PAGE檔案館查詢公章管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織公章的使用與管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在涉及公章使用的各類事項(xiàng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章使用符合規(guī)定。2.審慎用章原則：用章前必須進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保用章事項(xiàng)真實(shí)、合法、有效。3.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)公章的保管與使用，確保責(zé)任落實(shí)到人。4.登記備案原則：對(duì)公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，便于查詢與追溯。二、公章的種類與規(guī)格（一）公章種類1.公司/組織公章：用于公司/組織對(duì)外的正式文件、合同、協(xié)議等重要事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司/組織的財(cái)務(wù)往來(lái)、票據(jù)等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：用于簽訂各類合同。5.部門章：用于各部門內(nèi)部的文件、通知等。（二）公章規(guī)格各類公章的規(guī)格應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章的權(quán)威性和辨識(shí)度。具體規(guī)格由公司/組織辦公室統(tǒng)一制定并備案。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司/組織公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要公章的刻制，須由公司/組織辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后，到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。2.部門章的刻制，由各部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織辦公室備案后，到指定刻章單位刻制。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，公司/組織辦公室應(yīng)進(jìn)行登記備案，記錄公章的名稱、規(guī)格、啟用時(shí)間、保管人等信息。2.啟用公章時(shí)，應(yīng)在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公告，明確公章的使用范圍和審批流程。四、公章的保管（一）保管人員1.公司/組織公章由辦公室專人負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由法定代表人指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門專人保管，合同專用章由合同管理部門專人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.公章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章管理制度。（二）保管要求1.公章應(yīng)妥善保管在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保公章的安全。2.公章保管人員不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。3.公章保管人員應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。五、公章的使用（一）使用范圍1.公司/組織公章：用于公司/組織對(duì)外的正式文件、合同、協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本等重要事項(xiàng)。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)，如簽署授權(quán)委托書(shū)等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司/組織的財(cái)務(wù)往來(lái)、票據(jù)、支票、匯票等相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等。5.部門章：用于各部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)告等。（二）使用流程1.用章申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審核批準(zhǔn)：將《公章使用申請(qǐng)表》提交至相應(yīng)的審批部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核批準(zhǔn)。審批部門或領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)、重要程度等進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保用章事項(xiàng)合法、合規(guī)、真實(shí)、有效。3.用章登記：公章保管人員根據(jù)審核批準(zhǔn)后的《公章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行用章登記，記錄用章時(shí)間、用章事項(xiàng)、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章人等信息。4.用章蓋章：公章保管人員在用章前，應(yīng)對(duì)用章文件進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保文件內(nèi)容與用章申請(qǐng)一致。用章時(shí)，應(yīng)在文件規(guī)定的位置加蓋公章，并確保公章清晰、端正。5.用章完畢后，公章保管人員應(yīng)將《公章使用申請(qǐng)表》及用章文件妥善保存，以備查詢與追溯。（三）特殊情況用章1.緊急情況下需要用章的，可由用章人通過(guò)電話、郵件等方式向?qū)徟块T或領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，經(jīng)同意后，先進(jìn)行用章，事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用章的，應(yīng)提前與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，確保用章的順利進(jìn)行。異地用章時(shí)，應(yīng)采用郵寄、專人攜帶等安全可靠的方式將公章送至用章地點(diǎn)，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督用章過(guò)程。六、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司/組織名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用公章的，由辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)后，發(fā)布公章停用公告。2.公章停用后，保管人員應(yīng)將公章及時(shí)交回辦公室，并辦理交接手續(xù)。（二）銷毀1.停用的公章由辦公室負(fù)責(zé)組織銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。2.銷毀公章時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保公章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查詢。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管情況：檢查公章是否妥善保管，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管要求。2.用章審批情況：檢查用章申請(qǐng)是否經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核批準(zhǔn)，審批流程是否規(guī)范。3.用章登記情況：檢查用章登記是否詳細(xì)、準(zhǔn)確，登記記錄是否妥善保存。4.公章使用情況：檢查公章使用是否符合規(guī)定的使用范圍，是否存在違規(guī)用章行為。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反公章管理制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)用章給公司/組織造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、附則