PAGE征求檔案制度意見或建議一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，便于社會各方面的利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。2.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。對檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入，保證檔案信息的準(zhǔn)確和完整。按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料。上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織工作相關(guān)的文件、指示、通知等。公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照等文件。公司/組織內(nèi)部形成的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件。員工個人在工作中形成的重要文件、報告、技術(shù)資料等。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體完好。對重要的檔案材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.整理方法按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)遵循科學(xué)、合理、實(shí)用的原則，可根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素進(jìn)行分類。對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，建立檔案檢索工具。對整理好的檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀和安全。四、檔案的分類與編號1.分類方案公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。文書檔案可按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類?？萍紮n案可按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。會計檔案可按照會計年度類別進(jìn)行分類。人事檔案可按照員工類別檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)檔案可按照業(yè)務(wù)類型項(xiàng)目進(jìn)行分類。2.編號規(guī)則檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。文書檔案編號格式為：年度+保管期限+流水號?？萍紮n案編號格式為：項(xiàng)目編號+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號。會計檔案編號格式為：會計年度+類別代碼+流水號。人事檔案編號格式為：員工類別代碼+檔案內(nèi)容代碼+流水號。業(yè)務(wù)檔案編號格式為：業(yè)務(wù)類型代碼+項(xiàng)目編號+流水號。五、檔案的保管與保護(hù)1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.保管要求檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格控制庫房的溫度、濕度，防止檔案受到損壞。3.保護(hù)措施建立檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用范圍，確保檔案的安全。六、檔案的利用與借閱1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實(shí)、完整和保密。2.利用方式提供檔案原件查閱、復(fù)印、摘錄等服務(wù)。利用檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息查詢服務(wù)。根據(jù)利用者的需求，編制檔案專題資料，提供專題服務(wù)。3.借閱程序利用者需填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限等。檔案管理人員對借閱申請表進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱者應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。3.鑒定方法對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管狀況等因素，確定檔案的價值。根據(jù)檔案的價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。對保管期限已滿且無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，報經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.銷毀程序檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交1.統(tǒng)計工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時上報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。2.移交工作按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向國家綜合檔案館移交檔案。在公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動或人員調(diào)