PAGE合作社人機檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本合作社人機檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于查詢、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本合作社內(nèi)所有涉及人機相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于機械設(shè)備、車輛、人員信息等檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映人機實際情況，確保信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集與人機相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性。3.準確性原則：檔案信息應(yīng)準確無誤，避免錯誤記錄和虛假信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止丟失、損壞和泄露。5.保密性原則：對涉及合作社機密的人機檔案信息嚴格保密，防止信息泄露。二、人機檔案的分類與編號（一）機械設(shè)備檔案1.設(shè)備基本信息：包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置日期、生產(chǎn)廠家、購置價格等。2.技術(shù)資料：設(shè)備的使用說明書、操作手冊、維修手冊、技術(shù)圖紙等。3.運行記錄：設(shè)備的運行時間、運行狀態(tài)、故障記錄、維修記錄等。4.維護保養(yǎng)記錄：設(shè)備的定期維護保養(yǎng)計劃、維護保養(yǎng)記錄、更換零部件記錄等。5.檔案編號：按照設(shè)備類別和順序進行編號，例如“JX001”表示機械設(shè)備類第1號設(shè)備。（二）車輛檔案1.車輛基本信息：包括車輛品牌、型號、車牌號、購置日期、登記證書編號、購置價格等。2.技術(shù)資料：車輛的使用說明書、維修手冊、車輛行駛證、保險單等。3.運行記錄：車輛的行駛里程、油耗情況、維修記錄、事故記錄等。4.維護保養(yǎng)記錄：車輛的定期保養(yǎng)計劃、保養(yǎng)記錄、更換零部件記錄等。5.檔案編號：按照車輛類別和順序進行編號，例如“CL001”表示車輛類第1號車輛。（三）人員檔案1.個人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.入職信息：入職日期、崗位信息、勞動合同等。3.培訓(xùn)記錄：參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成績等。4.考核記錄：績效考核結(jié)果、技能考核記錄等。5.獎懲記錄：獲得的獎勵和受到的處罰記錄。6.檔案編號：按照人員類別和順序進行編號，例如“RY001”表示人員類第1號人員。三、人機檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門負責(zé)人應(yīng)指定專人負責(zé)收集本部門與人機相關(guān)的檔案資料，并確保資料的及時、準確和完整。2.對于新購置的機械設(shè)備和車輛，采購部門應(yīng)在設(shè)備和車輛到貨后及時收集相關(guān)資料，并移交檔案管理部門進行整理歸檔。3.對于新入職的人員，人力資源部門應(yīng)在員工入職后及時收集個人檔案資料，并移交檔案管理部門進行整理歸檔。4.在人機的使用、維護、維修、更換等過程中產(chǎn)生的各類記錄，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案管理部門收到收集的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號，并建立檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對檔案資料進行裝訂、編頁，確保資料的整齊、牢固和便于查閱。4.對于電子檔案資料，應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于快速檢索。四、人機檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，按照檔案編號順序存放于檔案柜或電子存儲設(shè)備中。2.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔的檔案資料進行檢查，確保檔案資料的完整性和準確性。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進行備份存儲，防止因意外事件導(dǎo)致檔案資料丟失。（二）保管要求1.檔案保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)堅固耐用，有防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.電子檔案資料應(yīng)存儲于安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進行備份和維護。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進行清查和盤點，確保檔案資料的安全和完整。五、人機檔案的查閱與借閱（一）查閱要求1.合作社內(nèi)部人員因工作需要查閱人機檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案資料，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案資料上涂改、標記、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（二）借閱要求1.合作社內(nèi)部人員因工作需要借閱人機檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字批準后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善導(dǎo)致檔案資料丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、人機檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞，無法修復(fù)且無繼續(xù)保存價值的。3.檔案資料涉及的人機已報廢、淘汰或不再使用，且無繼續(xù)保存價值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和合作社負責(zé)人簽字批準。3.檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案資料被徹底銷毀。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認。5.檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀申請表》及相關(guān)銷毀記錄進行歸檔保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合作社應(yīng)定期對人機檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進行整改。（二）考核評價1.合作社應(yīng)建立人機檔案管理工作考核評價機制，對檔案管理部門和相關(guān)人員的工作進行考核評價。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理工作的質(zhì)量、效率、安全等方面的情況。