PAGE借閱人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織人事檔案的借閱管理，確保人事檔案的安全與完整，維護員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱人事檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對涉及員工個人隱私的檔案信息予以嚴格保密。3.借閱審批原則，未經(jīng)批準，任何人不得擅自借閱人事檔案。4.確保檔案安全原則，防止檔案丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。二、檔案借閱申請與審批（一）借閱申請1.借閱人應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細注明借閱目的、借閱檔案內(nèi)容、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表需由借閱人所在部門負責人簽字確認，表明借閱申請已獲部門同意。（二）審批流程1.申請表提交至人力資源部門。2.人力資源部門檔案管理人員對申請進行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、合理。3.對于涉及重要崗位、敏感信息等特殊情況的借閱申請，需經(jīng)人力資源部門負責人審批。4.審批通過后，檔案管理人員在申請表上加蓋審批章，并注明批準借閱的期限等相關(guān)信息。三、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.根據(jù)借閱目的和檔案內(nèi)容的重要性，確定不同的借閱期限。一般情況下，短期借閱期限不超過[X]個工作日，長期借閱期限不超過[X]個自然月。2.如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個工作日向人力資源部門提交《延長借閱期限申請表》，經(jīng)再次審批后方可延長。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將借閱的人事檔案完整無損地歸還至人力資源部門檔案管理處。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)仔細核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，如有缺失或損壞，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)責任，并及時采取補救措施。四、借閱檔案的使用規(guī)范（一）僅限工作使用借閱的人事檔案僅限用于與借閱申請目的相關(guān)的工作用途，不得擅自將檔案用于其他非工作目的。（二）禁止泄露與傳播1.借閱人必須嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.嚴禁私自復(fù)制、拍照、傳播人事檔案中的信息。如因工作需要確需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)審批同意后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進行復(fù)制，并確保復(fù)制件的妥善保管。（三）妥善保管借閱人應(yīng)妥善保管借閱的人事檔案，防止檔案丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。借閱期間，檔案應(yīng)存放在安全、保密的場所，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。五、檔案管理人員職責（一）檔案整理與保管1.負責對人事檔案進行系統(tǒng)整理、分類、編號，確保檔案的完整性和準確性。2.按照安全保密要求，妥善保管人事檔案，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火防潮設(shè)備等。（二）借閱管理1.嚴格執(zhí)行借閱審批制度，對借閱申請進行審核、登記和跟蹤。2.向借閱人提供必要的檔案查閱指導，確保借閱人正確使用檔案。3.在借閱期限屆滿時，及時提醒借閱人歸還檔案，并對歸還檔案進行檢查驗收。（三）保密監(jiān)督1.監(jiān)督借閱人遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。一旦發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時制止并向上級報告。2.對檔案管理工作中的保密措施進行定期檢查和評估，不斷完善保密制度。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自借閱人事檔案。2.超出規(guī)定期限未歸還檔案。3.將檔案用于非工作目的或泄露檔案內(nèi)容。4.因保管不善導致檔案丟失、損壞、篡改等。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，如未按時歸還檔案等，給予警告處分，并要求違規(guī)人立即改正。2.對于嚴重違規(guī)行為，如泄露檔案機密、故意損壞檔案等，視情節(jié)輕重給予記過、降職、撤職等處分，同時依法追究其法律責任。3.因違規(guī)行為給公司/組織或員工造成損失的，違規(guī)人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織人力資源部門負責解釋。