PAGE登記資料檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織登記資料檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及登記資料檔案管理的部門(mén)和人員，包括但不限于各類(lèi)業(yè)務(wù)登記、人員信息登記、資產(chǎn)登記等相關(guān)資料檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免錯(cuò)誤記錄和虛假信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善登記資料檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)登記資料檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門(mén)。3.在檔案形成過(guò)程中，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，確保檔案的合法性和規(guī)范性。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體操作和管理工作，包括檔案的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，做好登記和記錄工作。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類(lèi)業(yè)務(wù)登記資料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、審批文件等。2.人員信息登記資料，包括員工入職登記表、離職申請(qǐng)表、人事檔案等。3.資產(chǎn)登記資料，如固定資產(chǎn)臺(tái)賬、無(wú)形資產(chǎn)清單、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.其他與公司/組織相關(guān)的登記資料，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、客戶信息等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集原件和復(fù)印件，以備不時(shí)之需。（三）整理原則1.按照檔案的類(lèi)別、時(shí)間、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案條理清晰，便于查找和管理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和檢索。3.檔案資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得隨意折疊或損壞。4.在檔案資料上應(yīng)注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，以便于查閱和管理。（四）整理流程1.檔案形成部門(mén)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，并編制檔案目錄。2.將初步整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行進(jìn)一步審核和整理。3.檔案管理部門(mén)對(duì)審核后的檔案資料進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。4.將整理好的檔案資料按照類(lèi)別上架存放，建立檔案庫(kù)房管理制度，確保檔案的安全和有序存放。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地歸入相應(yīng)的檔案類(lèi)別和庫(kù)房。2.歸檔的檔案資料應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔登記表，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、歸檔時(shí)間等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引，便于查詢(xún)和利用。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備和防盜設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和管理。對(duì)于重要檔案和機(jī)密檔案，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取加密措施。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.對(duì)檔案的保管情況進(jìn)行記錄，包括檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、保管期限、查閱借閱情況等，以便于跟蹤和管理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專(zhuān)人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)向檔案管理部門(mén)繳納一定的押金，并簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并退還押金。6.對(duì)于重要檔案和機(jī)密檔案，原則上不得借閱。如因特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則與組織1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保檔案鑒定的準(zhǔn)確性和公正性。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。2.對(duì)雖已保管期滿，但仍具有一定歷史價(jià)值、參考價(jià)值或涉及法律糾紛等問(wèn)題的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.對(duì)重要檔案和機(jī)密檔案，無(wú)論保管期限是否屆滿，均不得擅自銷(xiāo)毀，如需銷(xiāo)毀，應(yīng)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保密措施。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制檔案銷(xiāo)毀清單，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，不留痕跡。4.檔案銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，建立檔案管理信息平臺(tái)。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。3.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢(xún)。4.利用信息化手段對(duì)檔案的查閱、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和自動(dòng)化。