PAGE建筑公司檔案存儲管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部、分公司等部門的檔案存儲管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設立專門的檔案管理機構，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結果，確保檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立檔案管理部，負責公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實、完整和準確。2.各部門應積極配合檔案管理部的工作，及時提供檔案管理所需的資料和信息。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。3.嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案信息。4.積極開展檔案編研工作，為公司提供檔案信息服務。5.負責檔案管理設備的維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.工程檔案類包括工程項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。2.技術檔案類包括公司技術標準、規(guī)范、操作規(guī)程、科研成果等。3.經(jīng)營檔案類包括公司經(jīng)營計劃、合同協(xié)議、招投標文件、財務報表等。4.行政檔案類包括公司行政文件、會議記錄、人事檔案、印章管理等。5.其他檔案類包括公司榮譽證書、資質證書、審計報告等。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。2.檔案編號由檔案類別代碼、年份代碼、流水號組成。3.檔案類別代碼采用大寫字母表示，具體如下：GD：工程檔案類JS：技術檔案類JY：經(jīng)營檔案類XZ：行政檔案類QT：其他檔案類4.年份代碼采用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”表示2023年。5.流水號采用六位阿拉伯數(shù)字表示，從“000001”開始依次編號。例如：GD2023000001表示2023年的第一份工程檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同協(xié)議、招投標文件、往來信函等。3.公司內(nèi)部各部門形成的工作報告、工作總結、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，并按照檔案管理的要求進行整理。2.檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于重要的檔案材料，應進行備份或復制，以防止檔案丟失或損壞。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應按照檔案分類方案進行分類，將同一類別的檔案材料集中在一起。3.檔案整理應按照文件材料的時間順序、重要程度等進行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。4.檔案整理應編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查詢和利用。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案材料移交檔案管理部進行歸檔。2.檔案管理部應按照檔案分類方案對歸檔的檔案進行分類、編號，并建立檔案臺賬。3.歸檔的檔案應裝訂整齊，編目準確，裝盒上架，妥善保管。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司重要的文件、合同協(xié)議、財務報表、人事檔案等。3.長期保管的檔案包括公司一般性的文件、資料、圖表等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案包括公司臨時性的文件、資料等，保管期限為1年至10年。（三）保管措施1.檔案管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和保密。2.檔案利用應有利于公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作，為公司提供有效的檔案信息服務。（二）利用方式1.查閱檔案：檔案利用者可到檔案管理部查閱檔案原件。2.借閱檔案：檔案利用者因工作需要可借閱檔案，但應辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。3.復制檔案：檔案利用者可根據(jù)需要復制檔案，但應經(jīng)檔案管理部負責人批準，并注明復制用途。（三）借閱手續(xù)1.檔案利用者應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》應經(jīng)部門負責人簽字同意后，交檔案管理部負責人審批。3.檔案管理部負責人審批通過后，檔案管理人員應按照申請表的要求提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案利用者應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。6.檔案利用者歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確認無誤后辦理歸還登記手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、價值大小等因素進行綜合評估，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，負責對公司檔案進行定期鑒定。2.檔案鑒定小組由檔案管理部負責人、各部門負責人及相關專業(yè)人員組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應按照檔案鑒定的標準和方法，對公司檔案進行逐卷審查。2.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合評估檔案的價值和保管期限。3.檔案鑒定小組應填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的編號、名稱、鑒定結果、處理意見等信息。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字同意后，報公司主管領導審批。3.公司主管領導審批通過后，檔案管理部應按照《檔案銷毀清冊》的要求進行銷毀。4.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。5.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對公司現(xiàn)存的紙質檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編號管理、目錄管理、借閱管理、鑒定銷毀管理等功能。3.檔案安全管理建立檔案信息安全防護體系，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.檔案信息管理系統(tǒng)應定期進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.檔案管理人員應及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保電子檔