PAGE招聘檔案保管制度及流程一、總則（一）目的為了規(guī)范公司招聘檔案的管理，確保招聘檔案的完整性、準確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招聘活動中產(chǎn)生的各類檔案資料，包括但不限于招聘計劃、簡歷篩選記錄、面試評估表、錄用通知等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保招聘檔案管理活動合法合規(guī)。2.保密性原則：對招聘過程中涉及的個人隱私信息和公司機密信息予以嚴格保密，防止信息泄露。3.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集和整理招聘檔案資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。4.可追溯性原則：招聘檔案應具備清晰的記錄和索引，便于查詢和追溯招聘活動的全過程。二、檔案管理職責（一）人力資源部門1.負責招聘檔案的整體規(guī)劃、組織和協(xié)調工作。2.制定和完善招聘檔案管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負責招聘檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。（二）各用人部門1.配合人力資源部門開展招聘工作，提供相關招聘需求信息和崗位要求。2.負責本部門招聘過程中產(chǎn)生的檔案資料的初步整理，并及時移交人力資源部門。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查閱招聘檔案。（三）檔案管理人員1.負責招聘檔案的日常管理工作，包括檔案的分類、編號、裝訂、上架等。2.確保檔案存儲環(huán)境安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.定期對招聘檔案進行盤點和清查，保證檔案的數(shù)量和質量準確無誤。三、招聘檔案的分類與編號（一）分類1.招聘計劃類：包括年度招聘計劃、季度招聘計劃、月度招聘計劃等。2.招聘渠道類：如網(wǎng)絡招聘平臺記錄、校園招聘資料、人才市場招聘資料等。3.簡歷篩選類：簡歷投遞記錄、簡歷篩選標準及結果等。4.面試評估類：面試安排表、面試評估表、面試反饋記錄等。5.錄用決策類：錄用審批表、錄用通知、背景調查資料等。6.其他類：與招聘相關的特殊事項記錄、臨時性文件等。（二）編號1.招聘檔案編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：年份+類別代碼+流水號。例如，2023ZP001，表示2023年招聘計劃類的第1份檔案。3.類別代碼根據(jù)上述分類設定，如“ZP”代表招聘計劃類，“QD”代表招聘渠道類等。四、招聘檔案的收集與整理（一）收集1.在招聘活動開始前，人力資源部門應明確各環(huán)節(jié)所需收集的檔案資料清單，并向相關人員進行告知。2.各用人部門和參與招聘工作的人員應按照規(guī)定及時將各自產(chǎn)生的檔案資料提交給人力資源部門。3.人力資源部門在招聘過程中，應主動收集各類相關信息，確保檔案資料的全面性。（二）整理1.檔案管理人員收到招聘檔案資料后，應及時進行整理。首先對資料進行分類，按照上述分類標準將不同類型的檔案分開。2.對于每份檔案資料，檢查其完整性，確保資料齊全、無缺頁、無損壞。3.對資料進行編號，并在每份資料上加蓋編號章，注明編號。4.按照時間順序或邏輯順序對檔案資料進行排序，以便于查閱和管理。五、招聘檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的招聘檔案應及時歸檔，按照檔案類別和編號順序放入相應的檔案柜或存儲設備中。2.建立檔案目錄索引，詳細記錄每份檔案的編號、名稱、日期、存放位置等信息，便于快速查找。3.在檔案存儲區(qū)域設置明顯的標識，標明各類檔案的存放位置。（二）保管1.招聘檔案應存放在專門的檔案保管室或區(qū)域，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風良好。2.檔案保管室應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、監(jiān)控設備等。3.定期對檔案保管環(huán)境進行檢查和維護，確保檔案不受損壞。同時，對檔案存儲設備進行定期檢查，如有損壞及時維修或更換。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，未經(jīng)授權不得擅自查閱、復制或銷毀檔案。六、招聘檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招聘檔案時，應填寫《招聘檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《招聘檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管室。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并確保檔案資料的完整性。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱招聘檔案的，應填寫《招聘檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等。2.《招聘檔案借閱申請表》需經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人簽字批準，并報公司分管領導審批。3.檔案管理人員按照批準的申請表辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并要求借閱人簽字確認。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、涂改或銷毀檔案。在借閱期限屆滿前，應按時歸還檔案。如需延期借閱，應重新辦理申請手續(xù)。七、招聘檔案的保密與安全（一）保密措施1.對招聘檔案中涉及的個人隱私信息，如應聘者身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等，以及公司機密信息，如招聘策略、面試評估標準等，應嚴格保密。2.檔案管理人員在整理、查閱和保管檔案過程中，應注意保護檔案信息的安全，不得泄露給無關人員。3.涉及招聘檔案信息的計算機系統(tǒng)應設置嚴格的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相關信息。（二）安全管理1.加強檔案保管室的安全防范工作，安裝監(jiān)控設備，確保檔案存儲區(qū)域24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案保管設施進行檢查和維護，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設施正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、盜竊等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案安全，并按照應急預案進行處理。八、招聘檔案的銷毀（一）銷毀條件1.招聘檔案超過保管期限，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因公司業(yè)務調整、機構變更等原因，導致某些招聘檔案不再具有使用價值的，可考慮銷毀。3.檔案資料出現(xiàn)損壞、遺失且無法修復或補充的，經(jīng)批準后可予以銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員定期對招聘檔案進行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《招聘檔案銷毀申請表》。2.《招聘檔案銷毀申請表》應詳細列出擬銷毀檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因。3.《招聘檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人簽字審核后，報公司分管領導審批。4.經(jīng)批準后，由檔案管理人員會同至少兩名監(jiān)銷人員共同對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等確保信息無法恢復的方法。5.銷毀過