和單位提供退役軍人檔案信息，作為退役軍人安置、就業(yè)、培訓(xùn)、評(píng)先評(píng)優(yōu)等工作的參考依據(jù)。3.在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)，開(kāi)展退役軍人檔案信息的統(tǒng)計(jì)分析和研究利用，為退役軍人服務(wù)管理工作提供決策支持。五、檔案保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)對(duì)退役軍人檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書(shū)。2.嚴(yán)格控制檔案查閱范圍，對(duì)涉及退役軍人個(gè)人隱私和敏感信息的檔案材料，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行管理。3.檔案管理人員不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。4.對(duì)檔案庫(kù)房實(shí)行專(zhuān)人管理，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（二）安全措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房安全。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全防范意識(shí)和應(yīng)急處置能力。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案安全。六、檔案統(tǒng)計(jì)與報(bào)送（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立退役軍人檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案接收、整理、保管、查閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括退役軍人檔案數(shù)量、類(lèi)別、來(lái)源、查閱情況等。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案報(bào)送1.根據(jù)工作需要和上級(jí)主管部門(mén)的要求，及時(shí)報(bào)送退役軍人檔案相關(guān)信息和材料。2.報(bào)送的檔案信息和材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合報(bào)送要求。3.建立檔案報(bào)送登記制度，記錄檔案報(bào)送的時(shí)間、內(nèi)容、接收部門(mén)等信息，確保檔案報(bào)送工作規(guī)范有序。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.定期對(duì)退役軍人檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作由公司/組織退役軍人事務(wù)部門(mén)牽頭，會(huì)同檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)等組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合退役軍人檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（二）檔案銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的退役軍人檔案，按照檔案銷(xiāo)毀程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案管理部門(mén)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，報(bào)公司/組織退役軍人事務(wù)部門(mén)審核。3.經(jīng)審核