PAGE公司檔案管理員制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集公司各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作，定期開展檔案工作檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.負(fù)責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作。2.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用，確保檔案的安全與完整。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案工作檢查和考核，提供相關(guān)資料和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱、歸還等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全與準(zhǔn)確。5.積極開展檔案編研工作，為公司提供有價值的檔案信息服務(wù)。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改造、工程建設(shè)等方面的檔案。3.文件檔案：包括財務(wù)預(yù)算、決算、報表、憑證、審計報告等。4.文件檔案：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核記錄、薪酬福利等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理等方面的檔案。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。7.實(shí)物檔案：包括公司榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。2.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式，如“2023永久001”。3.科技檔案編號：根據(jù)項目名稱或類別進(jìn)行編號，如“KJ202301”。4.財務(wù)檔案編號：按照會計年度和檔案類別進(jìn)行編號，如“C2023憑證”。5.人事檔案編號：采用員工工號進(jìn)行編號，如“R001”。6.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項目編號進(jìn)行編號，如“YW20230101”。7.聲像檔案編號：按照形成時間和內(nèi)容進(jìn)行編號，如“SX20230101”。8.實(shí)物檔案編號：根據(jù)實(shí)物類別和入庫時間進(jìn)行編號，如“SW202301”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理。2.檔案管理人員應(yīng)定期到各部門收集檔案，確保檔案的及時歸檔。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的檔案材料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.科技檔案應(yīng)按照項目進(jìn)行整理，包括項目立項、研究、設(shè)計、施工、驗(yàn)收等各個階段的文件材料。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊。5.人事檔案應(yīng)按照員工個人信息、履歷、考核、培訓(xùn)、獎懲等內(nèi)容進(jìn)行整理，建立個人檔案袋。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和項目特點(diǎn)進(jìn)行整理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。7.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時間順序進(jìn)行整理，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物等信息。8.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊，注明實(shí)物名稱、來源、日期等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、防蟲藥等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限為15年以下。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.對已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案。2.通過合法手續(xù)，外部單位或個人因工作需要可查閱、借閱公司檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱、借閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個人有效身份證件，并填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，對符合要求的申請予以辦理，并登記查閱、借閱檔案的名稱、數(shù)量、時間、查閱人或借閱人等信息。（三）利用方式1.查閱檔案：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。2.借閱檔案：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、拍照等。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時間、查閱人或借閱人、檔案名稱、數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案的價值進(jìn)行全面評估。2.對已到保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容是否仍具有查考利用價值，是否涉及重要事項或機(jī)密信息等。3.對保管期限已滿但仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并辦理延長保管期限的手續(xù)。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)公司主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。3.確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息化系統(tǒng)。3.檔案檢索與利用：通過檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線利用。4.檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理