PAGE會計財務(wù)檔案查詢制度表一、總則（一）目的為了加強公司會計財務(wù)檔案的管理，規(guī)范檔案查詢行為，確保檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在涉及會計財務(wù)檔案查詢相關(guān)事宜時的管理。（三）定義1.會計財務(wù)檔案：指公司在經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中形成的，記錄和反映公司財務(wù)狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等相關(guān)信息的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告以及其他具有保存價值的資料。2.查詢：指因工作需要，經(jīng)規(guī)定程序申請并獲得批準(zhǔn)后，對會計財務(wù)檔案進行查閱、復(fù)制等操作。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)會計財務(wù)檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和提供查詢服務(wù)。檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉會計財務(wù)檔案的內(nèi)容和保管要求。（二）財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)助檔案管理部門做好會計財務(wù)檔案的整理、裝訂等前期工作，并對檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)。同時，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序提出檔案查詢申請。（三）其他部門各部門在涉及與會計財務(wù)檔案相關(guān)的工作時，應(yīng)配合檔案管理部門和財務(wù)部門，嚴(yán)格遵守檔案查詢制度，不得擅自查閱、復(fù)制檔案。如因工作需要確需查詢檔案，應(yīng)按照規(guī)定流程辦理申請手續(xù)。三、檔案查詢申請流程（一）申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢會計財務(wù)檔案時，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《會計財務(wù)檔案查詢申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應(yīng)詳細(xì)注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢時間范圍等信息，并加蓋部門公章。2.申請表應(yīng)提交至財務(wù)部門負(fù)責(zé)人進行初步審核。財務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，判斷其合理性和必要性，并簽署審核意見。（二）審批1.經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核通過的申請表，應(yīng)提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司利益、信息安全等因素，對申請進行全面審查，并簽署審批意見。2.對于涉及重要財務(wù)信息、機密檔案或查詢范圍較廣的申請，應(yīng)提交至公司總經(jīng)理進行最終審批?？偨?jīng)理審批通過后方可進行檔案查詢操作。（三）通知檔案管理部門在收到經(jīng)審批通過的申請表后，應(yīng)及時通知申請人查詢時間、地點等相關(guān)事宜。同時，檔案管理人員應(yīng)做好查詢準(zhǔn)備工作，確保能夠快速、準(zhǔn)確地提供所需檔案。四、檔案查詢方式與要求（一）現(xiàn)場查閱1.申請人應(yīng)在規(guī)定的查詢時間和地點，憑有效身份證件進行現(xiàn)場查閱。檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。2.查閱時，申請人應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點進行復(fù)印操作。3.查閱結(jié)束后，申請人應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《會計財務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）復(fù)制1.如申請人因工作需要復(fù)制會計財務(wù)檔案，應(yīng)在申請表中明確注明復(fù)制內(nèi)容和用途。經(jīng)審批通過后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行復(fù)制操作。2.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門公章或?qū)Ｓ谜拢源_保其真實性和有效性。復(fù)制件應(yīng)與原件內(nèi)容一致，檔案管理人員應(yīng)對復(fù)制過程進行記錄，包括復(fù)制時間、復(fù)制人員、復(fù)制內(nèi)容等信息。（三）電子檔案查詢對于已數(shù)字化的會計財務(wù)檔案，申請人可通過公司內(nèi)部的電子檔案管理系統(tǒng)進行查詢。查詢時，應(yīng)使用個人賬號和密碼登錄系統(tǒng)，并按照系統(tǒng)提示進行操作。檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止電子檔案信息泄露。五、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)對會計財務(wù)檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。在檔案查詢過程中，如涉及到機密信息，應(yīng)提醒申請人遵守保密規(guī)定。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、設(shè)置查閱權(quán)限等。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自傳播、披露檔案中的機密信息。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)確保會計財務(wù)檔案的存儲環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。定期對檔案存儲場所進行檢查和維護，確保檔案的安全保存。2.在檔案查詢過程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注查詢現(xiàn)場情況，防止因申請人不當(dāng)操作或其他意外因素導(dǎo)致檔案損壞或丟失。如發(fā)生檔案損壞或丟失情況，應(yīng)立即采取措施進行補救，并及時向上級報告。六、檔案查詢記錄與監(jiān)督（一）查詢記錄檔案管理部門應(yīng)建立《會計財務(wù)檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄每一次檔案查詢的相關(guān)信息，包括查詢?nèi)掌?、查詢申請人、查詢?nèi)容、查閱方式、審批意見等。查閱登記表應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查詢和監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計財務(wù)檔案查詢制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案查詢行為符合規(guī)定要求。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查詢記錄進行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案查詢工作中存在的問題和規(guī)律，為進一步完善檔案查詢制度提供參考依據(jù)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查詢會計財務(wù)檔案。2.在查詢過程中違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息。3.擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。4.未按照規(guī)定流程進行檔案查詢申請、審批和操作。（二）處理措施1.對于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，公司將給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次發(fā)生違規(guī)行為或情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司將視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職等處分，同時可并處一定金額的罰款。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。涉嫌違法犯罪的，將依法移送司法機關(guān)處理。