PAGE物業(yè)公司檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)公司檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程檔案、人事檔案等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢(xún)和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等處置工作。7.對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的具體工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案室移交檔案。4.在工作中積極配合檔案室的檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架、保管、檢索、利用等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和工作能力。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)文件、資料、圖表、記錄等，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。公司的工程建設(shè)項(xiàng)目資料，如規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。公司的客戶(hù)資料，如客戶(hù)信息登記表、服務(wù)記錄、投訴處理記錄等。公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、商標(biāo)專(zhuān)利等相關(guān)文件。2.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。（二）收集要求1.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的真實(shí)性和原始性。2.各部門(mén)在工作中形成的檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理，分類(lèi)存放，便于查找和移交。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制保存，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目。2.合同檔案：按照合同類(lèi)別簽訂時(shí)間順序進(jìn)行整理，每份合同單獨(dú)裝訂，并編制合同目錄。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類(lèi)別進(jìn)行整理，如憑證、賬簿、報(bào)表等，分別裝訂成冊(cè)，并編制財(cái)務(wù)檔案目錄。4.工程檔案：按照工程項(xiàng)目階段進(jìn)行整理，如前期文件、施工文件、竣工文件等，分別組卷，并編制工程檔案目錄。5.人事檔案：按照員工個(gè)人信息進(jìn)行整理，每人一檔，按照檔案內(nèi)容的不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放，并編制人事檔案目錄。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)（包括財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)管理等）、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)等。2.合同檔案：分為物業(yè)服務(wù)合同、工程合同、采購(gòu)合同、租賃合同、勞務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)檔案：分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.工程檔案：分為工程前期文件、工程施工文件、工程竣工文件等。5.人事檔案：分為員工基本信息、教育培訓(xùn)、考核獎(jiǎng)懲、工資福利、勞動(dòng)合同等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案：采用年度保管期限流水號(hào)的編號(hào)方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.合同檔案：采用合同類(lèi)別代碼簽訂年份流水號(hào)的編號(hào)方式。例如：FW2023001，表示物業(yè)服務(wù)合同類(lèi)2023年簽訂的第1份合同。3.財(cái)務(wù)檔案：采用會(huì)計(jì)年度類(lèi)別代碼流水號(hào)的編號(hào)方式。例如：2023KZ001，表示2023年度的第1份會(huì)計(jì)憑證。4.工程檔案：采用工程項(xiàng)目代碼階段代碼流水號(hào)的編號(hào)方式。例如：GC001QQ001，表示工程項(xiàng)目GC001的前期文件類(lèi)第1份檔案。5.人事檔案：采用員工工號(hào)檔案類(lèi)別代碼流水號(hào)的編號(hào)方式。例如：001RSXX001，表示工號(hào)為001的員工的第1份人事檔案基本信息類(lèi)檔案。五、檔案的保管（一）保管期限1.文書(shū)檔案：永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。定期保管：分為30年、10年。2.合同檔案：根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度，確定保管期限，一般為10年至30年不等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。會(huì)計(jì)賬簿：保管期限為30年。財(cái)務(wù)報(bào)表：年度財(cái)務(wù)報(bào)表永久保管；中期財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為10年。審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等：保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年至30年。4.工程檔案：工程前期文件：保管期限為永久。工程施工文件：保管期限為30年。工程竣工文件：保管期限為永久。5.人事檔案：?jiǎn)T工離職后，人事檔案繼續(xù)保管5年，期滿(mǎn)后按規(guī)定進(jìn)行處理。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.使用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，存入檔案管理臺(tái)賬。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部：公司各部門(mén)及員工因工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料。2.外部單位：因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位可查閱、借閱公司相關(guān)檔案資料，但必須嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：查閱檔案：填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。借閱檔案：填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部利用：查閱檔案：填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室查閱。查閱過(guò)程中，檔案室應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并做好記錄。借閱檔案：填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、借閱期限等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)5個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案必須簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息不被泄露。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門(mén)、利用目的、檔案名稱(chēng)、文號(hào)、查閱（借閱）期限等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值及保管期限，確定檔案的存毀。2.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并進(jìn)行妥善保管；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。（四）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審