PAGE寧夏科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強寧夏科研檔案管理，規(guī)范科研檔案數(shù)字化工作，確?？蒲袡n案的真實、完整、可用和安全，提高科研檔案的管理效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合寧夏科研工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于寧夏行政區(qū)域內(nèi)開展科研活動的各類企事業(yè)單位、科研機構(gòu)、高等院校等組織（以下簡稱“各單位”）的科研檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：科研檔案數(shù)字化應(yīng)忠實于原始檔案，確保數(shù)字化副本與原件內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.完整性原則：全面涵蓋各單位科研活動中形成的各類檔案，保證數(shù)字化工作無遺漏，維護科研檔案的整體完整性。3.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范，統(tǒng)一數(shù)字化流程、格式、質(zhì)量要求等，確保數(shù)字化成果的規(guī)范性和一致性。4.安全性原則：采取有效措施保障科研檔案數(shù)字化過程中的信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。5.便利性原則：注重數(shù)字化成果的存儲、檢索和利用，提高科研檔案的管理效率，方便科研人員及相關(guān)部門查詢和使用。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善本單位科研檔案數(shù)字化工作計劃和方案，并組織實施。2.組織開展科研檔案數(shù)字化工作的培訓(xùn)，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平。3.對科研檔案數(shù)字化工作進行全程監(jiān)督和指導(dǎo)，確保工作質(zhì)量和進度。4.負責科研檔案數(shù)字化成果的驗收、存儲和保管，建立健全數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。5.協(xié)調(diào)解決科研檔案數(shù)字化工作中出現(xiàn)的問題，與其他部門密切配合，共同推進科研檔案數(shù)字化工作。（二）科研項目負責人職責1.按照本制度要求，及時整理和移交本項目形成的科研檔案，確保檔案的完整性和準確性。2.配合檔案管理部門做好科研檔案數(shù)字化工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對數(shù)字化后的科研檔案進行審核，確保其與原始檔案內(nèi)容相符，并對檔案的真實性和完整性負責。（三）信息技術(shù)部門職責1.提供科研檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障，確保數(shù)字化工作的順利開展。2.負責數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和升級，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)字化技術(shù)標準和規(guī)范，參與數(shù)字化成果的驗收工作。三、科研檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各單位檔案管理部門定期接收科研項目負責人移交的科研檔案，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行分類、編號、編目等整理工作。2.對收集到的科研檔案進行全面清查，核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門或人員溝通解決。3.建立科研檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入檔案的基本信息，包括題名、責任者、形成時間、保管期限等，為數(shù)字化工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)字化前處理1.對需要數(shù)字化的科研檔案進行去污、修復(fù)、折疊等預(yù)處理，確保檔案載體的平整、清潔，便于掃描和后續(xù)處理。2.對于破損嚴重或字跡褪色的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的技術(shù)手段進行修復(fù)或加固，盡量恢復(fù)檔案的原貌。3.根據(jù)檔案的類型、數(shù)量和掃描設(shè)備的性能，合理安排掃描批次和順序，提高掃描工作效率。（三）掃描1.選擇符合檔案數(shù)字化要求的掃描設(shè)備和軟件，確保掃描圖像清晰、完整、不失真。2.按照檔案整理順序進行掃描，掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和利用需求合理確定，但不得低于200dpi。對于文字密集、字跡較小的檔案，可適當提高分辨率。3.掃描過程中應(yīng)保持檔案的平整，避免出現(xiàn)褶皺、扭曲等現(xiàn)象。同時，要注意掃描圖像的色彩模式，一般采用黑白二值模式進行掃描，對于有特殊要求的彩色檔案可采用灰度模式或彩色模式掃描。4.每掃描完一批檔案，應(yīng)及時對掃描圖像進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時重新掃描。掃描圖像應(yīng)命名規(guī)范，便于識別和管理，命名規(guī)則可采用檔案編號+掃描日期+頁碼等方式。（四）圖像處理1.對掃描后的圖像進行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像的質(zhì)量符合要求。對于圖像中存在的污漬、黑點、白邊等問題，應(yīng)使用圖像處理軟件進行修復(fù)；對于掃描過程中出現(xiàn)偏斜的圖像，應(yīng)進行自動或手動糾偏；對于需要拼接的圖像，應(yīng)確保拼接準確、無縫隙。2.對圖像進行去噪處理，去除掃描過程中產(chǎn)生的噪聲干擾，提高圖像的清晰度。3.根據(jù)檔案內(nèi)容和利用需求，對圖像進行加密、添加水印等安全處理，防止圖像被非法篡改或盜用。（五）數(shù)據(jù)掛接1.將處理好的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫進行掛接，建立一一對應(yīng)的關(guān)系，確保通過目錄數(shù)據(jù)庫能夠快速準確地查找到相應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)。2.在數(shù)據(jù)掛接過程中，要對圖像數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)進行嚴格核對，確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性。掛接完成后，應(yīng)對掛接結(jié)果進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整。（六）存儲1.選擇安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對數(shù)字化后的科研檔案進行長期保存。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。2.按照檔案的分類和保管期限，對數(shù)字化檔案進行分類存儲，建立清晰的存儲架構(gòu)，便于管理和檢索。3.定期對存儲的數(shù)字化檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份周期可根據(jù)實際情況確定，一般為半年或一年。（七）驗收1.數(shù)字化工作完成后，各單位檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對數(shù)字化成果進行驗收。驗收內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等方面。2.驗收人員應(yīng)按照驗收標準進行逐一檢查，填寫驗收報告。驗收合格的，方可將數(shù)字化檔案正式移交檔案管理部門進行保管和利用；驗收不合格的，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行整改，直至驗收合格。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，無明顯污漬、黑點、白邊等問題，分辨率符合要求。2.圖像處理應(yīng)準確、規(guī)范，圖像的去污、糾偏、裁剪、拼接等處理符合質(zhì)量要求，色彩模式正確。3.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)準確無誤，圖像數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)一一對應(yīng)，能夠通過目錄數(shù)據(jù)庫快速準確地查找到相應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)。4.數(shù)字化檔案的存儲應(yīng)安全可靠，存儲設(shè)備和存儲方式符合要求，備份數(shù)據(jù)完整、可恢復(fù)。（二）質(zhì)量檢查1.各單位檔案管理部門應(yīng)建立質(zhì)量檢查制度，定期對科研檔案數(shù)字化工作進行質(zhì)量檢查。檢查內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)掛接情況、存儲狀態(tài)等。2.質(zhì)量檢查可采用抽檢的方式進行，抽檢比例應(yīng)不低于數(shù)字化檔案總量的10%。對于重要科研項目的檔案，應(yīng)進行全面檢查。3.檢查人員應(yīng)填寫質(zhì)量檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并反饋給相關(guān)責任人，要求限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（三）質(zhì)量問題處理1.對于質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合質(zhì)量標準的問題，相關(guān)責任人應(yīng)及時進行整改。整改措施應(yīng)根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴重程度制定，確保整改后的數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。2.對因質(zhì)量問題導(dǎo)致的數(shù)字化工作延誤或成本增加，應(yīng)追究相關(guān)責任人的責任。同時，要對質(zhì)量問題進行分析總結(jié)，采取措施避免類似問題再次發(fā)生。3.建立質(zhì)量問題反饋機制，及時收集科研人員及相關(guān)部門對數(shù)字化檔案質(zhì)量的意見和建議，不斷改進質(zhì)量控制措施，提高數(shù)字化工作質(zhì)量。五、安全管理（一）安全制度1.各單位應(yīng)建立健全科研檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全管理職責，規(guī)范安全管理流程。2.加強對參與科研檔案數(shù)字化工作的人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，防止因人為因素導(dǎo)致信息安全事故。3.制定安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等安全事件，確保能夠及時采取有效措施進行處理，降低損失。（二）網(wǎng)絡(luò)安全1.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法訪問。2.對數(shù)字化工作所使用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和服務(wù)器進行定期維護和檢查，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.嚴格控制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，對不同用戶設(shè)置不同的訪問級別，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問科研檔案數(shù)字化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全1.對數(shù)字化過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)進行嚴格加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求。2.定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，并采用與原始數(shù)據(jù)不同的存儲介質(zhì)和存儲方式。3.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，對數(shù)據(jù)的訪問、操作、修改等行為進行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（四）人員安全1.對參與科研檔案數(shù)字化工作的人員進行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識。2.與參與數(shù)字化工作的人員簽訂保密協(xié)議，明確其在工作期間的保密義務(wù)和責任，防止因人員流動導(dǎo)致信息泄露。3.為數(shù)字化工作場所配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，保障人員和設(shè)備的安全。六、利用與服務(wù)（一）利用方式1.建立科研檔案數(shù)字化利用平臺，提供在線查詢、下載、打印等功能，方便科研人員及相關(guān)部門利用數(shù)字化檔案。2.根據(jù)用戶需求，提供檔案復(fù)制、借閱等服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并確保復(fù)制件的質(zhì)量和安全。借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求，按時收回借閱檔案。3.積極開展科研檔案數(shù)字化成果的二次開發(fā)利用，如數(shù)據(jù)分析、專題研究等，為科研決策、成果轉(zhuǎn)化等提供支持。（二）服務(wù)要求1.檔案管理部門應(yīng)制定完善的服務(wù)流程和規(guī)范，明確服務(wù)標準和要求，為用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。2.加強對服務(wù)人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識，能夠及時準確地解答用戶的咨詢，處理用戶的需求。3.建立用戶反饋機制，及時收集用戶對科研檔案數(shù)字化利用和服務(wù)的意見和建議，不斷改進服務(wù)質(zhì)量，提高用戶滿意度。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.寧夏相關(guān)部門應(yīng)加強對各單位科研檔案數(shù)字化工作的監(jiān)督檢查，定期對各單位的數(shù)字化工作進展情況、質(zhì)量控制情況、安全管理情況等進行檢查。2.監(jiān)督檢查可采取聽取匯報、查閱資料、實地查看等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達整改通知書，要求各單位限期整改。3.建立監(jiān)督檢查檔案，記錄每次監(jiān)督檢查的情況和結(jié)果，作為對各單位科研檔案數(shù)字化工作考核評價的依據(jù)。（二）考核評價1.制定科研檔案數(shù)字化工作考核評價指標體系，對各單位的數(shù)字化工作進行量化考核?？己酥笜藨?yīng)包括工作完成情況