PAGE大學(xué)基金會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強大學(xué)基金會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在基金會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于大學(xué)基金會及其所屬各部門、各項目組在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基金會設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，如實反映基金會各項工作的開展情況和歷史面貌。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為基金會的決策、管理和發(fā)展提供有力支持。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理機構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)大學(xué)基金會設(shè)立檔案管理部門，作為基金會檔案管理的專門機構(gòu)，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施基金會的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)制定和完善基金會檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負責(zé)檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全和完整。4.負責(zé)檔案的檢索工具編制、信息數(shù)字化處理等工作，提高檔案的利用效率。5.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行處理。6.負責(zé)接待檔案查閱、借閱工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，提供必要的服務(wù)。7.負責(zé)對基金會各部門、各項目組檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和交流活動。8.參與基金會重大活動、重要項目的檔案收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.基金會章程、理事會決議、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等文件材料。2.捐贈協(xié)議、捐贈款物接收與使用記錄、捐贈項目實施報告等捐贈相關(guān)檔案。3.財務(wù)管理檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.項目管理檔案，如項目申報書、立項批復(fù)、項目預(yù)算、項目執(zhí)行情況報告、項目驗收報告等。5.人員檔案，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等方面的材料。6.對外宣傳檔案，如新聞稿件、宣傳資料、活動照片、視頻等。7.與政府部門、社會組織、企業(yè)等的往來文件、信函、合同等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各項目組應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門、本項目形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于重要活動、重要項目的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理，確保檔案的時效性。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為文書檔案、會計檔案、項目檔案、人員檔案、聲像檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，定期對設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案上架按照檔案分類編號順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放地點，方便快速定位檔案。（四）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和基金會實際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。具體保管期限如下：1.永久保管的檔案基金會章程、理事會決議、重要會議記錄等具有重要歷史價值和法律依據(jù)的文件。捐贈協(xié)議、捐贈款物接收與使用記錄等涉及重大捐贈事項的檔案。財務(wù)決算報告、審計報告等重要財務(wù)文件。其他具有長期保存價值的檔案。2.長期保管的檔案工作計劃、工作總結(jié)、項目申報書、立項批復(fù)等一般性文件材料。人員檔案中的重要材料，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等方面的關(guān)鍵文件。對外宣傳檔案中的重要資料，如重大活動的宣傳報道、重要合作項目的宣傳材料等。其他需要長期保存的檔案。3.短期保管的檔案一般性的文件材料，如日常工作中的通知、便函、簡報等。臨時性項目的檔案，如項目執(zhí)行過程中的一般性文件、報表等。其他保存價值較低的檔案。（五）檔案定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、載體質(zhì)量等。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.內(nèi)部查閱基金會內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄。2.外部查閱因特殊原因需要外部單位或個人查閱基金會檔案的，應(yīng)提前與檔案管理部門聯(lián)系，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等情況，經(jīng)基金會領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、攝像檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人同意。3.借閱基金會內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。檔案管理人員應(yīng)定期催還借閱檔案，確保檔案按時歸還。（二）利用服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)積極主動為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料。2.對于重要檔案的利用，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供必要的咨詢和指導(dǎo)，幫助利用者更好地理解和利用檔案。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的需求和趨勢，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷檔案的保存價值和重要程度。3.效益評估法從檔案對基金會工作的實際效益出發(fā)，評估檔案的利用價值和保存必要性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報基金會領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保檔案銷毀徹底。銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的大學(xué)基金會檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子檔案應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息錄入與維護將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案索引數(shù)據(jù)庫。同時，定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的準確性。（四）安全管理加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、訪問控制、防火墻、加