PAGE工程檔案制度紅頭文件版[公司/組織名稱]工程檔案制度一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運營管理、維護維修及相關(guān)決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目前期策劃、設(shè)計、施工、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)、文字、圖表等符合規(guī)范要求。4.及時性原則：工程文件資料應(yīng)隨工程進度同步形成，及時整理歸檔，避免積壓和延誤。5.保密性原則：對涉及公司機密、商業(yè)秘密及個人隱私的工程檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司工程檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門工程檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用工程檔案。3.組織工程檔案的歸檔驗收工作，對不符合要求的檔案提出整改意見。4.開展工程檔案信息化建設(shè)，建立和維護工程檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門工程項目文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保文件資料的完整、準確和系統(tǒng)。2.明確項目檔案管理人員，負責(zé)項目檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好項目檔案的歸檔驗收工作。3.在項目建設(shè)過程中，督促各參建單位及時整理和移交工程文件資料，對參建單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）項目設(shè)計單位職責(zé)1.負責(zé)工程項目設(shè)計文件的編制、審核和歸檔工作，確保設(shè)計文件符合相關(guān)規(guī)范和要求。2.在設(shè)計過程中，及時向項目建設(shè)部門提供與工程設(shè)計變更相關(guān)的文件資料，并配合做好工程檔案的整理和歸檔工作。（四）項目施工單位職責(zé)1.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，負責(zé)收集、整理、編制和歸檔本單位施工過程中形成的各類工程文件資料，包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、安全資料等。2.對施工過程中形成的聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)及時整理歸檔，并確保其真實性和完整性。3.在工程竣工驗收前，將整理好的工程檔案移交項目建設(shè)部門審核，對審核提出的問題及時整改。（五）項目監(jiān)理單位職責(zé)1.負責(zé)對工程項目施工過程中的文件資料進行監(jiān)理，審核施工單位報送的工程文件資料，確保其符合規(guī)范和合同要求。2.收集、整理監(jiān)理過程中形成的文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃（細則）、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質(zhì)量評估報告等，并及時歸檔。3.協(xié)助項目建設(shè)部門做好工程檔案的整理和歸檔工作，對工程檔案的完整性、準確性進行監(jiān)督檢查。三、工程檔案的分類與編號（一）分類工程檔案分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗收文件、工程聲像檔案、工程電子檔案等七大類。1.工程前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程設(shè)計文件：涵蓋初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件（含圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知等）。3.工程施工文件：主要有施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、施工日志、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.工程監(jiān)理文件：包含監(jiān)理規(guī)劃（細則）、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：如工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。6.工程聲像檔案：記錄工程建設(shè)過程的照片、錄像、錄音等資料。7.工程電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存儲的工程文件資料，包括文檔、圖紙、圖像、音頻、視頻等。（二）編號工程檔案編號采用“項目代碼+分類代碼+流水號”的方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。具體編號規(guī)則如下：1.項目代碼：由公司統(tǒng)一規(guī)定的項目編號組成，用于標識具體工程項目。2.分類代碼：根據(jù)工程檔案分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案，如“Q”表示工程前期文件，“S”表示工程設(shè)計文件，“G”表示工程施工文件，“J”表示工程監(jiān)理文件，“Y”表示工程竣工驗收文件，“SX”表示工程聲像檔案，“DZ”表示工程電子檔案。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，某項目的工程前期文件中，建設(shè)用地規(guī)劃許可證的編號為：[項目代碼]Q001。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)工程文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的工程文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等。3.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集，確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并具有可追溯性。（二）整理要求1.工程文件資料應(yīng)按照分類標準進行整理，同一類文件應(yīng)按照文件形成時間或重要程度進行排序。2.每份文件應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置符合規(guī)范要求。圖紙折疊應(yīng)符合國家標準，圖標欄外露，以便查閱。3.工程文件資料應(yīng)采用A4紙規(guī)格進行打印、復(fù)印或粘貼，小于A4紙的文件應(yīng)粘貼在A4紙上，并加蓋騎縫章。4.對工程聲像檔案，應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、拍攝人等信息，并進行分類整理和編號。5.工程電子檔案應(yīng)按照存儲載體要求進行整理，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，文件命名應(yīng)規(guī)范準確，便于檢索和利用。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.工程前期文件應(yīng)在項目立項后及時歸檔。2.工程設(shè)計文件應(yīng)在設(shè)計完成并經(jīng)審核后歸檔。3.工程施工文件應(yīng)隨工程進度同步歸檔，每月定期整理歸檔一次。隱蔽工程在隱蔽前，相關(guān)文件資料應(yīng)及時歸檔。4.工程監(jiān)理文件應(yīng)按監(jiān)理工作階段及時歸檔。5.工程竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收合格后一個月內(nèi)歸檔。6.工程聲像檔案應(yīng)在拍攝后及時整理歸檔。7.工程電子檔案應(yīng)在形成后及時進行備份，并與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（二）歸檔程序1.項目建設(shè)部門負責(zé)組織本部門及參建單位對工程文件資料進行初步整理，填寫《工程檔案歸檔清單》，并提交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門對提交的工程檔案進行審核，對不符合要求的檔案，提出整改意見，退回項目建設(shè)部門重新整理。3.經(jīng)審核合格的工程檔案，由檔案管理部門進行統(tǒng)一編號、裝訂、裝盒，并在檔案盒上標明檔案類別、項目名稱、起止日期、保管期限等信息。4.檔案管理部門將歸檔后的工程檔案按照檔案庫房管理要求進行存放，并建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫、借閱、歸還等情況。（三）移交要求1.工程項目竣工后，項目建設(shè)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全套工程檔案移交檔案管理部門。2.移交的工程檔案應(yīng)編制《工程檔案移交清單》，雙方簽字確認。移交清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由項目建設(shè)部門留存。3.檔案管理部門接收工程檔案后，應(yīng)對檔案的完整性、準確性進行再次核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與項目建設(shè)部門溝通解決。六、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標準。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保存的檔案應(yīng)長期妥善保管；長期保存的檔案保管期限為[X]年；短期保存的檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，查閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借或擅自復(fù)制。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.外單位人員查閱工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱范圍和方式應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定執(zhí)行。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目建設(shè)部門、相關(guān)技術(shù)專家等人員組成。鑒定小組負責(zé)對保管期限屆滿的工程檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否涵蓋工程建設(shè)全過程的重要文件資料。2.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容與工程實際情況是否相符，數(shù)據(jù)、文字、圖表等是否準確無誤。3.檔案的價值：評估檔案對公司今后工程建設(shè)、運營管理、維護維修及相關(guān)決策的參考價值。（三）銷毀程序1.鑒定小組對保管期限屆滿的工程檔案進行逐一鑒定，提出存毀意見，并填寫《工