PAGE縣委辦文書檔案工作制度一、總則（一）目的為加強縣委辦文書檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高工作效率和質(zhì)量，更好地服務(wù)縣委工作大局，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合縣委辦實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣委辦各科室及全體工作人員在文書檔案的形成、收集、整理、保管、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：縣委辦文書檔案工作由專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實可靠原則：文書檔案應(yīng)如實反映縣委工作活動的真實情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、文書處理（一）文件收發(fā)1.收文縣委辦機要室負(fù)責(zé)接收各類文件，對收到的文件進(jìn)行認(rèn)真清點、核對，檢查文件的完整性和密封性。對收到的文件進(jìn)行編號登記，填寫《收文登記簿》，詳細(xì)記錄文件的來文機關(guān)、文號、標(biāo)題、日期、份數(shù)等信息。及時將文件分送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室，對緊急文件要做到隨到隨送，不得延誤。2.發(fā)文縣委辦各科室起草的文件，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，交機要室統(tǒng)一編號登記。機要室對發(fā)文進(jìn)行排版、校對，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。文件印刷后，機要室負(fù)責(zé)將文件封裝，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)，同時填寫《發(fā)文登記簿》。（二）文件傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，一般包括縣委領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人等。2.傳閱方式：采用直傳或?qū)Ｈ藗鬟f的方式進(jìn)行傳閱，確保文件傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。3.傳閱記錄：在文件傳閱過程中，機要室要做好傳閱記錄，填寫《文件傳閱單》，記錄文件傳閱的時間、人員、意見等信息，以便及時掌握文件的傳閱情況。（三）文件辦理1.承辦科室：文件傳閱后，承辦科室要按照領(lǐng)導(dǎo)批示和文件要求，認(rèn)真辦理文件，并及時反饋辦理結(jié)果。2.辦理期限：承辦科室應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成文件的辦理工作，一般緊急文件應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦結(jié)，普通文件應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)辦結(jié)。3.辦理反饋：承辦科室辦理完畢后，要將辦理結(jié)果以書面形式反饋給機要室，機要室負(fù)責(zé)將辦理結(jié)果及時報告給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（四）文件歸檔1.歸檔范圍：縣委辦在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括收文、發(fā)文、會議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報告等，均應(yīng)歸檔保存。2.歸檔時間：文書處理完畢后，承辦科室應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。3.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊，按照規(guī)定的格式和編號進(jìn)行排列，并編制歸檔文件目錄。三、檔案管理（一）檔案收集1.收集范圍：縣委辦各科室應(yīng)按照檔案歸檔范圍的要求，及時收集本科室在工作活動中形成的文件材料，并移交機要室統(tǒng)一管理。2.收集要求：收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實可靠，能夠準(zhǔn)確反映縣委工作活動的全過程。3.收集時間：各科室應(yīng)定期將收集的文件材料移交機要室，一般每月[X]日前移交上月的文件材料。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類方案，對歸檔文件進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案整理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.整理期限：機要室應(yīng)在接收各科室移交的文件材料后，及時進(jìn)行整理，一般應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成整理工作。（三）檔案保管1.保管場所：縣委辦應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.保管要求：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期檢查：機要室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每年進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。（四）檔案利用1.利用范圍：縣委辦工作人員因工作需要，可以查閱、借閱檔案資料。外單位查閱檔案，須經(jīng)縣委辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式：查閱檔案應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出庫房。借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱時間、借閱人、借閱內(nèi)容等信息，并按時歸還。3.利用登記：機要室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄檔案利用的時間、人員、內(nèi)容等信息，以便統(tǒng)計檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。四、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定原則：檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重處理原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.鑒定組織：縣委辦成立檔案鑒定工作小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，機要室負(fù)責(zé)人及相關(guān)科室人員為成員，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定方法：檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。（二）檔案銷毀1.銷毀范圍：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序：檔案銷毀前，機要室應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、文號、日期、數(shù)量等信息，并報縣委辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀記錄：檔案銷毀后，機要室應(yīng)將《檔案銷毀清冊》及銷毀過程的相關(guān)記錄整理歸檔，以備查考。五、人員職責(zé)（一）機要室職責(zé)1.負(fù)責(zé)縣委辦文書檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.做好文件的收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。4.制定和完善文書檔案工作制度，規(guī)范工作流程。5.定期對文書檔案工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室文件材料的形成、收集、整理和歸檔工作：嚴(yán)格按照檔案歸檔范圍的要求，及時將本科室在工作活動中形成的文件材料收集齊全、整理規(guī)范，并移交機要室統(tǒng)一管理。2.配合機要室做好文件的傳閱和辦理工作：對機要室分送的文件，應(yīng)及時傳閱并按照領(lǐng)導(dǎo)批示認(rèn)真辦理，按時反饋辦理結(jié)果。3.協(xié)助機要室做好檔案的利用工作：積極配合機要室提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料，確保檔案利用工作的順利進(jìn)行。（三）工作人員職責(zé)1.遵守文書檔案工作制度：嚴(yán)格按照制度規(guī)定的工作流程和要求，認(rèn)真做好文件處理和檔案管理工作。2.保守檔案秘密：不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息的安全。3.提高業(yè)務(wù)水平：積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高文書檔案工作的業(yè)務(wù)能力和水平。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.縣委辦定期對文書檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件處理、檔案管理、人員職責(zé)履行等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立文書檔案工作考核評價機制，對各