PAGE泰順縣檔案制度管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)泰順縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本縣實(shí)際情況，制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于泰順縣各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則各單位應(yīng)明確檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的管理體制，確保檔案管理工作的有效開展。2.集中管理原則各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，集中保管本單位的各類檔案。3.完整準(zhǔn)確原則各單位應(yīng)確保檔案的形成、積累、整理和歸檔工作的完整性和準(zhǔn)確性，保證檔案能夠真實(shí)反映本單位的工作歷史和業(yè)務(wù)活動。4.安全保密原則各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案科、檔案室等，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中管理。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員1.各單位應(yīng)配備專職或兼職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理工作流程。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需變動時，應(yīng)提前做好檔案交接工作，并報上級檔案管理部門備案。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.各單位應(yīng)收集反映本單位工作活動、具有保存價值的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。2.具體收集范圍按照國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（二）檔案收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確各部門和人員在文件材料形成、積累和歸檔工作中的職責(zé)。2.文件材料形成部門應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，移交檔案管理機(jī)構(gòu)。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對各部門移交的文件材料進(jìn)行檢查和核對，確保檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的基本原則和方法，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.電子文件的整理應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定執(zhí)行，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保管設(shè)備1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、防磁柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。2.檔案保管設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行和使用。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限和密級，對檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。五、檔案的利用（一）利用原則1.各單位應(yīng)遵循檔案利用的合法、合理、安全原則，確保檔案的利用符合國家法律法規(guī)和單位的相關(guān)規(guī)定。2.檔案利用應(yīng)有利于維護(hù)單位的合法權(quán)益，促進(jìn)單位的各項(xiàng)工作開展。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)提出查閱申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱人、借閱時間、歸還時間等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對本單位保管的檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。（四）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)提出的鑒定意見，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。（五）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。2.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)1.各單位應(yīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程管理。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、統(tǒng)計、借閱管理、安全保密等功能，確保檔案信息的安全和有效利用。（三）電子檔案管理1.各單位應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行歸檔和保管，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全保障1.各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息安全管理制度，確保檔案信息的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體泰順縣檔案局負(fù)責(zé)對本縣各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：泰順縣檔案局定期對各單位的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：泰順縣檔案局根據(jù)工作需要，對各單位的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理工作中的重點(diǎn)問題和薄弱環(huán)節(jié)，泰順縣檔案局組織開展專項(xiàng)