PAGE小學(xué)生資助檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)生資助檔案管理，確保資助工作的規(guī)范、透明、高效，保障受資助學(xué)生的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和教育部門的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)內(nèi)所有涉及小學(xué)生資助工作的學(xué)校及相關(guān)教育機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映資助工作的實(shí)際情況，確保每一個(gè)數(shù)據(jù)、每一份材料都準(zhǔn)確無誤。2.完整性原則：涵蓋資助工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括資助申請(qǐng)、審核、審批、發(fā)放、監(jiān)督等過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)受資助學(xué)生的個(gè)人隱私信息，對(duì)涉及學(xué)生敏感信息的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、存儲(chǔ)和管理，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）資助管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善小學(xué)生資助檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)學(xué)校及相關(guān)教育機(jī)構(gòu)開展資助檔案的收集、整理、歸檔工作。3.定期對(duì)資助檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作符合要求。4.負(fù)責(zé)資助檔案的保管和查閱工作，按照規(guī)定提供檔案資料。（二）學(xué)校1.設(shè)立專門的資助檔案管理崗位，配備專人負(fù)責(zé)資助檔案的日常管理工作。2.組織本校教師和學(xué)生學(xué)習(xí)資助政策，指導(dǎo)學(xué)生正確填寫資助申請(qǐng)表格，并對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審核。3.按照要求收集、整理本校學(xué)生的資助檔案資料，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。4.定期將整理好的資助檔案移交至上級(jí)資助管理部門或按照規(guī)定進(jìn)行保管。（三）其他相關(guān)部門1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供資助資金發(fā)放的相關(guān)憑證和賬目資料，配合資助檔案管理工作。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)資助資金的使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，并將審計(jì)結(jié)果作為資助檔案的重要組成部分。三、檔案內(nèi)容及分類（一）資助政策文件1.國家及地方政府出臺(tái)的有關(guān)小學(xué)生資助的政策法規(guī)、規(guī)章制度等文件。2.學(xué)校根據(jù)上級(jí)政策制定的本校資助工作實(shí)施細(xì)則、辦法等。（二）資助申請(qǐng)材料1.學(xué)生資助申請(qǐng)表，包括學(xué)生基本信息、家庭經(jīng)濟(jì)情況、申請(qǐng)資助項(xiàng)目等內(nèi)容。2.學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)情況證明材料，如低保證、殘疾證、特困人員救助供養(yǎng)證、家庭收入證明等。3.學(xué)生身份證明材料，如身份證、戶口簿等復(fù)印件。（三）審核審批材料1.班級(jí)初審記錄，包括班主任對(duì)學(xué)生申請(qǐng)材料的審核意見、班級(jí)評(píng)議情況等。2.學(xué)校審核報(bào)告，詳細(xì)說明學(xué)校對(duì)學(xué)生資助申請(qǐng)的審核過程、審核結(jié)果及意見。3.上級(jí)教育部門或資助管理機(jī)構(gòu)的審批文件。（四）資助資金發(fā)放材料1.資助資金發(fā)放明細(xì)表，記錄每一筆資助資金的發(fā)放對(duì)象、金額、發(fā)放時(shí)間等信息。2.資助資金發(fā)放憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金發(fā)放簽收單等。（五）監(jiān)督檢查材料1.資助工作自查報(bào)告，學(xué)校定期對(duì)本校資助工作進(jìn)行自查的報(bào)告，包括工作開展情況、存在問題及整改措施等。2.上級(jí)部門對(duì)學(xué)校資助工作的檢查記錄、整改通知書等。3.社會(huì)監(jiān)督反饋材料，如群眾舉報(bào)、媒體報(bào)道及處理情況等。（六）其他材料1.與資助工作相關(guān)的會(huì)議記錄、培訓(xùn)資料、宣傳資料等。2.學(xué)生資助工作的影像資料，如資助儀式照片、活動(dòng)視頻等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.學(xué)校及相關(guān)教育機(jī)構(gòu)應(yīng)按照資助工作流程，及時(shí)收集各類資助檔案資料，確保檔案資料的時(shí)效性。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，不得遺漏重要信息。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案資料應(yīng)集中存放，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年份+類別+序號(hào)的方式，如“2023ZS001”表示2023年資助申請(qǐng)類第1份檔案。3.為每份檔案資料編制目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息，方便查閱。五、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.學(xué)校應(yīng)定期將整理好的資助檔案移交至上級(jí)資助管理部門或按照規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。歸檔時(shí)間應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，原則上每年至少歸檔一次。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的類別、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.對(duì)已歸檔的檔案資料應(yīng)進(jìn)行妥善保管，確保檔案資料的安全和完整。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和借閱。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件夾命名，文件夾內(nèi)的文件應(yīng)按照編號(hào)順序排列，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查詢。3.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案資料的質(zhì)量不受影響。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱資助檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱資助檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人嚴(yán)格審批。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及受資助學(xué)生個(gè)人隱私信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.在檔案管理過程中，如需要對(duì)外提供檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并對(duì)提供的檔案資料進(jìn)行適當(dāng)處理，確保學(xué)生隱私信息得到保護(hù)。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速采取措施，保護(hù)檔案資料的安全。八、檔案保管期限（一）短期檔案1.資助資金發(fā)放明細(xì)表、憑證等與資助資金發(fā)放相關(guān)的檔案資料，保管期限為[X]年。2.班級(jí)初審記錄、學(xué)校審核報(bào)告等審核審批過程中的階段性檔案資料，保管期限為[X]年。（二）中期檔案1.資助申請(qǐng)材料、學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)情況證明材料等與資助申請(qǐng)相關(guān)的檔案資料，保管期限為[X]年。2.上級(jí)部門對(duì)學(xué)校資助工作的檢查記錄、整改通知書等監(jiān)督檢查材料，保管期限為[X]年。（三）長期檔案1.資助政策文件、學(xué)校資助工作實(shí)施細(xì)則等與資助工作政策法規(guī)相關(guān)的檔案資料，保管期限為永久。2.學(xué)生資助工作的影像資料、重要會(huì)議記錄等具有長期保存價(jià)值的檔案資料，保管期限為永久。檔案保管期限自檔案形成之日起計(jì)算，保管期滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由資助管理部門負(fù)責(zé)人、學(xué)校檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于仍具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)列出銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)